Didirikan pada tahun 1970, PT Mowilex Indonesia telah memproduksi cat kelas premium selama hampir setengah abad untuk melayani pemilik rumah, arsitek, pemilik properti komersial dan pengembang yang menuntut keunggulan produk dan variasi warna. Produsen cat pertama yang memperkenalkan cat berbasis air dan yang pertama beralih menjual cat dalam volume (bukan berat) baru-baru ini menggunakan pendekatan Lean Six Sigma ke dalam proses bisnisnya. Tidak hanya top management yang berkomitmen dengan metodologi ini, tetapi semua karyawan yang terlibat memiliki acceptance level yang cukup tinggi. Luar biasa!
James bergabung dengan Mowilex pada pertengahan 2018 lalu sebagai Head of Supply Chain. Dia sangat terlibat dengan penerapan metodologi Lean Six Sigma ke dalam bisnis Mowilex. Dalam wawancaranya dengan SHIFT Indonesia, James yang memiliki sertifikasi Green Belt mengatakan bahwa tidak lama setelah dirinya bergabung di Mowilex, dia berbicara dengan para pemegang saham tentang pengalamannya menggunakan metodologi Lean Six Sigma di perusahaan lamanya dan bagaimana itu sangat berdampak bagi bisnis. Menyadari betapa powerfullnya pendekatan ini, para pemegang saham pun menyatakan setuju dan mengusulkan untuk segera me-running program ini. “Goal dari program ini adalah agar kita semua memiliki keseragaman tentang bagaimana kita melakukan pendekatan proyek,” terang James.
Pucuk dicinta ulam pun tiba, tim di lapangan yang saat itu tengah mencari pendekatan untuk meningkatkan proses akhirnya menemukan titik temu. “Sebenarnya kita terbuka untuk semua jenis training, kita betul-betul mengosongkan diri kita dan siap menerima apapun. Kebetulan, Pak James berpengalaman dengan Six Sigma. Dia adalah Green Belt. Dia cukup tahu metode ini teruji cukup baik, kita putuskan untuk jalankan (Six Sigma) ini dulu sambil kita evaluasi,” ungkap Yoseph Klaudius Emanuel, Head of Maintenance Department Mowilex.
Yoseph yang juga menjadi fasilitator dalam program continuous improvement ini mengatakan bahwa dalam perbaikan tentu perubahan sangat dibutuhkan. “Semuanya harus berubah, namun tidak boleh asal-asalan sehingga tidak salah langkah. Meskipun sebelumnya kita semua sudah mengerti tentang semua proses, ketika kita mendapatkan training Six Sigma Green Belt kita merasa lebih terbantu, lebih cepat mencari root cause. Dengan menggunakan Why-Why Analysis kita bisa menemukan penyebab masalah dengan tepat. Jadi setelah dirunut-runut penyebabnya simple tetapi dampaknya besar sekali,” lanjutnya.
“Untuk mengubah budaya adalah penting untuk memiliki rencana yang matang yang dikomunikasikan dan diimplementasikan atas persetujuan semua karyawan, tentunya juga dukungan manajemen untuk mewujudkan perubahan.”
Memberi Kesempatan Karyawan untuk Menyuarakan Ide
Setiap karyawan berpotensi memiliki ide-ide yang luar biasa, dari ide-ide inilah organisasi bisa menciptakan operational excellence. Tetapi potensi ide tersebut hanya akan didapat jika organisasi dan individu-individu di dalamnya memiliki budaya yang mendukung, termasuk adanya proses yang mendorong karyawan untuk mampu berfikir kreatif dan tools untuk pemecahan masalah.
“Nah, budaya-budaya seperti itu yang sebelumnya mungkin hanya ada di per individu dan nggak keluar, sekarang ini kita coba budayakan. Nanti akan ada kelompok berikutnya sehingga jadi membudaya sehingga tiap-tiap personal yang bekerja di Mowilex terbiasa melakukan improvement,” jelas Yoseph. Untuk diketahui, dalam kurun waktu kurang dari satu tahun setelah program Lean Six Sigma disetujui manajemen, Mowilex bekerjasama dengan SSCX International telah mencetak 17 Green Belt dan 75 White Belt, jumlah ini akan terus bertambah seiring kebutuhan perusahaan. Bahkan targetnya tahun ini mereka harus memiliki setidaknya 3 orang Black Belt.
Senada dengan Yoseph, Saripudin – Supervisor Warehouse yang juga menjadi salah satu project leader di Mowilex mengatakan bahwa dirinya dan juga tim bersemangat menjalankan improvement karena menyadari bahwa perubahan yang mereka buat akan berdampak langsung pada pekerjaan mereka sendiri. Dirinya pun mengaku bahwa sebenarnya telah menyadari sejak lama potensi perbaikan yang bisa dilakukan di area kerjanya namun tidak disampaikan ke tim. “Dari dulu saya sebenarnya sudah mencatat apa yang mau di-improve di gudang ini. Pada saat ada project ini saya langsung mengambil judul itu, yaitu mempercepat proses picking. Karena saya tahu ada sesuatu yang harus saya perbaiki,” jelasnya.
