Ketika mendesain ulang dan memperluas ruangan gawat darurat klinik Mayo di Rumah Sakit Saint Mary, Rochester, Kepala Rumah Sakit Mayo tidak hanya ingin menambah dan memperluas kamar, tetapi lebih kepada perubahan operasional secara keseluruhan untuk meningkatkan layanan perawatan juga menurunkan biaya. Karena itu, mereka memutuskan untuk memiliki sebuah tim studi yang bertugas untuk memberikan pelaporan tentang bagaimana layanan perawatan diberikan, mengidentifikasi hambatan untuk kelancaran operasional, dan memperbaiki hambatan-hambatan tersebut. Dengan kata lain, mereka menciptakan laboratorium klinik tersebsar.
Kesuksesan ini membuktikan bahwa peran teknologi yang relative sederhana, misalnya RFID yang dipadukan dengan tim dokter dan orang-orang dari berbagai bidang lainnya dapat berpartisipasi dalam meningkatkan kualitas dan biaya perawatan, juga tahapan-tahapan yang dapat memudahkan pelaksanaannya. Proyek ini diluncurkan oleh Rumah Sakit Mayo pada tahun 2013, dan sistem RFID diterapkan secara bertahap pada musim panas tahun 2015 lalu. Sistem ini terintegrasi sepenuhnya ke dalam operasional gawat darurat Rumah Sakit Mayo selama kuartal keempat tahun 2015.
Sistem ini mengurangi waktu yang dihabiskan oleh karyawan untuk menemukan peralatan, juga memberitahukan apabila karyawan lain sedang menangani pasien dan tidak boleh terganggu aktivitasnya. Demikian juga terhadap anggota keluarga pasien yang diarahkan secara lebih cepat. Hal ini membuat karyawan klinik menghabiskan lebih banyak waktu mereka untuk melakukan kegiatan yang lebih bermanfaat bagi pasien. Rumah Sakit Mayo sekarang sedang mengevaluasi penggunaan sistem RFID di luar perawatan pasien.
Keberhasilan yang dialami oleh Rumah Sakit Mayo membuktikan bahwa teknologi RFID tidak hanya dapat diterapkan pada industry manufaktur dan supply chain saja, tetapi juga layanan kesehatan. Dewasa ini, teknologi RFID sedang diterapkan dalam manajemen gudang, proses pengiriman, dan lain sebagainya. Berikut adalah beberapa saran apabila hendak menerapkan program berbasis teknologi RFID pada perusahaan yang berbasis layanan kesehatan, misalnya Rumah Sakit:
- Buatlah Tim Multi Disiplin
Tim yang menerapkan inisiatif tersebut dimpimpin oleh seorang direktur, dan anggotanya diambil dari semua sektor perusahaan, termasuk laboratorium, perawat, TI dan manajer.
- Gunakan Teknologi untuk Mengidentifikasi dan Menempatkan Hambatan
Infrastruktur baru merupakan sistem RTL (Real Time Location) dengan keadaan sensor lokasi dan perangkat yang menggunakan teknologi RFID untuk melacak pergerakan dan menemukan data pasien, karyawan, maupun peralatan. Sensor pembaca RFID dengan densitas tinggi dipasang di langit-langit. Semua pasien akan menerima gelang RFID ketika mereka melakukan pendaftaran, dan karyawan memiliki chip RFID pada kartu identitas mereka.
[cpm_adm id=”10097″ show_desc=”no” size=”medium” align=”right”]
- Tempatkan Hambatan yang Potensial Sejak Dini
Salah satu masalah yang akan ditemui adalah apakah teknologi RFID ini akan menganggu kerja EKG, peralatan pemantauan, juga komunikasi dan sistem pager. Tim akan melakukan pengujian sistematis untuk memastikan bahwa teknologi RFID tidak akan mempengaruhi kerja mesin dan perangkat lainnya.
- Mengintegrasikan Sistem ke dalam Alur Kerja
Dari sudut pandang teknis, perlu mengambil beberapa langkah untuk memastikan kelancaran integrasi RFID ke dalam alur kerja yang ada. Misalnya, ketika seorang pasien terdaftar di meja depan, akan diberikan gelang RFID yang dipasang pada pergelangan tangan mereka, dan sistem kemudian akan diberitahu semua data pasien melalui proses commissioning.
Pelajaran penting yang dapat diambil dari inisiatif ini adalah perusahaan tidak bisa hanya mengandalkan teknologi untuk membawa inovasi dan perubahan dalam lingkungan yang serba cepat. Menciptakan lingkungan yang memelihara kolaborasi di seluruh bidang kerja, adanya keterlibatan berkelanjutan, juga pembelajaran yang terus-menerus merupakan hal-hal yang tidak kalah pentingnya. Menggunakan pendekatan ilmiah untuk melakukan perbaikan dan memiliki tim yang merupakan gabungan dari seluruh unit kerja merupakan cara ampuh untuk membawa perubahan.
Sumber: hbr.org