SHIFT SSCX Meeting SPACER

Untuk alasan apapun, tidak ada seorang pun yang menyukai agenda meeting yang terlalu banyak ataupun durasi meeting yang terlalu lama.

Tapi justru, kebanyakan organisasi melangsungkan meeting mereka selama lebih dari 30 menit. Hal ini jelas berkebalikan dari cara TED dalam setiap presentasi yang mereka lakukan.

Artikel yang berjudul “The Science Behind TED’s 18-Minute Rule”, menjelaskan mengapa TED selalu menggunakan waktu tepat 18 menit dalam setiap sesi presentasi mereka namun tetap memiliki konten presentasi yang inspiratif dan informatif yang selalu di tunggu-tunggu audience-nya.

Delapan belas menit ini waktu yang terlalu lama untuk menjadi serius dan terlalu sebentar untuk mempertahankan perhatian orang-orang. Waktu 18 menit ini juga ternyata bekerja sangat baik di online. Ini adalah waktu yang cukup lama untuk menggunakan waktu “coffee break” anda. Anda menyaksikan acara talkshow besar, lalu membagikan link tersebut ke dua atau tiga orang teman anda. Hal ini seperti virus, mudah sekali menyebarnya. Inilah yang menjadi titik kunci yang membuat anda memikirkan hal penting apa saja yang ingin anda bicarakan. Hal ini memiliki efek klarifikasi yang membawa disiplin” – Chris Anderson, kurator TED.

Lalu, bagaimana anda bisa membuat meeting anda efektif dan tepat sasaran, meskipun belum se-hebat yang dilakukan TED?

Berikut rumus SPACER (Safety, Purpose, Agenda, Conduct, Expectations, and Roles & Responsibilities)  yang bisa anda gunakan untuk membuat meeting anda lebih efektif kurang dari 30 menit:

Safety – adalah hal yang selalu menjadi prioritas utama, bicarakan protokol keamanan seperti evakuasi, PPE atau peralatan keamanan yang dibutuhkan.

Purpose – “Untuk apa meeting ini dilakukan?”. Bicarakan hal apa saja yang menjadi lingkup tujuan anda dan apa-apa saja yang bukan.

Baca juga  Inspirasi dari Lapangan: Pelajaran Operational Excellence dari Permainan Basket

Agenda – tidak peduli jenis meeting apa yang akan anda lakukan, anda harus mempersiapkan agenda yang perlu dibahas dalam meeting.

Conduct – Buatlah aturan yang harus dipatuhi peserta rapat, seperti apakah dibolehkan membawa ponsel atau berbicara dengan rekan di samping saat meeting berlangsung.

Expectations – apa yang anda harapkan dari hasil meeting tersebut.

Roles – peran apa yang diperlukan dari peserta dalam meeting, apakah diperlukan seseorang sebagai note taker atau time keeper, misalnya.

Pada dasarnya manusia memang melakukan sesuatu berdasarkan kebiasaan. Dan inilah yang menjadi tantangan terbesar untuk memenuhi meeting yang efektif. Namun, hal paling mudah yang bisa anda lakukan untuk mendapatkan meeting yang efektif adalah dengan membuat meeting anda tidak lebih dari 30 menit. Kemudian lakukan hal ini secara kontinu agar menjadi kebiasaan. ***RR

Sumber: aleanjourney.com