Work Standard adalah satu hal, Standard Work adalah hal lain. Sebuah tulisan oleh Bill Waddell di blognya mengingatkan kita akan pentingnya memahami Standard Work untuk mencapai tujuan efisiensi, penghematan dan kepuasan pelanggan, juga kemampuan untuk membedakan antara Standard Work dan Work Standards.
Untuk mengilustrasikannya, Waddell menggunakan ungkapan dari Abraham Lincoln pada tahun 1858 dalam perdebatannya dengan Stephen Douglas. Pada debat bersejarah tersebut, Lincoln mengatakan bahwa pernyataan Douglas tentangnya adalah “rangkaian kata-kata yang luar biasa bagus dan ambigu, yang dengannya seseorang bisa menyamakan horse-chestnut dengan chestnut horse.”
Seperti halnya dengan rangkaian kata yang ambigu, yang sering digunakan dalam mendeskripsikan berbagai hal tentang Lean, seringkali kita terjebak dan menganggap Standard Work sama saja dengan Work Standards.
Perbedaan: Standard Work dan Work Standards
Work Standards mengacu kepada sistem pengukuran waktu dalam teknik industri yang dilakukan dengan cara menganalisa aktifitas dan pekerjaan manual dari karyawan, lalu, berdasarkan hasil analisa, akan ditentukan waktu standar untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. “Work Standards mengingatkan saya akan sekelompok insinyur teknik industri dengan stopwatch di tangan mereka,” tulis Waddell.
Waktu kerja karyawan dalam aplikasi Work Standards dibagi dalam hitungan detik untuk menghitung level efisiensi dan produktifitasnya. Metode ini disebut Methods-Time Measurement (MTM) dan digagas oleh HB Maynard dan beberapa koleganya. Tujuan dari penerapan metode ini adalah untuk menentukan sistem insentif bagi karyawan yang disesuaikan dengan rencana keuangan.
Bagaimana dengan Standard Work? Berikut definisi yang dikemukakan di isixsigma.com:
Standard Work adalah definisi mendetil dari metode yang paling efisien untuk memproduksi barang atau jasa, dalam aliran yang seimbang untuk meraih output yang diinginkan. Metode ini menguraikan pekerjaan menjadi elemen-elemen, yang diatur secara berurutan, diorganisir sedemikian rupa sehingga dapat dilakukan dan dijadikan acuan secara berulang.
Setiap langkah dalam proses dapat didefinisikan dan harus dilakukan secara berulang dalam urutan dan cara yang sama. Setiap variasi dalam proses akan menimbulkan kenaikan cycle time dan menyebabkan masalah kualitas. Standard Work mendeskripsikan bagaimana sebuah proses harus dieksekusi dan didokumentasikan secara konsisten menurut best practice yang dianut organisasi. Ia menyediakan pondasi yang akan menunjang pendekatan dan metode continuous improvement lain yang akan diimplementasikan.
Komponen utama dalam Standard Work adalah: Takt Time, Cycle Time dan SWIP (Standard Work-in-Progress).
Waddell menegaskan bahwa Standard Work bukanlah alat untuk mengukur dan mengontrol. Tujuan utama Standard Work adalah komunikasi. Inilah metode terbaik dimana ide-ide perbaikan diterjemahkan kedalam tindakan dan disampaikan kepada karyawan yang melakukan pekerjaan yang sama. Tanpa Standard Work yang menjelaskan bagaimana segala sesuatu seharusnya dilakukan, setiap orang akan melakukan pekerjaan dengan cara mereka sendiri. Masuk akal jika kita katakan, cara kerja berbeda akan menghasilkan output yang berbeda pula. Tanpa Standard Work, tujuan dan hasil yang diharapkan dari suatu pekerjaan akan sulit dicapai.
Standard Work, menurut Waddell, juga merupakan bagian dari materi pelatihan bagi karyawan. Ia akan memberikan deskripsi pekerjaan yang jelas bagi karyawan bari, dan membantu mereka memahami dan menyesuaikan diri dengan pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat.
“Singkatnya, Standard Work adalah dokumen yang “hidup” dan “bernapas” dan terus diperbarui sejalan dengan munculnya ide-ide baru. Ini adalah dasar dari upaya Kaizen. Konsep ini sangat berbeda dengan pendekatan ala insinyur teknik industri dalam menyusun Work Standards,” tulis Waddell dalam blognya.
Menurut Waddell, tidak ada yang salah dengan pendekatan ala insinyur teknik industri. Metode yang mereka gunakan dapat memberikan kontribusi pada usaha Kaizen. Sayangnya, kekeliruan yang sering terjadi menempatkan Standard Work pada tingkat lanjutan dari Work Standards, yang membuat beberapa perusahaan secara keliru menyusun Work Standards alih-alih Standard Work, yang pada akhirnya akan menimbulkan constraint.
Kesalah-pahaman akan dua pendekatan ini bukannya tanpa resiko. Kesalahan akan menimbulkan hambatan dalam usaha Kaizen. Hanya dengan mengganti urutan kata “Standard” dan “Work”, Anda bisa membuat perubahan besar di organisasi!***