Oleh: Ferdinan Hasiholan

Choices of a businessman

Salah satu hal paling menyenangkan terkait pekerjaan saya adalah fakta bahwa saya dipekerjakan untuk membantu memecahkan masalah yang dialami perusahaan-perusahaan besar. Semakin kompleks permasalahan, saya merasa lebih bersemangat dan excited untuk menemukan solusi. Memang, pemecahan masalah atau bahasa kerennya problem solving tidak hanya terbatas harus dilakukan oleh praktisi, teknisi ataupun auditor, tapi juga berlaku untuk seluruh bagian organisasi. Sebagai konsultan, hal inilah yang selalu saya ingatkan kepada klien.

Ada pengalaman menarik ketika saya dipercaya memegang proyek yang cukup besar tahun 2014 lalu. Perusahaan ini mengalami penurunan kinerja yang cukup signifikan dari sisi pencapaian sales budget, dan harus mengeluarkan biaya rutin yang cukup besar khususnya di area biaya pembelian material.

Kami membuat rencana strategis untuk mengimplementasikan program perbaikan. Untuk mempermudah, aktivitas yang kami lakukan dibagi menjadi 5 area besar, yaitu HR (Struktur Organisasi), SIC (Short Interval Communication), KAIZEN ( Improvement Project), BPI (Business Process Improvement), dan PMS (Performance Management System).

Dengan permasalahan yang ada, kami harus bisa mengejar target yang tidak bisa dibilang mudah. Bersama dengan tim dari perusahaan terkait, kami harus melakukan perubahan struktur organisasi, efisiensi biaya material, memperbaiki komunikasi mulai dari tingkat paling bawah hingga paling atas, memperbaiki proses bisnis, dan memperbaiki performance management system. Percaya atau tidak, jika kami berhasil mencapainya, total penghematan yang bisa dibukukan perusahaan mencapai  5% dari Total Profit tahun 2013. Wow!

Selalu Ada Solusi untuk Setiap Masalah

Proses implementasi untuk mencapai target-target yang telah di tentukan tidaklah mudah, bahkan dapat dikatakan sangat berat. Seperti kita ketahui, secara natural tidak mudah untuk menerapkan perubahan di suatu perusahaan, terlebih kepada perusahaan yang sudah masuk zona kenyamanan dalam proses operasionalnya. Dalam proses implementasi, kami banyak sekali menemukan hambatan-hambatan pada saat ingin melakukan implementasi program. Jika dibiarkan demikian, pencapaian target terancam gagal.

Baca juga  Data-driven Manufacturing untuk Transformasi Industri

Implementasi Bulan 1-2

Salah satu hambatan yang terbesar adalah sulitnya meyakinkan para stakeholder tentang keuntungan dari menjalankan suatu transformasi dalam suatu perusahaan. Dengan pengalaman yang kami miliki sebagai konsultan yang kompeten di bidang proses, kami membuat strategi perencanaan komunikasi dimana kami memetakan siapa saja yang akan terlibat dalam program ini, siapa saja yang akan mendapatkan dampak, siapa saja yang berpengaruh dalam program ini dan juga bagaimana kami secara intens berkomunikasi dengan level Board of Directors.

Dengan perencanaan komunikasi yang baik dan penerapan yang konsisten, kami mendapatkan banyak sekali masukan dan ide-ide brilian dari setiap individu yang berada dalam perusahaan tersebut. Ide-ide tersebut sangat membantu kami dalam menemukan cara dan pola terbaik dalam implementasi perbaikan. Salah satu faktor keberhasilan kami dalam berkomunikasi adalah adanya perubahan sikap dari masing-masing stakeholder yang sebelumnya sangat antipati terhadap program, hingga akhirnya sangat mendukung program ini hingga selesai.

Implementasi Bulan 3-4

Setelah membuat dan menjalankan rencana komunikasi dengan baik, kami fokus kepada fase dimana melakukan analisa data baik itu dari sisi HR, SIC, Project Improvement dan Business Process. Kami melakukan interview terhadap key person di perusahaan tersebut untuk mendapatkan data terkait dengan apakah mereka saat ini mengetahui secara benar fungsi kerja masing-masing dan pengukuran performance. Serta kami melakukan gemba beserta tim perusahaan yang menjadi counterpart kami selama menjalankan project. Coaching juga kami lakukan terhadap change agent yang telah di pilih oleh management untuk menjalankan Project Improvement untuk mendapatkan target efisiensi yang telah di tetapkan.

