Mungkin tidak banyak diantara kita yang berjalan pulang dari kantor dan merasa seluruh waktu kerja diisi dengan produktifitas? Beberapa kali, mungkin, tapi tidak selalu. Sebuah studi menunjukkan bahwa rata-rata karyawan memiliki idle time selama dua hingga enam jam dalam setiap delapan jam waktu kerja mereka. Itulah waste dalam pekerjaan pribadi. Sayangnya, sebagian inisiatif eliminasi waste hanya fokus kepada waste organisasi dan melupakan pentingnya improvement dalam pekerjaan setiap individu.
Pertanyaannya, bagaimana cara mengeliminasi waste dari diri dan pekerjaan kita? Berikut beberapa tips dari lean expert Jamie Flinchbaugh:
1. Definisikan kondisi ideal anda
Seperti ketika pelanggan mendefinisikan value dan membantu perusahaan menemukan waste dalam operasional, kondisi ideal yang anda tentukan secara pribadi akan membantu anda menemukan waste dalam pekerjaan anda. Pernyataan akan kondisi ideal tersebut mirip dengan mission statement atau target pribadi anda. Tidak perlu formal ataupun kompleks, yang penting benar-benar sesuai dengan hasil yang diharapkan dari posisi anda saat ini.
Seorang manajer hotel mendefinisikan kondisi idealnya seperti ini: “tidak pernah berbicara kepada para tamu sama sekali.” Kedengarannya mungkin tidak seperti kondisi yang ideal, namun baginya itu adalah kondisi kesempurnaan dalam pekerjaannya. Berbicara dengan tamu biasanya hanya dilakukan jika terjadi masalah. Pelanggan barunya adalah para stafnya, dan definisinya akan value adalah membuat proses berjalan untuk mereka setiap waktu. Waste adalah segala hal yang akan menghalanginya mencapai tujuan itu.
2. Dapatkan gambaran current state anda
Anda perlu mengidentifikasi waste dalam pekerjaan anda sendiri. Konsep 7 waste dari Lean dapat menjadi sandaran anda dalam mengidentifikasi waste dalam pekerjaan. Tanyalah beberapa pertanyaan ini kepada diri sendiri:
Transportasi: Berapa banyak handoff yang saya miliki dalam pekerjaan? Inventori: Seberapa besar tumpukan pekerjaan pribadi saya yang menunggu untuk dikerjakan? Gerakan: Berapa lama waktu yang saya habiskan untuk mencari informasi? Waktu Tunggu: Apakah pekerjaan saya harus menunggu informasi atau pekerjaan lainnya untuk dapat diselesaikan? Kelebihan Produksi: Apakah saya menyelesaikan pekerjaan lebih cepat jauh sebelum dibutuhkan, sementara pekerjaan lainnya terlambat diselesaikan? Kelebihan Proses: Apakah saya melakukan pekerjaan lebih daripada yang dibutuhkan, seperti membuat berbaris-baris email yang tak perlu? Cacat: Seberapa sering saya mengerjalan ulang pekerjaan saya?
Buatlah daftar dari apa yang anda cari, dan buat catatan ketika anda mengobservasi sesuatu yang spesifik. Identifikasi hal-hal yang menimbulkan waste. Anda takkan mengeliminasi semua hal, dan takkan menyelesaikannya sekaligus dalam satu waktu. Namun anda akan menemukan banyak kesempatan untuk berkembang dan memperbaiki diri
3. Kembangkan solusi spesifik untuk waste yang spesifik
Jangan pernah mengambil tindakan yang umum untuk semua waste. Solusi harus dirancang sesuai dengan permasalahan yang ada
4. Buat inisiatif improvement yang sistematik
Ketika waste telah berhasil dihilangkan, ia tetap memiliki potensi untuk kembali membawa ‘penyakit’. Anda akan mengalami kesulitan, kecuali jika anda membangun sistem pribadi untuk menjaga agar waste tidak kembali terjadi.
Membuat standard work untuk diri anda sendiri dapat memastikan minggu anda terisi penuh dengan pekerjaan yang memiliki value. Hitunglah berapa hari yang anda butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan utama anda. Inilah indikator yang baik bahwa anda berhasil menghilangkan waste dan menghadirkan value. Selain itu, indikator ini akan memberitahu anda jika perubahan diperlukan.
Itulah beberapa tips untuk memperbaiki kinerja anda yang akan menguntungkan bukan hanya perusahaan, tapi juga akan mendorong karir anda sendiri. Banyak karyawan mengeluh mengenai tidak memiliki waktu untuk perbaikan. Jika anda menghilangkan waste dalam pekerjaan anda, maka anda akan dapat menginvestasikan lebih banyak waktu untuk mengembangkan diri.***