Anda mungkin sudah pernah mendengar tentang 5S, sebuah metode penataan area kerja yang kini telah menjadi bagian dari metode Lean Manufacturing. 5C, dalam definisi yang serupa dengan 5S, adalah metode Lean yang berfungsi untuk menciptakan area kerja/area pelayanan yang aman, efisien, ergonomis, dan dapat mendukung visual management yang jelas. Jika 5S sering dianggap sebagai tool yang cocok diterapkan di area kantor atau pabrik, 5C dianggap sebagai versi 5S untuk diterapkan di area pelayanan dari perusahaan jasa.
Langkah-langkah 5C adalah sebagai berikut:
1. Clearing (Seiri / Sort)
2. Configure (Seiton / Set in Order)
3. Clean and Check (Seisho / Shine)
4. Conformity (Seiketsu / Standardize)
5. Consensus or Custom & Practice (Shitsuke / Sustain)
Implementasi 5C, seperti halnya 5S, adalah langkah pertama jika Anda ingin memulai inisiatif Lean Service di perusahaan. Implementasi tool pengaturan area pelayanan / area kerja merupakan langkah yang ternyata jauh lebih penting daripada kelihatannya, karena akan sangat menunjang langkah-langkah berikutnya dalam perjalanan Lean sebuah organisasi. Disamping itu, penerapan prinsip-prinsip 5C akan meningkatkan efisiensi keseluruhan sebesar 10% hingga 30%.
Berikut Langkah-langkahnya!
Berikut adalah langkah 5C yang dijelaskan secara singkat:
1. Clearing (Seiri / Sort)
Tahap ini adalah tahap pembersihan area pelayanan; menyingkirkan segala pernak-pernik kecil yang tidak terpakai atau lama menganggur, dan hanya menyisakan barang-barang yang penting dan selalu dipakai. Semua barang yang tidak terpakai akan masuk kedalam penyortiran dan memasuki “area karantina” (dapat berupa gudang, lemari, dan sebagainya). Barang-barang yang masuk karanrtina lalu diseleksi ulang. Barang yang akan dibuang diberi label merah. Dalam area pelayanan, barang-barang tersebut mungkin saja display-display yang sudah usang, tumpukan brosur dan flyer, barang-barang sampel, dan sebagainya.
2. Configure (Seiton / Set in order)
Seperti halnya langkah kedua dalam 5S, langkah kedua dalam 5C adalah mengenai konfigurasi peralatan, komoditi, dan sebagainya, yang memang diperlukan di area pelayanan. Harus ada tempat yang khusus untuk segala sesuatunya, dan segala sesuatunya harus berada di tempatnya masing-masing. Penataan lokasi harus jelas; bila perlu diberi label atau penanda visual. Setiap gang atau area harus memiliki petunjuk yang jelas mengenai apa saja yang terdapat didalamnya.
Dalam menata barang-barang, harus diperhatikan dimana meletakkan barang yang sering dicari atau diperlukan. Tempat untuk barang yang demikian haruslah yang paling strategis dan mudah terlihat / diakses. Barang-barang yang jarang dipakai atau jarang dicari dapat dipindah ke area yang lebih jauh, untuk memberikan tempat kepada barang-barang yang lebih sering dicari. Ingat aturan Pareto (80:20), yaitu hanya 20% barang yang digunakan dalam 80% waktu yang tersedia.
Perhatikan juga masalah handling; hindari menaruh barang-barang besar atau berat di rak-rak yang tinggi atau sulit dijangkau (karena akan sulit diakses dan dapat membahayakan). Selalu pastikan barang-barang seperti itu berada di rak-rak bagian bawah. Perhatikan masalah waste yang mungkin terjadi dan lakukan hal-hal yang dapat menguranginya.
3. Clean and Check (Seisho / Shine)
Langkah ketiga dalam 5C (Clean and Check) adalah mengenai pembersihan area dan memastikan segala sesuatunya berfungsi dengan sebagaimana mestinya (mesin edc, mesin kasir, pembaca barcode, mesin atm, dan sebagainya). Pastikan segalanya rapi. Memastikan hal ini tidak hanya memberikan marketing tool yang efektif untuk Anda, tapi juga akan membantu Anda mengetahui masalah-masalah yang sebelumnya terpendam.
4. Conformity (Seiketsu / Standardize)
Langkah keempat adalah Conformity; artinya memiliki standar dalam melakukan segala pekerjaan dalam proses (artinya juga mengerjakan segala hal yang kita harus kerjakan). Untuk memastikannya, kemungkinan diperlukan audit di semua area untuk memastikan bahwa 5C dijalankan dengan konsisten. Audit akan memberikan nilai yang obyektif dan memberikan perbandingan antara current situation dengan target situation. Untuk memotivasi dan mengapresiasi, berikanlah penghargaan bagi mereka yang berhasil melakukan improvement yang paling progresif di area masing-masing.
5. Consensus or Custom and Practice (Shitsuke / Sustain)
Inilah langkah terakhir dalam 5C. Pada tahap ini, tugas Anda adalah memastikan keempat langkah sebelumnya, yang memastikan pemeliharaan dan keteraturan area pelayanan, dijalankan dengan konsisten dan terus diimprovisasi. Langkah ini amat sangat krusial, mengingat kecenderungan orang untuk melupakan apa yang telah dilakukan ketika tidak ada aturan atau keharusan apapun yang membuat mereka mengingat (orang cenderung cepat lupa dimana mereka meletakkan benda-benda, dimana benda-benda seharusnya diletakkan, melupakan penanda-penanda, dan sebagainya). Tahap ini adalah tahap pengingat untuk memastikan improvement yang terjadi akan terus berjalan dengan konsisten dan memberikan hasil memuaskan.