Sebuah konferensi di New York, yang mengumpulkan CFO (Chief Financial Officer) dari perusahaan-perusahaan di Amerika Serikat, digelar untuk membahas pentingnya teknologi cloud sebagai bagian dari inisiatif perbaikan proses bisnis, atau business process improvement. Matthew France, CFO dari GCE merangkum beberapa ide dan poin penting yang disampaikan para CFO pada konferensi tersebut:
Pergeseran Peran CFO di Perusahaan
Biasanya, CFO mencatat (aktifitas perusahaan) yang telah lalu. Namun kini, mereka lebih banyak membantu perusahaan bergerak menuju masa depan. Perusahaan mulai mempertimbangkan CFO sebagai salah satu partner strategis yang memiliki kemampuan untuk mengolah data finansial untuk membantu proses pengambilan keputusan, lebih baik dari pada CEO, misalnya, yang hanya melihat laporan keuangan (yang telah lalu) pada setiap akhir kuartal.
CFO dari generasi terkini membutuhkan analisa data real-time untuk bisa langsung melihat segala sesuatu yang terjadi di perusahaan untuk memprediksi pergerakan bisnis dan memberikan saran untuk perbaikan proses bisnis.
CFO Memegang Peranan Baru dalam Analisa
Analisa dan automation akan membantu perusahaan dalam memangkas biaya, dalam berbagai cara. Seorang CFO bisa mendorong departemennya dalam membantu meningkatkan proses bisnis dengan penutupan yang lebih efisien dan audit internal yang lebih baik, misalnya. Teknologi memungkinkan perusahaan untuk menghemat banyak waktu dan menjadi lebih strategis. Sangat penting untuk memiliki perangkat yang baik untuk mengumpulkan data secara real-time.
Biaya Teknologi Berbasis Cloud vs. Model On-Premises
Total cost of ownership (TCO) dari model berbasis cloud, diibaratkan seperti gunung es. 90 persen bagian dari TCO untuk solusi on-premise bagai “terendam dalam air”, jika dilihat sekilas. Berdasarkan fakta yang terlihat dari hasil riset Yankee Group, hanya 10 persen budget yang benar-benar dipakai untuk membiayai perangkat lunak solusi on-premise, sementara sisanya habis untuk perangkat keras, upgrade, manajemen, sumber daya, dan beberapa biaya tersembunyi lainnya yang terjadi akibat solusi on-premise.
Dengan solusi cloud, 60 persen dari budget Anda akan digunakan untuk membiayai perangkat lunak. Perusahaan seringkali keliru menilai bahwa biaya jasa SaaS akan lebih murah dibandingkan solusi on-premise, setelah berjalan sekitar tiga atau lima tahun. Perusahaan harus jeli dalam menilai TCO dari solusi yang mereka adopsi dan memberikan perhatian khusus pada biaya-biaya “bawah air”.
Persiapan Adalah Kunci bagi Migrasi yang Efektif
Migrasi data kepada cloud akan lebih cepat dan murah jika perusahaan melakukan persiapan yang memadai. Migrasi itu seperti memindahkan sesuatu: jangan memenuhi sistem yang baru denga junk data. Jadikanlah sistem yang baru sebagai permulaan yang baik dan pandanglah sebagai kesempatan untuk membersihkan data dan informasi dari sampah. Untuk melakukan implementasi cloud, berikut adalah beberapa panduan persiapan yang harus dilakukan setahun sebelumnya:
- Standardisasikan bagan akun Anda
- Bersihkan data Anda
- Standardisasikan dan dokumentasikan proses Anda
- Hapus data vendor lama dan akun-akun lama
- Integrasikan proses perbankan
- Integrasikan vendor payroll Anda
- Persiapkan tim Anda
Bahkan jika perusahaan tidak memiliki rencana untuk melakukan migrasi kepada cloud dalam waktu dekat, mereka harus tetap melakukan persiapan. Dengan melakukan persiapan yang baik sedini mungkin, Anda akan mampu melakukan implementasi yang cepat dan lancar.
Single-Vendor vs. Best-of-Breed
Menurut hasil survey oleh Saugatuck Technology pada Juni lalu, perusahaan yang memilih hanya satu vendor untuk implementasi cloud akan mendapatkan keuntungan lebih besar daripada menggunakan beberapa vendor, walaupun vendor-vendor tersebut merupakan yang terbaik dalam solusi cloud. Perusahaan memilih satu vendor saja karena mereka ingin segalanya terintegrasi dengan baik. Walaupun prinsip dasal finansial mengatakan bahwa sangat baik untuk mengumpulkan segalanya dalam satu wadah, namun jika Anda mencari fungsi-fungsi yang lebih khusus, integrasi vendor-vendor terbaik bisa menjadi pilihan yang baik.
Pada akhir konferensi, kesimpulan yang ada di kepala sebagian besar orang adalah bahwa inisiatif business process improvement akan sangat terbantu dengan adanya pemahaman, persiapan dan pengadopsian teknologi cloud.***
Adaptasi dari GCEcloud.com