Dalam artikel kali ini kita akan membahas fase pertama dalam medote Lean Six Sigma DMAIC yaitu fase DEFINE.

DEFINE merupakan fase pertama dalam DMAIC, setiap fase dalam DMAIC harus dijalankan secara berurutan artinya ketika memulai inisiatif project DMAIC, fase DEFINE selalu menjadi fase pertama yang harus dilakukan dan diselesaikan oleh team project untuk kemudian bisa lanjut ke fase berikutnya.

Goal atau tujuan utama dari fase DEFINE adalah untuk menemukan atau mencari tahu tema apa yang cocok, yang akan dieksekusi di dalam suatu project Lean Six Sigma. Dengan kata lain, kita harus menentukan apa sebetulnya penyakit yang ingin kita sembuhkan atau problem yang ingin kita pecahkan dengan menggunakan pendekatan metode Lean Six Sigma.

Menetapkan Target

Ada beberapa aktivitas yang harus dilakukan di dalam fase DEFINE diataranya yaitu menetapkan Y atau tema masalah yang akan diangkat. Nah, setelah tahu tema yang akan diangkat, selanjutnya adalah menetapkan target yang akan dicapai. Misal, kalau kita bicara produksi, productivity sekarang output-nya berapa terus kita mau bikin menjadi berapa, kemudian kalau kita bicara cost yang tadinya pengeluaran untuk cost tertentu adalah sekian kita mau tekan menjadi berapa, atau kalau misalnya kita bicara lead time waktu kita biasanya berapa jam untuk bisa menyelesaikan aktivitas ini sekarang kita mau mempercepat jadi berapa. Nah, target ini yang harus kita state di awal yaitu di fase DEFINE ini. Untuk menetapkan target biasanya dilakukan dengan memperhatikan unsur SMARTyaitu Specific, Measurable, Achievable, Realistic, and Time Bound.

Menentukan Ruang Lingkup dan Team

Kemudian setelah kita tentukan targetnya, baru nanti kita juga bisa melihat ruang lingkup dari project kita. Kita harus memastikan batasan-batasan atau area mana yang akan dieksekusi. Nah selanjutnya yang tidak kalah penting lagi adalah kita harus sudah membentuk tim di fase ini. Perlu diketahui, project Lean Six Sigma adalam team based artinya aktivitas project dilakukan berdasarkan tim. Tim harus dipilih secara optimum dengan melibatkan anggota tim yang berasal dari departemen atau area yang menjadi fokus improvement.

Dalam fase DEFINE ini kita akan membuat suatu rencana kerja, yaitu kapan atau berapa lama project kita akan eksekusi, ini perlu kita state di awal untuk menjaga agar kita tetap termonitor atau kita bisa menjaga schedule plan yang sudah kita buat. Di fase DEFINE kita juga perlu melakukan estimasi terhadap benefit yang bisa kita dapat dari project ini jika sukses dilakukan, misal value creation yang didapatkan berapa. Hal ini sangat perlu di state utamanya untuk mendapatkan buy-in dari manajemen.

Baca juga  Sertifikasi Lean Six Sigma, Masih Perlukah?

Project Charter dan Gate Review

Dalam fase DEFINE ini tentunya kita akan mengenal yang namanya Project Charter. Apa yang sudah kita bahas di depan tadi dari mulai judul project, target project, ruang lingkup project, membentuk tim project, kemudian membuat timeline sampai dengan value creation yang bisa kita dapat semua dituangkan di dalam suatu Project Charter yang nanti akan divalidasi atau disetujui oleh Champion atau proses owner.

Setelah fase DEFINE ini selesai tentunya kita nanti akan lanjut ke fase selanjutnya, tetapi sebelum masuk ada satu aktivitas yang perlu dilakukan yaitu gate review. Gate review yaitu presentasi atau review yang dilakukan setelah fase DEFINE selesai dilakukan, pada dasarnya aktivitas gate review dilakukan di setiap akhir fase project jadi tidak hanya di fase DEFINE saja. Nah setelah gate review ini selesai dilakukan barulah team bisa lanjut ke fase selanjutnya yaitu Measure.

Nah itu tadi pembahasan tentang fase DEFINE dalam Lean Six Sigma DMAIC, semoga membantu ya excellent people. Salam improvement!