Seringkali, Proses disalahartikan sebagai serangkaian pekerjaan yang dilakukan secara berturut-turut. Namun sesungguhnya hal tersebut kurang tepat, mengingat ada beberapa persyaratan tertentu yang harus dipenuhi untuk membuat serangkaian pekerjaan dapat disebut sebagai proses (baca: proses yang baik). Persyaratan apa saja yang dimaksud?
Seorang pakar Lean dan Six Sigma, Jason Piatt, menjabarkan beberapa persyaratan yang harus dimiliki oleh proses yang baik, antara lain:
1. Proses yang Baik adalah Proses yang Sederhana
Untuk meningkatkan efektifitas dan menghindari kesalahan dalam eksekusinya, sebuah proses yang baik harus dirancang sesederhana mungkin. Kompleksitas yang tidak perlu dan sulit dilakukan hanya akan membuat proses tersebut terhambat; proses akan sulit diinspeksi dan dikontrol.
2. Proses yang Baik adalah Proses yang Stabil
Proses yang baik adalah proses yang kuat bertahan di segala kondisi dan keadaan lingkungan. Segala kemungkinan dan kondisi lingkungan harus diperhitungkan dalam perancangan sebuah proses. Process leader yang kuat tidak berpikir secara terburu-buru; mereka mempertimbangkan banyak kemungkinan dan memikirkan banyak rencana, serta mampu mempertahankan stabilitas proses bahkan dalam kondisi yang paling tak terduga sekalipun.
3. Proses yang Baik adalah Proses yang Terdokumentasi
Proses yang baik adalah proses yang terdokumentasi. Piatt menekankan, tanpa adanya dokumentasi (tertulis tangan maupun elektronik), proses tersebut hanya akan menjadi semacam pengetahuan dan satu set pekerjaan tradisional yang dilakukan secara berurutan. Pengetahuan tradisional sangat rentan akan perubahan dan modifikasi tanpa sengaja, karena deskripsinya sangat bergantung kepada penyampaian secara lisan, sehingga pemahaman akan proses tersebut bisa jadi kacau dan menyimpang. Dengan dokumentasi, deskripsi dan keterangan asli mengenai proses akan terpelihara. Masalah dokumentasi ini sangat dipentingkan oleh Piatt, karena dokumentasi tersebut juga dapat digunakan sebagai panduan pekerjaan standar untuk proses terkait.
4. Proses yang Baik adalah Proses yang Terkontrol
Proses yang baik adalah proses yang dieksekusi secara terkontrol dan teratur. Kontrol yang baik atas proses akan membuat proses tersebut berjalan dengan serupa dan stabil kapanpun, dimanapun. Jika sebuah proses dapat dikontrol, makan proses tersebut akan dapat diperbaiki (If a process is controlled, it can be improved). Selama variasi yang tejadi dalam proses hanya sedikit, kata Piatt, kita akan dapat mengantisipasi setiap hasil (output) dari proses tersebut. Output yang demikianlah yang dapat kita perbaiki dan kembangkan lebih jauh.
5. Proses yang Baik adalah Proses yang Terkomunikasikan
Proses yang baik harus dikomunikasikan dengan baik kepada semua orang yang terlibat didalamnya, semua orang yang menerima outputnya, dan yang memberikan input kepada proses. Semua ekspektasi harus dipahami dengan jelas, dan kemampuan untuk mengelola proses secara mandiri harus dimiliki oleh mereka yang terlibat didalam proses terkait.
6. Proses yang Baik adalah Proses yang Error-Proofed
Proses yang baik hanya menyisakan sesedikit mungkin ruang untuk kesalahan. Indikator dan pengingat visual, poka yoke, dan metode error-proofing lainnya dapat digunakan untuk menyelamatkan proses dari error pada saat eksekusi. Sistem dalam proses yang telah dikembangkan dengan sangat baik akan memiliki imunitas terhadap kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi (dalam konteks keamanan, kualitas, dan reliabilitas).
Mungkin tidak semua proses memiliki keenam karakter tersebut, namun kunci kesuksesannya terletak kepada usaha terus menerus untuk melakukan improvement untuk secara perlahan membentuk proses yang lebih baik. Menurut Piatt, proses yang terus membaik akan memberikan kemampuan lebih baik kepada organisasi untuk terus menciptakan value bagi pelanggan.
Sumber: IndustryWeek; Jason Piatt.