Walaupun Lean telah diimplementasikan secara luas di berbagai industri di dunia, ternyata masih banyak mitos dan kesalahpahaman yang muncul mengenai metode continuous improvement ini, yang akan mengakibatkan hasil penerapan kurang maksimal atau bahkan meleset dari harapan.
Lean expert Jeff Hajek, memaparkan beberapa mitos menyesatkan tentang Lean. Berikut 11 paradigma yang keliru tentan Lean yang masih sering muncul:
1) Menerapkan Lean berarti menyingkirkan inventori
Pengurangan level inventori adalah hasil dari Lean, bukan metode Lean. Tool improvement yang berkaitan dengan sisi inventori meliputi pull system, poka yoke, Standard Work, merupakan bagian dari Lean yang akan membantu melancarkan aliran dan memberikan kemampuan untuk mengurangi inventori. Menjaga level inventori tetap rendah memang penting. Kebanyakan dari kita punya kecenderungan untuk menunda pemangkasan inventori hingga akhirnya ada masalah yang muncul.
2) Kanban akan mengurangi inventori
Kanban tidak mengurangi inventori, tapi mengontrolnya. Dalam banyak kasus, pabrik yang baru mulai menerapkan Kanban memiliki inventori yang sangat banyak. Pengurangan inventori dilakukan sebagai pembersihan awal hingga kuantitas ideal mulai tercapai. Namun karena situasi seperti ini sangat sering dialami, terdapat persepsi umum bahwa Kanban berguna untuk mengurangi inventori. Namun ketika jumlah material tidak mencukupi untuk menjalankan produksi, Kanban bisa membantu menambahkan jumlah inventori yang diperlukan.
3) Standard Work membunuh kreatifitas
Jika kita melihat struktur kerja proses dalam Standard Work, mungkin kita akan berpikir bahwa Standard Work ini akan mengubah kita menjadi robot. Namun ingat, robot tidak mampu memikirkan bagaimana caranya meningkatkan proses, dan mereka tentunya tidak akan dapat dilibatkan dalam tim untuk mengubah ide-ide menjadi kenyataan. Standard Work yang mematikan kreatifitas adalah implementasi Standard Work yang tidak dipimpin oleh orang yang tepat. Tipe inilah yang akan mengubah manusia menjadi robot. Namun pemimpin yang baik akan mampu menggunakannya untuk memancing kreatfitas timnya.
4) Takt time dapat diubah atau diukur
Takt time adalah angka kalkulatif yang berbasis kepada faktor yang secara umum berada diluar kontrol manusia atau shop floor. Takt time kadang mengubah waktu kerja dan memiliki sedikit pengaruh kepada demand. Sangat disayangkan, seringkali orang memiliki persepsi yang salah terhadap takt time, dan berbicara mengenai bagaimana mengubah takt time ataupun mengukurnya (kebingungan antara takt time dengan cycle time). Pemahaman yang baik akan takt time sangat diperlukan untuk menciptakan sistem operasional yang baik. Baca lebih lanjut mengenai takt time disini.
5) Implementasi Lean benar-benar memeras tenaga karyawan
Kita seringkali mempromosikan Lean dengan menonjolkan kata-kata productivity improvement ataupun mengurangi lead time. Tanpa melihat bentuk implementasi sesungguhnya, sulit bagi orang lain untuk mempercayai bahwa, misalnya, output dapat ditingkatkan dua kali lipat tanpa bekerja dua kali lebih keras. Namun sesungguhnya, implementasi Lean tidak akan memeras tenaga karyawan. Satu-satunya yang akan terperas adalah ide-ide. Esensi Lean adalah mengurangi waste dan mengubah proses yang penuh waste menjadi proses yang efektif. Hasilnya bahkan dapat melampaui apa yang diharapkan. Jika memang ada hal-hal yang terlalu sempurna untuk jadi nyata, berarti hal-hal tersebut absurd. Namun Lean adalah pengecualian.
6) Lean membuat pekerjaan menjadi lebih mudah
Mitos ini paling banyak disebarkan oleh para pimpinan. Mereka berusaha melakukan buy-in pada karyawan dengan ide bahwa Lean akan membuat pekerjaan mereka lebih mudah. Yang benar adalah, Lean akan menghilangkan waste dari proses dan mengeliminasi banyak aspek yang paling sulit dari pekerjaan. Namun, waktu dan tenaga ekstra yang telah dibebaskan dari waste ini segera akan diisi kembali dengan pekerjaan line balancing ataupun process improvement.
