Berbicara tentang proses, maka variabel utama yang akan kita bahas adalah biaya. Kenapa? Sebab proses produksi di bidang industri apapun secara fungsi didesain sebagai pusat biaya bukan pusat keuntungan, namun jika kita melihatnya dengan perspektif bisnis yang lebih luas setiap proses ternyata bisa turut berkontribusi atau ikut andil meningkatkan keuntungan bagi perusahaan. Dari sekian banyak proses yang dikerjakan, beberapa area sangat mungkin ditingkatkan, yang perlu disediakan adalah sebuah mekanisme untuk memungkinkannya. Apa itu? yaitu konsep lean.  

Dalam buku Lean Thinking, penulis James Womack dan Daniel Jones mendefinisikan lean manufacturing sebagai proses lima langkah atau dikenal dengan lean cycle. Dan jika dilakukan dengan benar, lima langkah yang dijelaskan di bawah ini akan membawa dampak signifikan bagi perusahan, utamanya dalam hal biaya (cost), kualitas (quality), pengiriman (delivery), dan yang terpenting keuntungan (profitability). 

1. Mengidentifikasi nilai (value) pelanggan

Dalam lean, apapun yang Anda lakukan namun tidak memberikan nilai bagi pelanggan dianggap sebagai pemborosan. Nah, tugas kita adalah dapat mengidentifikasi nilai atau apa pun yang dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan menentukan tujuan akhir yang akan dicapai. 

2. Memetakan value stream

Setelah nilai dan tujuan telah ditentukan, langkah selanjutnya adalah memetakan value stream, yakni semua langkah dan proses saat masih menjadi bahan baku hingga menjadi produk akhir yang akan diberikan kepada pelanggan. Kita bisa memanfaatkan tool bernama Value Stream Mapping (VSM). Dengan VSM kita bisa melihat bagian proses yang menambah nilai dan dimana pemborosan terjadi. Pemetaan value stream ini kadang disebut sebagai proses re-engineering.

3. Membuat flow-nya

Setelah pemborosan yang ditemukan di VSM berhasil dihilangkan, tugas selanjutnya adalah memastikan bahwa semua langkah-langkah yang sudah efisien tersebut bisa terus berjalan lancar secepat mungkin dari awal hingga akhir.  

4. Membuat sistem tarik (pull system) 

Baca juga  3 Variabel Penentu Kesuksesan Transformasi

Kita bisa menggunakan prinsip Just in Time (JIT) untuk membangun sistem tarik, yaitu sebuah sistem yang memastikan produksi akan berjalan sesuai dengan permintaan pelanggan. Ini memungkin produksi yang fleksibel dimana stok dan sumber daya tetap terjaga, sehingga pemborosan dapat semakin berkurang. 

5. Meningkatkan kinerja secara berkelanjutan (improve continuously)

Mungkin Anda pernah mendengarnya, “selalu ada ruang untuk improvement”. Inilah salah satu hal penting dalam pemikiran lean, libatkan setiap karyawan. Bangun komitmen karyawan untuk terus melakukan daily improvement melalui kaizen sehingga semangat perbaikan terus hidup dan menjadi budaya organisasi.

Secara teori pendekatan lean terlihat kompleks dan cukup menantang untuk dipraktikkan. Namun, ini tidak seberat yang dibayangkan. Lean menyediakan pendekatan yang terstruktur dan tools yang dibutuhkan tim untuk melakukan peningkatan proses sebagai prioritas. Ingat, tanpa pendekatan yang terstruktur sulit untuk menciptakan perubahan karena hal terpenting adalah membiasakan orang-orang untuk peka dengan ketidakefisienan proses.  

Banyak organisasi masih memandang perbaikan proses apapun metodenya (termasuk lean) sebatas aktivitas untuk menyelesaikan masalah di organisasi. Sementara seperti yang kita lihat di organisasi yang lean, seperti Toyota, perbaikan proses sudah menjadi mindset dan praktik sehari-hari yang digunakan organisasi sebagai strategi untuk menjawab kebutuhan pelanggan. Dengan kata lain, jika Anda ingin organisasi Anda menjadi lean maka Anda harus memastikan setiap karyawan bersedia untuk berubah dan apa yang mereka butuhkan dalam perubahan juga harus tersedia. Salam improvement!

Artikel diolah dari berbagai sumber*