Orang sering menggunakan pola untuk mengevaluasi dan menemukan cara untuk merespon apa yang mereka lihat. Buatlah pola-pola itu mudah dipahami, dan mereka akan melakukan pekerjaan secara lebih baik untuk menjaga proses tetap terkontrol.
Baru-baru ini Sports Illustrated mempublikasikan beberapa studi mengenai performa atlet superior yang jika ditelaah lebih lanjut, mengandung konsep yang sebenarnya bisa dicuri untuk memudahkan kita mengimplementasikan metode Lean dan pergeseran budaya (culture change), secara umum.
Sebuah studi membagi dua kelompok yang menjadi subyek penelitian mengenai kecenderungan pemahaman pola olahraga. Kelompok pertama adalah atlit yang bermain di turnamen voli level tinggi. Kelompok kedua adalah sebuah control group. Foto-foto yang menampilkan permainan voli yang sedang berlangsung diperlihatkan kepada kedua kelompok. Foto-foto tersebut merupakan kejadian yang berlangsung dalam sebuah permainan voli selama sepersekian detik. Lalu peneliti mengajukan pertanyaan kepada kedua kelompok mengenai apa saja yang mereka lihat dalam gambar.
Kelompok control group hanya mampu mengingat sedikit detail-detail dan kejadian dalam foto-foto tersebut. Namun kelompok pemain voli profesional mampu mengingat segalanya; letak bola dalam gambar, bahkan mampu memprediksi di titik mana bola itu akan jatuh. Bahkan mereka mampu menyebutkan posisi masing-masing pemain dalam gambar, dan seperti apa seragam yang mereka kenakan.
Studi sejenis juga dilakukan, namun kali ini berkaitan dengan permainan catur. Kelompok dibagi berdasarkan level dari pemain catur, yaitu master, turnamen, pemain klub, dan control group. Gambar-gambar pion catur ditunjukkan kepada masing-masing kelompok dalam beberapa detik. Pemain yang berada di level master dapat mereproduksi sekitar 60% dari apa yang mereka lihat. Kelompok level turnamen mampu mereproduksi 40%, dan pemain klub sekitar 25%. Kelompok control group hanya dapat mereproduksi sangat sedikit dari apa yang mereka lihat.
Dalam kedua penelitian tersebut, ditemukan bahwa mereka yang berada dalam kelas superior dari pemain voli dan catur sebetulnya memiliki banyak kesamaan. Namun satu hal menonjol yang sangat membedakan mereka adalah kemampuan untuk secara cepat melihat dan menilai pola-pola. Karena mampu menilai situasi dengan lebih cepat, mereka mampu memberikan respon dengan cepat dan lebih efektif.
Studi lebih jauh menunjukkan bahwa pemain yang berada di level superior telah menghabiskan lebih banyak waktu dan tenaga dalam ekspertis mereka dibandingkan pemain di level lainnya. Mereka menghabiskan lebih banyak waktu untuk melihat pola-pola sehingga mampu mengevaluasi dan merespon terhadap apa yang mereka lihat dengan lebih cepat.
Lalu apa hubungannya dengan implementasi Lean dan pergeseran budaya?
Lebih Mudah untuk Dilihat, Sehingga Lebih Mudah Dipelajari
Konsep dasar Lean adalah pola-pola pekerjaan serta aliran material dan informasi yang mudah dilihat, mudah dipelajari dan mudah direspon. Jika kita mengunjungi sebuah pabrik atau kantor yang menjalankan Lean, tentu kita bisa melihat apakah proses berjalan dalam kontrol yang baik atau tidak.
Menurut Lean expert Rick Bohan, sesungguhnya konsep Lean adalah tentang menciptakan dan bekerja berdasarkan pola-pola yang mudah dan sederhana. Visual control dan 5S yang menjadi penunjang utama inisiatif Lean Six Sigma adalah mengenai pengaturan perkakas, alat, mesin, material dan informasi dalam pola-pola baru yang lebih mudah dijalankan. Bukankan pull system (sistem tarik) dalam produksi adalah mengenai perumusan pola yang sederhana untuk produksi dan penjadwalannya? Bukankah tujuan dari standard work adalah menciptakan pola-pola sederhana dalam pekerjaan karyawan setiap harinya?
“Secara tidak langsung, penelitian diatas menegaskan keabsahan premis dasar dari Lean: orang-orang menggunakan pola-pola yang sederhana untuk mengevaluasi dan menemukan cara untuk menanggapi apa yang mereka lihat,” kata Bohan. “Mereka membuat pola-pola tersebut sederhana untuk membantu mereka melakukan pekerjaan dengan lebih baik dan menjaga proses tetap terkontrol.”
Bohan juga mengemukakan mengapa bisa terjadi penolakan kuat terhadap inisiatif Lean paling sederhana seperti 5S dan visual control. Karyawan yang telah menghabiskan ribuan jam dalam pekerjaan mereka tentunya telah memiliki pola-pola yang kuat. Yang menurut kita terasa bagaikan bencana, bagi mereka mungkin adalah hal yang masuk akal.
Bohan sendiri pernah mengalaminya ketika mencoba menerapkan 5S di organisasinya. Ia bertanya kepada karyawan, “Dimana menurutmu tempat terbaik untuk menyimpan kunci engkol yang tergeletak diatas panel elektrik itu?” dan karyawan itu menjawab, “Tepat diatas panel elektrik itu.” Bohan sejenak merasa gusaru, tapi ia kemudian memahami bahwa karyawan itu berkata jujur. Tempat yang menurut Bohan merupakan titik yang acak dan tidak pas untuk menyimpan kunci engkol, bagi karyawan tersebut adalah sepotong bagian dari sebuah pola utuh yang terasa sangat tepat untuknya.
Apakah konsep pola ini menghilangkan kebutuhkan akan 5S, visual control, atau sistem tarik? Tentu saja tidak. Bohan menegaskan bahwa perkakas tersebut juga mengantikan pola-pola khusus yang kompleks dengan pola-pola yang sederhana, standar dan mudah dipelajari.
Artinya, setiap inisiatif yang menggunakan metode Lean-pun harus betul-betul ditelaah. Kita mungkin harus menghabiskan lebih banyak waktu (lebih dari yang kita kira) untuk mendiskusikan mengenai tujuan dari implementasi tersebut. Terburu-buru melakukan implementasi setelah tinjauan yang singkat jelas bukan cara yang akan mendatangkan keuntungan maksimal. Follow up dan dukungan yang konstan dari manajemen sangat dibutuhkan untuk menjamin kesuksesan implementasi Lean.***
Adaptasi dari artikel oleh Rick Bohan/IndustryWeek.