Proyek Improvement (termasuk Six Sigma) tidak akan berhasil jika orang-orang yang terlibat dalam proses tidak memiliki pengetahuan tentang bagaimana melakukan implementasi proyek dengan benar.

Banyak proyek improvement gagal karena tim proyek terlalu senang ketika mencapai kesuksesan. Padahal, ada satu hal yang tidak boleh dilupakan yaitu bahwa “perbaikan hanya akan berada di atas kertas sampai mereka diimplementasikan”. Selain itu, juga terdapat berbagai alasan proyek improvement yang baik tidak bisa mendapatkan nilai efisiensi yang sama. Salah satu alasannya yaitu kurangnya pengetahuan tim pada saat melakukan implementasi proyek.

Oleh karena itu, melakukan transfer pengetahuan merupakan bagian penting dari proyek improvement dan harus dilakukan dengan hati-hati. Berikut kami berikan point-point utama menavigasikan proses transfer pengetahuan:

1. Chronology

Proses transfer pengetahuan harus iteratif dan kronologis. Namun ini bukan berarti kita harus melatih semua orang secara sekaligus. Kita bisa mulai pelatihan dari manajemen tingkat menengah kemudian berikutnya dengan para eksekutif dan manajemen atas.

Kenapa manajemen atas perlu terlibat? Karena mereka juga harus dapat melatih orang-orang di bawahnya. Ini penting karena ketika menemui proses yang salah karyawan akan secepat mungkin mengeskalasikan langsung kepada manajemen. Oleh karena itu manajemen tingkat atas harus memiliki gagasan yang jelas tentang bagaimana menjalankan proses yang baru.

2. Buy – In

Sebelum proses transfer pengetahuan dimulai, tim proyek harus membangun komitmen dalam mencari solusi. Seringkali, pekerja merasa bahwa metode perbaikan dirancang untuk menghilangkan pekerjaan mereka. Padahal sebaliknya, perbaikan tersebut sebenarnya dirancang untuk mempermudah pekerjaan mereka. Nah, hal inilah yang harus dikomunikasi dengan mereka secara jelas dan juga harus dipastikan bahwa mereka setuju dengan ini meskipun kemungkinan ada reaksi penolakan. Ingat, seluruh proyek improvement bisa gagal karena eksekusi yang tidak tepat.

Baca juga  Inilah Kunci Sukses Transformasi Culture di BRI

3. Budget Proyek Improvement

Sebelum pelatihan dimulai, tim proyek harus memberikan rencana anggaran kepada manajemen atas. Anggaran ini harus menyertakan sumber daya yang dibutuhkan. Biasanya pelatihan dijalankan secara rotasi, sehingga tidak mengganggu pekerjaan normal organisasi mereka.