Lima kaidah problem solving (pemecahan masalah) berikut ini akan membantu Anda dan tim dalam mengidentifikasi, menganalisis, dan menyelesaikan masalah dengan lebih akurat.
1.Definisikan Masalahnya
Langkah pertama dalam pemecahan masalah adalah mendefinisikan masalah dengan jelas. Ingat yang Anda definisikan adalah masalah Anda bukan cara penyelesaiannya, jadi pastikan pemahaman yang mendalam tentang esensi masalah.
2. Temukan Akar Penyebab Masalahnya
Identifikasi penyebab akar masalah untuk memahami faktor-faktor yang menyebabkan masalah tersebut muncul. Ini akan membantu Anda mencegah munculnya masalah serupa di masa depan, ingat yang harus Anda temukan adalah akar masalahnya bukan gejala-gejalanya. Manfaatkanlah alat bantu analisis, seperti diagram Pareto untuk membantu memahami dan memvisualisasi masalah.
3. Dorong Kreativitas
Dorong tim Anda untuk ber[ikir secara kreatif, jika perlu berikan pelatihan khusus untuk membantu mereka menjadi lebih inovatif dan solutif. Anda juga bisa mengagendakan waktu brainstorming secara rutin untuk menghasilkan solusi dan ide-ide baru.
4. Seleksi Solusinya
Setelah daftar solusi dipilih, lakukan evaluasi terhadap setiap solusi tersebut, nah yang perlu dipertimbangkan selain tingkat keefektifannya, juga besar biaya dan dampak yang dihasilkannya. Pada akhirnya, Anda harus memilih solusi yang paling sesuai dengan kebutuhan dan tujuan yang telah ditetapkan.
5. Monitor Implementasinya
Terapkan solusi yang telah dipilih kemudian lakukan monitoring terhadap implementasinya, yang sering menjadi tantangan dalam tahap ini adalah bagaimana aksi Anda untuk menindaklanjuti dan memastikan bahwa solusi tersebut efektif dan berkelanjutan.
Berdasarkan pengalaman di lapangan, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan selama proses implementasi perbaikan proses berjalan agar tujuan problem solving tercapai.
Pertama, proses pembelajaran atau belajar dari pengalaman. Sebagai seorang yang terlibat dalam proses perbaikan, Anda harus mampu menilai dan merefleksikan apa yang berhasil dan apa yang tidak, kemudian menggunakan pengalaman (dan penilaian) tersebut untuk melakukan proses perbaikan di masa mendatang.
Kedua, bangun komunikasi dan keterlibatan. Setiap upaya problem solving akan melibatkan banyak pihak, terutama mereka yang terdampak langsung masalah tersebut. Untuk itu, sebelum proses penyelesain masalah dijalankan maka adalah penting memberi mereka perspektif yang bisa diterima dan mendukung kolaborasi. Bangunlah komunikasi yang terbuka untuk meminimalkan kebingungan dan meningkatkan kolaborasi antar anggota tim. Ingat problem solving adalah upaya untuk menyelesaikan masalah bukan memindahkan atau menambah masalah baru!