Kanban adalah istilah dalam Bahasa Jepang yang berarti ‘sinyal visual’ atau ‘kartu’. Pekerja lini produksi di perusahaan Toyota menggunakan Kanban untuk memberi tanda pada proses manufakturing mereka. Sistem yang bersifat sangat visual ini memungkinkan tim untuk lebih mudah berkomunikasi pada pekerjaan apa yang harus dilakukan dan kapan tepatnya pekerjaan tersebut harus dilakukan. Selain itu, kanban juga berperan sebagai petunjuk dasar untuk membantu mengurangi waste dan memaksimalkan value.
Pada akhir tahun 1940-an, Toyota menemukan proses rekayasa yang lebih baik tetapi berasal dari sumber yang tidak biasa: supermarket. Mereka melihat bahwa penjaga toko mengisi kembali barang-barang toko dari persediaan toko mereka sendiri, bukan dari vendor. Petugas toko akan memesan kembali suatu barang hanya jika barang tersebut hamper habis. Proses pengiriman dengan metode ‘Just-In-Time’ ini memicu para Teknisi Toyota untuk memkirkan kembali metode perusahaan dan merintis suatu pendekatan baru – sistem Kanban – yang cocok dengan jumlah permintaan dan mencapai tingkatan kualitas dan throughput yang lebih tinggi. Dengan komunikasi yang lebih baik melalui manajemen visual, Toyota berhasil menerapkan metode tersebut.
Empat Prinsip Utama
Kanban merupakan evolusi, bukan revolusi. Kanban bertumpu pada kebenaran mendasar yang tidak bisa menuju pada tujuan tanpa mengetahui rencana terlebih dahulu. Kanban adalah memperoleh daya tarik sebagai cara untuk menerapkan Agile dan metode manajemen lean dalam teknologi dan non-teknologi perusahaan di seluruh dunia. Dalam implementasi metode kanban pada perusahaan, terutama industri manufaktur, terdapat 4 prinsip inti yang harus diingat, yaitu:
1. Visualisasikan Pekerjaan
Dengan membuat suatu model visual dari semua pekerjaan dan alur pekerjaan dari masing-masing karyawan, nantinya aliran kerja dalam sistem Kanban dapat diamati dengan lebih jelas. Membuat suatu pekerjaan menjadi lebih terlihat – bersamaan dengan penghambat, bottlenecks dan adanya antria – secara langsung akan menyebabkan peningkatan komunikasi dan kolaborasi.
2. Membatasi Pekerjaan dalam Proses
Dengan membatasi berapa banyak pekerjaan yang belum terselesaikan dalam proses, melalui sistem Kanban, waktu yang dibutuhkan sebuah item dalam melakukan perjalanan dapat diminimalisir. Selain itu, masalah yang diakibatkan oleh peralihan tugas dapat dihindari.
3. Berfokus pada Alur
Dengan menggunakan batasan WIP (Work In Process) dan mengembangkan kebijakan yang mampu mendorong tim, sistem Kanban menjadi lebih optimal untuk meningkatkan kelancaran alur kerja, mengumpulkan metrik untuk menganalisa laur kerja, dan bahkan mendapatkan indicator utama dari masalah di masa yang akan datang dengan menganalisa aliran kerja tersebut.
4. Continuous Improvement
Sistem Kanban yang telah diimplementasikan menjadi landasan untuk perbaikan budaya secara terus-menerus. Seluruh tim mengukur efektivitas mereka dengan memantau aliran, throughput, lead time, dan yang lainnya. Melakukan suatu percobaan dan analisa akan mampu merubah sistem untuk meningkatkan efektivitas tim.***