Perjalanan Penuh Tantangan
Tujuan utama Six Sigma adalah untuk menghilangkan kekurangan pada suatu proses. Hasil yang diinginkan adalah peningkatan kualitas dan efisiensi dalam bisnis. Caranya, dengan memperlancar proses bisnis dan memaksimalkan usaha dan sumber daya yang ada. Hal ini diungkapkan oleh Yossy Tresinya Prameswari, project leader yang juga menjabat Manajer Quality Control di Mowilex. “Kita ada perbaikan karena reject (produk cacat) ini kan ganggu banget. Misalkan 14 persen, berarti setiap ngeluarin 10 formula hampir 1,5 formula itu reject jadi kalau sehari saja kita ngeluarin 40 formula berarti sudah ada 6 yang direject. Sementara, 1 kali reject itu consume waktu minimum dua jam untuk perbaikan nah ini yang bikin produktivitas kita terganggu. Jadi kita improve di berbagai sisi baik itu waktu, produktivitas, ataupun cost,” jelasnya.
Namun upaya ini tidaklah semudah membalikkan tangan. Pasalnya, selain bertanggung jawab terhadap keberhasilan proyek, setiap individu yang terlibat dalam proyek juga harus memenuhi target sesuai KPI (Key Indicator Performance) masing-masing. Tetapi kembali lagi karena program ini sejak awal sudah menjadi komitmen bersama maka semua individu di Mowilex pun bekerja dengan reponsibilitas yang tinggi sehingga baik itu rutinitas pekerjaan utama ataupun program improvement semua berjalan sukses.
Selain tantangan waktu akibat bertambahnya load pekerjaan, teamwork tampaknya juga menjadi tantangan tersendiri ketika menjalankan proyek. “Berikutnya teamwork, ini nggak gampang,” ungkap Yossy. Sebagai project leader, Yossy harus bertanggung jawab penuh dalam memanage timnya. Dirinya mengaku memilih orang-orang yang dominan dan tertantang untuk bekerja dengan mereka. “Tetapi dengan tim yang seperti itu saya justru malah dapat banyak manfaat. Mereka adalah orang-orang dominan yang bersuara yang mau satu tujuan,” tambahnya. Untuk itu, Yossy mencoba merangkul semua timnya dan terus mengingatkan tujuan utama dari proyek yang mereka jalankan, bahwa kesuksesan proyek adalah milik mereka bahkan setelah proyek selesai akan ada tim yang lain yang akan menjalankan proyek tersebut. Berdasarkan pengalamannya me-lead proyek, Yossy menemukan bahwa masalah pada dasarnya terjadi karena pembiaran.
Senada dengan Yossy, Saripudin yang mengambil tema proyek “Mempercepat Proses Picking dari Sebelumnya 3 Jam Menjadi 2 Jam” mengaku menghadapi tantangan dalam hal teamwork. “Sebelumnya budaya kerjanya kan lama, kemudian saya harus mengubah orangnya. Itu tantangan berat buat saya untuk mempercepat proses picking ini,” ungkapnya.
Dirinya juga mengaku terkadang memiliki keraguan dengan keberhasilan proyek itu sendiri. “Jadi lebih ke bisa tidak ya menjalankan proyek ini. Bisa tidak ya turun satu jam, yang saya tahu kondisinya. Jadi saya masih bertanya-tanya mungkin atau tidak ya tema ini akan berhasil,” akunya. Namun setelah melewati beberapa fase (DMAIC), dirinya dan juga tim menjadi lebih percaya diri dan semakin yakin dengan keberhasilan proyeknya. “Sampai fase analyze dampaknya sudah terasa, kami juga kaget pengiriman 200 ton itu jam sepuluh malam sudah selesai dari biasanya jam empat atau jam lima baru kelar,” jelasnya.
Fokus Mowilex adalah memberikan kualitas produk dan layanan terbaik untuk para pelanggan. Untuk mewujudkan tujuan inilah manajemen terus berupaya menciptakan lingkungan pembelajaran yang mendukung karyawannya untuk terus melakukan perbaikan dan berinovasi. Bahkan komitmen ini dinyatakan ke dalam kebijakan HR, yang mana setiap orang di posisi manajer diwajibkan untuk memiliki sertifikasi Green Belt. Seperti yang dikatakan James, “Jika Anda ingin menjadi manajer di Mowilex, Anda harus bersertifikasi Green Belt!”
“Berhasil tidaknya suatu perubahan akan sangat tergantung seberapa jauh karyawan bersedia mendukung kebutuhan untuk perubahan itu sendiri. Oleh sebab itu, komitmen karyawan sangat dibutuhkan.”
Tertarik mengikuti training Lean Six Sigma Green Belt? Hubungi SSCX International di event@sscx.asia atau Wa.me/6287857630200. SSCX International adalah perusahaan konsultan dan jasa pelatihan Lean Six Sigma terbaik di Indonesia yang telah membantu kemajuan ratusan organisasi di berbagai sektor industri. Sebagai informasi, SSCX akan menyelenggarakan online public training terdekat pada tanggal 22 Juni mendatang, ada spesial promosi 50% untuk Anda yang mendaftar di bulan ini.