Sebagai manajer atau pemimpin, mungkin Anda pernah menghadapi anak buah yang berkinerja rendah, di bawah harapan Anda. Di satu sisi, Anda masih berharap dan membutuhkan tenaga dan kemampuannya, namun di sisi lain Anda tak bisa terus membiarkannya seperti itu. Nah, dirangkum dari inc.com, kali ini SHIFT akan bahas beberapa cara untuk menghadapi situasi ini.
Satu hal yang penting untuk diingat, pemimpin perlu untuk mendisiplinkan para karyawannya. Disiplin adalah landasan dari produktivitas tinggi perusahaan. Tanpanya, kinerja karyawan menjadi sangat beresiko. Tapi jangan melihat disiplin sebagai hal negatif. Hasilnya akan baik jika dilakukan dengan konsisten, bimbingan dan respon yang baik terhadap berbagai permasalahan karyawan.
Manajer yang baik menggunakan cara diskusi tatap muka untuk berurusan dengan karyawan yang bermasalah dan yang berkinerja rendah. Hal ini perlu dipersiapkan dengan baik melalui beberapa tahapan:
1. Sebagai persiapan, manajer terlebih dulu perlu menganalisis masalah untuk memahami semua perspektif.
Saat bertatap muka, ada empat pertanyaan yang sangat penting antara lain:
- Apakah karyawan mengerti apa masalahnya?
- Apakah karyawan benar-benar memahami tingkat kinerja yang diharapkan
- Apakah karyawan benar-benar mengerti apa yang akan terjadi jika standar kinerja tidak terpenuhi?
- Apakah Anda, sebagai manajer, mendapatkan semua fakta? Siapa, apa, dimana, kapan, mengapa, dan bagaimana?
2. Kapan, dimana, dan bagaimana caranya
Manajer yang baik tidak suka menunda-nunda sesuatu. Mereka bertindak proaktif untuk memperbaiki masalah lebih cepat. Tapi mereka juga cukup bijak untuk menunda sementara waktu saat emosi sedang tinggi dan akan memulainya setelah masa pendinginan. Beberapa manajer lebih memilih untuk mengatasi masalah di akhir bisnis, akhir shift, atau akhir minggu. Manajer yang cerdas memperhitungkan efek apa yang akan terjadi pada tim. Ia juga akan selalu menghormati privasi. Pilihlah waktu dan lokasi yang tepat.
3. Pelatih dan penasihat
Manajer yang baik adalah mentor yang baik. Mereka dapat memecahkan permasalahan secara bersama-sama karyawannya. Mereka melatih dan memberikan masukan-masukan yang baik terhadap karyawan. Prinsip-prinsipnya sebagai berikut:
- Diskusikan masalah kinerja, bukan orangnya.
- Batasi diskusi dengan fakta, bukan asumsi.
- Bersikap objektif.
- Buatlah rincian dengan jelas dan cara bagaimana mencapainya.
- Dengarkan dan ikuti jika dirasa baik.
- Ceritakan pengalaman yang telah didapat, meski yang buruk, jika perlu, sebagai bahan pembelajaran.
- Fokus pada masa depan, bukan masa lalu.
- Carilah cara yang terbaik. Gunakan pertanyaan yang menarik karyawan.
- Jangan menyalahkan karyawan terus-menerus, tetapi beri saran untuk perbaikan kepada mereka
- Menghimbau karyawan untuk selalu menjaga nama baik perusahaan
- Buat kesimpulan hasil kesepakatan Anda dengan karyawan.
- Buatlah secara tertulis untuk menegaskan keseriusan.
- Optimis dan yakinkan kepada mereka bahwa perubahan ke arah yang lebih baik dapat terjadi.
- Monitor terus perkembangannya.
4. Menghadapi penolakan.
Beberapa permasalahan karyawan benar-benar menguji kesabaran kita. Meskipun salah, kadangkala mereka menyangkalnya. Ketika manajer menghadapi jenis perlawanan ini, hal pertama yang mereka perlu lakukan adalah tetap tenang dan objektif. Anda akan melihat penggunaan pengulangan (dengan suara tenang dan tegas) yang membantu tetap fokus ke intinya. Yang sulit adalah terlontarnya permohonan maaf. Saat menghadapi penolakan, manajer yang baik menolak untuk melawan serangan. Ini akan meminimalisir resiko terbawanya kita kepada “drama karyawan”.
Karyawan Anda mengganggu kinerja dan memiliki masalah dalam sikap, apa yang perlu dilakukan?
Sebelum memberhentikan karyawan, lebih baik bersikap tenang terlebih dulu. Manajer yang baik melihat potensi apa yang dimiliki karyawan yang bermasalah itu. Pertimbangkan opsi ini terlebih dahulu. Kaitkanlah masalah sikap secara langsung dan secara khusus untuk sebuah isu kinerja.
Ajukan banyak pertanyaan untuk menemukan inti masalahnya. Kebanyakan, setelah melalui beberapa proses, mereka akan mengakui bahwa terjadi masalah karena manajer mereka mengungkapkan masalah itu, hingga terungkaplah kebenaran. Beri mereka kesempatan untuk mengakui kesalahan dan mengungkapkan penyesalannya.
- Mintakan komitmen dan buat draft kontrak peningkatan kinerja selama 60 atau 90 hari dengan karyawan tersebut.
- Ikuti aturan personalia dan kebijakan perusahaan agar tetap legal dan sesuai. Dokumentasikan semuanya.
- Buatlah koneksi untuk karyawan tersebut- identifikasi hasilnya dan dampak dari masalah sikap dalam kerangka kinerja.
- Jika semuanya gagal, dan kinerja buruk sang karyawan berlanjut, barulah berujung kepada penghentian karyawan tersebut.
Bagaimana? Apakah Anda pernah mengalami masalah ini?