Apakah bisnis Anda mampu memproduksi produk atau layanan yang maksimal dengan usaha, waktu, dan biaya seminimal mungkin? Jika ya, berarti bisnis Anda efisien. Bisnis yang berjalan efisien memungkinkan Anda untuk mengalokasikan lebih banyak sumber daya untuk pengembangan perusahaan dan peningkatan margin keuntungan.
Namun jika tidak, berarti bisnis Anda belum efisien. Ada beberapa prinsip umum yang dapat Anda terapkan dalam bisnis dan situasi untuk meningkatkan efisiensi perusahaan Anda, apapun jenis industri yang Anda jalankan.
1. Hilangkan hambatan komunikasi dalam perusahaan
Perusahaan yang terstruktur dari atas ke bawah dengan serangkaian divisi yang berjalan masing-masing atau bahkan bersaing satu sama lain, tidak menciptakan wadah sehat untuk berbagi informasi. Buatlah sistem jaringan yang memungkinkan para pekerja untuk menyimpan dan berbagi informasi.
Doronglah budaya “open-door” di mana para pekerja tidak takut untuk memberikan ide, saran, dan tanggapan mereka kepada manajemen dan rekan kerja. Komunikasi yang lebih baik meningkatkan efisiensi perusahaan Anda dengan memastikan bahwa semua pihak memiliki akses terhadap informasi yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaannya dengan baik.
2. Go digital
Menjadi bisnis tanpa kertas tidak hanya merupakan ukuran hijau yang modis; Hal itu juga masuk akal secara finansial. Ini menyederhanakan perusahaan Anda, meningkatkan kecepatan saat Anda berbagi informasi terkait pekerjaan dan mengurangi biaya pasokan. Misalnya, mintalah bank, penyedia dan klien Anda untuk mengirim pernyataan, faktur dan pesanan secara elektronik, dan batasi pencetakan email dan dokumen sebanyak mungkin.
3. Buat program manajemen yang kuat
Analisis penggunaan energi dan sumber daya Anda saat ini dan selidiki bagaimana Anda dapat meningkatkan kinerja energi perusahaan Anda. Tetapkan tujuan untuk penggunaan energi yang lebih efisien dan laksanakan rencana tersebut. Ukur kinerja Anda, kenali pencapaian Anda dan evaluasi ulang program energi Anda.
4. Identifikasi faktor kinerja dan produktivitas perusahaan
Misalnya, persediaan produksi dan tingkat kepuasan pelanggan. Tetapkan target yang hendak dicapai di area tersebut, dan tunjuk karyawan tertentu untuk bertanggung jawab untuk mencapai tujuan tersebut. Ukur dan evaluasi hasilnya secara berkala.
Ingat hukum Pearson, “that which is measured improves.” Sebagai contoh, sebuah produsen kursi menargetkan untuk menyimpan 1.000 unit kursi dan mempertahankan kepuasan pelanggan pada tingkat tinggi. Untuk memastikan tujuan tersebut terpenuhi, stok pun dipantau secara teratur dan kepuasan pelanggan diukur dengan survei pelanggan. Sehingga manajemen menggunakan informasi yang dikumpulkan untuk memantau dan mengukur kinerja.
5. Buat rencana penanganan kecelakaan dan bencana
Terlalu asyik berfokus pada pencapaian target, jangan kesampingkan hal yang satu ini. Perusahaan yang efisien mempersiapkan diri menghadapi bencana untuk memastikan mereka dapat bereaksi dengan baik saat terjadi hal-hal yang tak diinginkan. Analisalah potensi risiko bagi perusahaan Anda, lalu minimalkan.
Kenali aset paling berharga perusahaan Anda; staf, database, atau mesin-mesin mahal, dan siapkan rencana darurat untuk melindungi aset tersebut dari risiko yang tidak dapat terhindari, seperti bencana alam.