Dalam kegiatan perbaikan, data merupakan unsur penting untuk memahami situasi, menganalisa persoalan, mengendalikan proses, mengambil keputusan, dan membuat rencana. Memahami bagaimana menyusun rencana pengumpulan data (Data Collection Plan) adalah kunci sukses keberhasilan proyek perbaikan yang dijalankan.

Apa saja komponen rencana penyusunan data?

  1. Stratifikasi Data – Menangkap dan menggunakan karakteristik (ciri khusus) untuk memilah data ke dalam kategori yang berbeda (dikenal juga “slicing the data”). Tujuannya adalah untuk memunculkan pola-pola kecurigaan untuk investigasi
  2. Definisi Operasional – penjelasan yang lengkap dan tepat yang menceritakan tentang makna atau arti dari karakter yang akan kita ukur, termasuk bagaimana kita mengukurnya. Definisi operasional penting untuk menghilangkan variasi pengukuran yang terjadi karena ketidak pahaman pengumpul data tentang bagaimana data dikumpulkan
  3.  Sumber Data – Pertimbangkan penggunaan data lama atau baru. – Ambil keuntungan dari arsip data atau pengukuran yang telah dilakukan untuk mempelajari output, proses dan input. Namun perlu diingat bahwa apakah data yang ada Sesuai dengan definisi operasional? mewakili proses, grup? cukup untuk dianalisa? Dikumpulkan dengan kesesuaian sistem pengukuran? Jika tidak maka diperlukan pencatatan data baru.
  4. Cara Mengumpulkan Data – Checksheet atau lembar pengumpul data merupakan alat bantu untuk memudahkan pengumpulan data secara sistematis. Ada berbagai jenis checksheet tergantung penggunaannya (frekuensi, lokasi, konfirmasi, dan lainnya), yang perlu diperhatikan adalah desain checksheet harus robust, mudah dipahami pengambil data, dan menghasilkan data yang konsisten meskipun diambil oleh orang yang berbeda.
  5. Siapa Pengumpul Data – Seorang pengumpul data harus memahami proses, tidak mempunyai potensi bias (konflik kepentingan terhadap data yang diambil), atau motif keuntungan. Kolektor wajib dilatih bagaimana data ditabulasi dan mengerti betul tentang definisi operasional sebelum diperbolehkan untuk praktek.
  6. Waktu Pengumpulan – Waktu pengumpulan sample ditentukan oleh tujuan pengambilan sample sendiri. Perhatikan apakah siklus waktu mempengaruhi hasil pengukuran.
  7. Ukuran Sampel – Dalam pengambilan sampel, pertimbangkan tiga hal berikut:
  • Waktu – Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk pengambilan sample?
  • Biaya– Berapa banyak biaya dan sumber daya yang harus dihabiskan untuk mengambil sample?
  • Akurasi – berapa tingkat akurasi yang diinginkan?
  • Metode sampling dibedakan menjadi dua, yaitu:
  1. Random – Pendekatan terbaik untuk situasi populasi. Gunakan tabel angka random atau fungsi random dalam Excel atau software lainnya, atau menggunakan angka “perkiraan”
  2. Sistematik – Paling praktis dan tidak bias dalam situasi proses. “Sistematik” berarti kami memilih setiap n unit atau mengambil sampel pada waktu tertentu setiap hari. Resiko bias muncul ketika waktu sampel sesuai dengan pola dalam proses.
Baca juga  Speak at OPEXCON 2024, Your Insights on Operational Excellence Needed!

Ukuran sampel tergantung oleh jenis data, derajat kepercayaan yang diinginkan, dan tingkat keakuratan. Tunggu tool berikutnya: Sampling Size.