mistake proofing lean six sigma shift indonesia

Akhirnya proyek perbaikan di departemen Anda selesai dengan happy ending. Penghematan yang berhasil dibukukan lebih besar daripada perkiraan, dan semua target terpenuhi dengan memuaskan. Anda dan tim bernapas lega ketika semua orang memberi selamat pada meriahnya acara penutupan proyek. Sebulan. Dua bulan. Senyum Anda masih mengembang. Namun, pada bulan ketiga, Anda mulai mengendus adanya masalah.

Semua orang mengikuti instruksi yang baru, sesuai dengan apa yang dirumuskan pada saat proyek berjalan. Tapi mengapa proses masih saja menghasilkan produk cacat? Memang awalnya semua berjalan baik, tapi mengapa lama-kelamaan terasa sangat sulit untuk mempertahankan benefit proses setelah proyek improvement? Tidak sedikit perusahaan yang mengalami hal ini setelah proyek improvement selesai dijalankan. Bahkan, kondisi seolah berbalik kepada kondisi awal sebelum proyek dimulai.

Solusi untuk masalah yang cukup membuat sakit kepala ini sebenarnya sederhana saja. Hasil improvement akan bertahan jika Anda dan tim bisa menerapkan kontrol proses yang efektif. Makin baik dan kuat kontrol yang Anda terapkan, proses akan semakin kebal terhadap kecenderungan degradasi yang menghantui di bulan-bulan mendatang, setelah proyek selesai.

Terdapat banyak pilihan jenis kontrol proses yang bisa Anda pilih, mulai dari penerapan SOP, visual management, kanban, dan sebagainya. Namun para ahli berpendapat, sistem kontrol proses yang paling efektif adalah “poka yoke”, atau “mistake-proofing”. Proses yang kebal akan kesalahan (mistake-proof) adalah sistem yang tidak mentolerir cacat, memiliki kemampuan untuk mencegah error, atau setidaknya mampu mendeteksi error yang mungkin terjadi pada tahapan proses yang paling dini. Konsep mistake-proofing bukanlah sesuatu yang baru; ia telah ada dan berkembang selama beberapa dekade.

Baca juga  6 Langkah Lakukan Improvement dengan Metode Lean

Perangkat mistake-proofing adalah perubahan pada rancangan produk atau proses yang sederhana yang akan membuat upaya pencegahan cacat menjadi mudah dan sederhana. Mistake-proofing dapat menjadi perangkat yang powerful untuk menjadi tameng dan peranti maintenance bagi proses yang telah berhasil diperbaiki (melalui proyek improvement), ketika disandingkan dengan metodologi Lean atau Six Sigma.

Buat Sesederhana dan Seefektif Mungkin

Dalam artikelnya di Industry Week, Mark McMurray dan Jorge Garcia mengambil contoh dari kasus di angkatan laut:

Adalah Fred, seorang perwira angkatan laut yang terus merasa kesal dengan record yang ia tinjau setiap hari. Bagian-bagian yang menerangkan penyimpangan tak-tertolerir dari log equipment ditandai dengan lingkaran merah, sedangkan log lainnya hanya boleh ditandai dengan tinta hitam saja. Instruksi sederhana tersebut sering dilanggar, dan log record tersebut terus ditulis dalam berbagai warna tinta. Fred merasa frustrasi; apapun yang ia katakan, sepertinya sia-sia saja. Suatu hari, seorang atasan Fred mendengar keluhannya mengenai masalah ini. Atasan itu segera mengambil semua pulpen, kecuali warna hitam, dari semua meja dimana record tersebut dikerjakan. Ia lalu memberi Fred satu-satunya pulpen merah yang ada di departemen tersebut. Masalah selesai!

Dalam merancang suatu perangkat mistake-proofing, sangat disarankan untuk merujuk kepada tiga karakter utama yang seharusnya ada dalam solusi yang dibuat. Tiga karakter perangkat mistake-proofing yang dimaksud adalah: sederhana, sempurna, dan tidak membutuhkan usaha keras untuk menjalankannya.

Murray dan Garcia menyarankan untuk menjawab pertanyaan berikut, sebagai panduan dalam proses perancangan solusi mistake-proofing bagi proses Anda:

  • Apakah solusinya selalu tersedia? Dalam cerita Fred, solusinya (pena hitam) menjadi satu-satunya opsi yang tersedia, dan ini mencegah timbulnya alternatif warna pena lain yang memang tidak diperbolehkan. Solusi mistake-proofing yang diterapkan oleh atasan Fred adalah solusi yang selalu tersedia, di segala kondisi. Pikirkanlah mengenai slot-slot pada motherboard komputer. Slot-slot tersebut dibuat sedemikian rupa sehingga hanya kabel tertentu yang bisa disambungkan pada slot tertentu (misalnya kabel mouse hanya cocok disambungkan dengan slot untuk mouse), untuk mencegah terjadinya kesalahan penyambungan.
  • Apakah solusinya efektif? Seberapa sering kesalahan atau cacat gagal diidentifikasi? Contohnya, di kasir toko-toko ritel, pelanggan sering tak sengaja membawa pena yang disediakan oleh kasir untuk menandatangani slip penarikan kartu kredit yang digunakan untuk membayar. Solusi sederhananya adalah dengan menyediakan pena yang “tidak biasa”, misalnya menempelkan hiasan bulu besar pada pena, untuk mencegah pelanggan secara tidak sadar mengantongi pena tersebut.
  • Adakan tindakan cepat yang dilakukan ketika terjadi anomali? Pada pom bensin, kepala selang yang digunakan untuk mengisi bensin kedalam tangki kendaraan dirancang untuk menghentikan aliran bensin secara otomatis ketika tangki hampir penuh. Inilah contoh tindakan cepat yang dilakukan ketika suatu kondisi kritis terjadi.
  • Apakah solusinya membuat Anda “menaiki satu anak tangga lagi”? Mistake-proofing adalah aktifitas yang seharusnya tidak memeras effort tambahan dari Anda. Solusi terbaik adalah yang paling sederhana dan mudah dilakukan; tidak menambah kompleksitas proses.
Baca juga  Inilah Strategi SIG Catatkan Volume Penjualan 40,62 Juta Ton di 2023

Jika solusi mistake-proofing Anda melanggar salah satu dari pertanyaan tersebut, maka sebaiknya Anda meninjau ulang solusi tersebut. Bisa jadi mistake-proofing malah under-performing.***

 Gambar: (c) Shutterstock.