Setiap proyek memiliki risikonya masing-masing, termasuk risiko untuk gagal. Oleh karena itu, manajer proyek (improvement) harus berani mengambil tindakan penyelamatan ketika proyek keluar dari jalur sebelum sampai di ujung kegagalan.

Tidak mudah tentunya, tetapi bukan juga berarti tidak mungkin. Berbekal pengalaman dan kemampuannya, seorang manajer pasti bisa mengatasi masalah apapun kondisinya, dasarnya yaitu mengaplikasikan langkah-langkah yang tepat berikut ini.

1. Memperhatikan tanda-tanda bahwa kemungkinan masalah di proyek Anda.

Dikutip dari Cio, ada 3 tanda vital yang mengindikasikan bahwa proyek Anda bermasalah. Pertama, meningkatnya kesenjangan komunikasi, untuk mengantisipasinya adalah membangun komunikasi dengan semua stakeholders, sehingga memungkinkan Anda berbicara tentang semua masalah yang ada sebelum masalah tersebut menggagalkan proyek Anda.

Kedua, konflik yang meningkat. Kesenjangan komunikasi dapat memicu konflik, para manajer proyek perlu menjaga timnya selalu terbuka agar terhindar dari konflik-konflik yang seharusnya tidak perlu. Ketiga, buy-in proyek menurun.

Ketika anggota tim dan stakeholders kehilangan minat atau kepercayaan terhadap suatu proyek, maka buy in akan berkurang. Pada tahap ini, libatkan para pemangku kepentingan dan anggota tim dalam dialog untuk mengetahui sumber masalahnya.

2. Membuat daftar prioritas masalah yang harus segera kita atasi.

Kita harus memeriksa kembali ruang lingkup dan tujuan proyek kita. Setelah identifikasi selesai dilakukan, kita akan tahu mana kegiatan yang relevan dan mana yang tidak relevan dengan tujuan awal kita. Dan setelahnya bersegera melakukan tindakan yang diperlukan untuk menghilangkan semua aktivitas yang berdampak negatif pada proyek tersebut.

3. Bergerak cepat dan komprehensif.

Yaitu dengan menetapkan sumber daya atau tim yang akan bertanggungjawab menyelaraskan kembali laju proyek setelah masalah berhasil teridentifikasi. Kemudian setelah masalah teratasi, maka adalah penting untuk melihat kembali daftar prioritas proyek untuk memastikan bahwa semua masalah yang ada dalam daftar tersebut telah benar-benar tuntas terselesaikan dan pastikan area lain tidak ikut terdampak oleh tindakan korektif yang telah diambil.

Baca juga  3 Mindset yang Mendorong Budaya Continuous Improvement

Ada banyak hal yang dapat menempatkan proyek pada risiko kegagalan. Mengenali tanda-tanda masalah, menangani masalah secara tepat waktu, dan menilai kembali ruang lingkup, prioritas, dan tujuan proyek sangat penting untuk bisa mengembalikan proyek yang gagal dan mempertahankannya di jalur yang benar.