7) Lean berarti mengurangi jumlah karyawan
Cara ini mungkin akan menguntungkan pada awalnya. Jika manajemen memperoleh keuntungan dari process improvement dengan cara mengurangi karyawan, maka itulah satu-satunya keuntungan yang akan pernah diperoleh. Mengapa? Karena tidak akan ada lagi yang mendukung proyek improvement apapun. Lupakan harapan bahwa karyawan akan melakukan improvement dalam pekerjaan pribadi mereka. Tidak ada orang yang mau berperan dalam program yang mempertaruhkan pekerjaan mereka sendiri. Cara yang benar untuk mendapatkan keuntungan dari improvement adalah dengan berkembang tanpa perlu rekrut tambahan ataupun perampingan.
8) Lean diciptakan oleh Toyota
Toyota telah dan masih melakukan hal-hal hebat untuk menyempurnakan Lean. Namun banyak konsep dan tools yang telah ada jauh sebelum Toyota berdiri. Misalnya, konsep untuk memisahkan pekerjaan manusia dan mesin telah ada sejak tahun 700-an Masehi dengan penemuan kincir angin. Telah sejak lama manusia berhenti menggiling gandum dengan tangan. Konsep-konsep tersebut memang dipersatukan dan disempurnakan dengan jidoka oleh manufaktur mesin tenun Toyoda, perusahaan cikal bakal Toyota. Ide improvement lainnya datang dari berbagai sumber historis. Contohnya, operasional manufaktur di Venetian Arsenal, galangan kapal dan pabrik senjata milik negara di masa lalu, yang memiliki kapasitas produksi luar biasa bagi bangsa Eropa di masanya, dengan lini yang berjalan dengan efisien. “Most of Europe had no manufacturing abilities more efficient than the guild system, the slow and tradition-bound way craftsmen had of passing on skills to their sons or apprentices while monopolizing production and sale of craft pieces in a given region… The Arsenal was something different, a harbinger of future times,” papar pengarang Anton Dolinsky.
9) Fokus Lean adalah aplikasi tools
Jika kita mendengar kata Lean, mungkin akan langsung terlintas berbagai tool yang ada didalamnya, seperti 5S, 5Whys, 7 waste, kanban, atau Standard Work. Perkakas tersebut memang sangat berguna, namun mereka tidak cukup kuat untuk memperbaiki sistem tanpa didukung oleh struktur yang kuat. Struktur tercipta dengan adanya kebijakan dari manajemen yang memperjelas prioritas dan KPI yang akan mengukur pencapaian. Dibutuhkan juga manajemen harian yang akan menentukan target-target jangka pendek. Tanpa adanya lean management framework, tool tidak akan mampu memberikan potensi maksimalnya.
10) Lean hanya dapat diterapkan di pabrik
Bagi kalangan awam, Lean yang mereka kenal adalah Lean yang ada di dunia manufaktur. Padahal, Lean dapat diterapkan dimanapun selama di area tersebut ada proses yang berlangsung dan membutuhkan improvement. Namun mitos ini mulai memudar dengan mulai populernya “bentuk Lean yang lain” seperti Lean Service, Lean Office atau Lean Healthcare.
11) Lean akan ada selamanya
Seperti semua hal di dunia ini, istilah “Lean” mungkin tidak akan ada selamanya. Sistem manajemen akan berkembang dan mungkin sesuatu yang lain akan menggantikannya. Jangan melakukan sesuatu hanya karena hal itu adalah cara yang Lean. Lakukanlah karena hal tersebut memang baik untuk operasional anda dan membuat proses anda membaik. Lakukanlah karena hal itu akan membantu anda mencapai target. Bagaimanapun, Lean atau istilah lain yang digunakan untuk menyebut suatu metode improvement adalah alat untuk mencapai tujuan.
Mungkin masih banyak mitos dan kesalahpahaman lain mengenai Lean. Daftar yang dipaparkan disini bertujuan untuk menekankan pentingnya pemahaman melalui studi dan praktek untuk implementasi Lean yang benar. Lakukanlah riset sambil melakukan gemba untuk mempelajari realita dan menempatkannya dalam praktek. ***
Sumber: Jeff Hajek, praktisi Lean dan penulis buku “The Continuous Improvement Companion” dan “Whaddaya Mean I Gotta Be Lean?”.