Implementasi Bulan 5-6

Perencanaan yang kami buat dan kami eksekusi dengan baik rupanya memberikan hasil yang positif dalam tahapan ini. Seluruh data sudah kami analisa dan mulai kami melakukan eksekusi terhadap permasalahan yang terjadi di perusahaan klien. Dalam fase ini memang yang sangat sulit adalah penerapan transformasi di bagian HR, dimana terjadi perubahan struktur organisasi yang cukup signifikan dan membuat banyak karyawan merasa terganggu dan mempertanyakan validitas dari perubahan tersebut.

Baca juga  Inspirasi dari Lapangan: Pelajaran Operational Excellence dari Permainan Basket

Untuk area project yang lain seperti SIC, Project Improvement dan Business Process masih relatif mudah dikarenakan klien bisa melihat langsung perubahan dari sisi komunikasi antar departemen yang mulai berjalan dengan baik, perbaikan-perbaikan masalah quality, cost, delivery, system yang mulai di eksekusi, bisnis proses yang sudah mulai dilakukan perubahan. Dimana setiap 2 minggu kami lakukan update kepada BOD.

Implementasi Bulan 7-12

Tahapan demi tahapan kami jalankan dengan mengikuti standar yang ada untuk menyelesaikan masing-masing area project. Diawali dengan HR, kami menyelesaikan seluruh perubahan struktur organisasi serta kami juga melayani jika ada pertanyaan dari masing-masing karyawan yang mendapatkan dampak dari perubahan ini. Kami lalu sosialisasikan perubahannya serta menyerahkan deskripsi kerja yang baru kepada karyawan tersebut.

Lalu berikutnya Project SIC dimana kami membuatkan struktur komunikasi dari level paling bawah sampai dengan level paling atas. Kami membuatkan Standard operasional dan prosedur bagaimana menjalankan pola komunikasi yang baik. Begitu juga dengan Project Improvement dimana kami dan agent of change klien dapat mencapai efisiensi sebesar 10 M/Tahun dengan menjalankan 10 tema proyek perbaikan.

Ada Slogan “Kita Pasti Bisa”! Pertanyaannya, Apakah Kita Mau?

Selama 1 tahun kami menjalankan program perbaikan di perusahaan klien ini, kami membaca slogan dari perusahaan adalah PASTI BISA! Pertanyaannya BISA APA? Berdasarkan observasi kami, secara teknis, kemampuan masing-masing individu sudah cukup mumpuni. Kompetensi mereka dalam melakukan pekerjaan tidak harus dipertanyakan lagi. Namun ternyata, motivasi untuk melakukan perbaikan-lah yang kurang. Mereka sudah terlalu lama berada dalam zona nyaman.

Kenyamanan menjalankan proses, walaupun dengan cara yang salah, menjadi hambatan terbesar kami dalam menjalankan program. Bahkan karyawan tidak mengetahui secara jelas bahwa grafik pencapaian perusahaan berangsur-angsur mulai turun, apalagi harus dengan banyak kompetitor.

Baca juga  Data-driven Manufacturing untuk Transformasi Industri

Inilah titik awal kami membantu perusahaan tersebut, mulai dari merubah paradigma yang selama ini mereka anut menjadi paradigma yang mendukung transformasi. Intinya, kita harus mau bertransformasi menjadi lebih baik.

Apa Masalahnya?

Untuk menyelesaikan masalah, kita harus tahu lebih dulu, apa masalahnya? Apa yang sebetulnya terjadi? Kerap terjadi, dalam menyelesaikan permasalahan, kita langsung lompat kepada satu konklusi yang pada dasarnya belum diuji kebenarannya. Oleh karena itu, kami selalu melakukan studi terhadap issue yang di berikan oleh masing-masing PIC perusahaan dan kami melihat kejadian per kejadian sebelum mulai melakukan analisa data-data yang diberikan 1 atau 2 tahun ke belakang. Kami juga melihat gejala-gejala yang muncul yang menyebabkan masalah tersebut terjadi. Kami selalu bertanya sebanyak-banyaknya dan melakukan pengujian terhadap data-data yang telah dikumpulkan sehingga dapat memberikan suatu rekomendasi yang dapat dijalankan sebagai solusi.

Namun, bagaimanapun baiknya analisa kita, yang pada akhirnya diinginkan oleh klien tentu hasil dari program yang dijalankan. Sebagai konsultan, tugas kami adalah membimbing perusahaan untuk mencapai target-target dari program yang dijalankan. Adapun dalam proyek kali ini, dengan metode dan pendekatan yang telah teruji, kami bersama dengan klien berhasil memenuhi target efisiensi sebesar 5% dari total profit tahun 2013, sekaligus memperbaiki struktur organisasi, mengoptimalisasi biaya, serta memperbaiki struktur komunikasi.***

Ferdinan Hasiholan, Black Belt, adalah konsultan senior SSCX International.