Lean menawarkan banyak tool yang dapat digunakan untuk meningkatkan kualitas proses. Kadang ini membuat kita berpikir, “Tool mana yang paling tepat untuk masalah saya? Bagaimana saya dapat menyampaikan kebutuhan akan perubahan kepada tim? Apakah perlu menerapkan event Lean seperti Kaizen, atau dapatkah saya menggunakan cara lain?” Jika demikian, A3 Problem Solving mungkin dapat menjadi solusi alternatif untuk Anda.

Apakah A3 Problem Solving itu?

Secara global, A3 dipahami sebagai salah satu ukuran kertas standar internasional berukuran 11 x 17 inchi. Namun dalam terminologi Lean, A3 dapat berarti:

  1. Sebuah aktifitas continuous improvement
  2. Penulisan laporan yang bebas waste
  3. Sebuah bentuk visual management
  4. Suatu metode komunikasi yang efektif
  5. Dan sebagainya.

Jika Anda berencana untuk menggunakan A3 Problem Solving, inilah langkah-langkahnya:

Langkah-langkah A3 Problem Solving

Langkah 1: Definisikan Masalah dan Kebutuhan (problem statement)

Bagaimana Anda membuat problem statement sangat mempengaruhi hasil akhir usaha perbaikan yang akan Anda lakukan, karena cara struktur pada suatu problem statement akan mengarahkan fokus Anda. Pastikan problem statement dibuat berdasarkan kondisi pada saat ini, dan fokuslah kepada masalah, bukan solusinya. Berikut sedikit panduan:

  • Jabarkan masalah secara deskriptif. Fokus pada masalahnya, bukan solusinya.
  • Jangan menggabungkan dua masalah atau lebih dalam satu statement.
  • Jabarkan informasi berupa latar belakang masalah yang akan membantu memberikan pemahaman akan pentingnya penyelesaian untuk masalah tersebut.

Misalnya: bagaimana masalah ditemukan, mengapa masalah tersebut dapat menghambat pencapaian tujuan organisasi, pihak-pihak yang terlibat, dan akibat dari masalah tersebut.

Contoh problem statement di sebuah pabrik furnitur:

“Gambar Proses perakitan kubikel oleh bagian perancangan seringkali menyebabkan kesalahan penggunaan baut. Masalah dimulai sekitar 6 bulan lalu saat headquarter menerbitkan 4 panduan kerja yang berbeda dan tidak menyertakan foto. Hal ini menimbulkan naiknya kebutuhan penggambaran ulang (rework) sebanyak 25% dan memakan waktu 50% lebih lama untuk menyelesaikan prosesnya.”

Langkah 2: Definisikan kondisi (proses) pada saat ini (current statement)

Sekarang kita telah memiliki problem statement. Kini saatnya turun ke lapangan untuk mengobservasi detail-detail kondisi yang sedang terjadi saat ini. Turunlah ke lapangan dan lakukan gemba. Anda memerlukan pengetahuan yang sifatnya fakta; bukan perkiraan atau pendapat.

Baca juga  Waspada! Bahaya AI Tanpa Pendekatan Problem Solving 

Data yang digunakan untuk menyusun current statement dikumpulkan melalui observasi langsung. Observasi langsung akan memberi Anda pemahaman yang mendalam dan mendetail akan proses yang sedang berlangsung (bukan hanya berupa laporan dari staf Anda). Data yang didapat harus berupa data aktual, bukan perkiraan. Observasi langsung juga akan memberi Anda informasi yang obyektif, tanpa ada faktor emosi atau asumsi. Lakukanlah gemba (turun langsung ke lapangan) untuk mendapatkannya.

Setelah melakukan observasi, Anda harus membuat representasi visual dari keadaan pada saat ini dalam bentuk gambar atau diagram. Tujuan dan manfaat dari membuat diagram dan meng-kuantifikasi masalah adalah:

Menggambar diagram memberikan pemahaman yang lebih mendalam karena memaksa si pembuat untuk mengorganisir pengetahuan dan pengalaman yang didapat dari observasi dalam bentuk yang tersusun rapi.

Diagram dan gambar membuat segalanya lebih mudah untuk dipahami orang lain sehingga komunikasi akan menjadi lebih mudah. Bentuk-bentuk grafis dapat memberikan informasi yang padat kepada audiens dan orang lain akan menyerapnya dengan lebih cepat karena berbentuk gambar-gambar representatif. Dengan cara menggambarkan sistem dalam bentuk diagram, fokus problem solving akan terarah kepada sistem, bukan orang.

Mari kita gunakan contoh kasus dari langkah 1:

“Gambar Proses perakitan kubikel oleh bagian perancangan seringkali menyebabkan kesalahan penggunaan baut. Masalah dimulai sekitar 6 bulan lalu saat headquarter menerbitkan 4 panduan kerja yang berbeda dan tidak menyertakan foto. Hal ini menimbulkan naiknya kebutuhan penggambaran ulang (rework) sebanyak 25% dan memakan waktu 50% lebih lama untuk menyelesaikan prosesnya.”

Ada beberapa software yang tersedia untuk membuat gambar yang bagus, namun Anda tidak harus menggunakannya jika tidak memilikinya. Jika yang Anda punya hanya sticky notes dan pulpen, Anda sudah bisa membuat diagramnya.

Langkah 3: Lakukan Root Cause Analysis (RCA)

Setelah data lengkap terkumpul, saatnya untuk melakukan analisa. Root Cause Analysis (RCA) ini juga bukanlah pekerjaan di belakang meja. Anda harus turun untuk melakukan observasi. Alat bantu yang sering digunakan adalah “5-Whys” atau “Why Why Analysis”. Cara melakukannya adalah mengajukan pertanyaan “mengapa?” sebanyak 5 kali (atau lebih jika diperlukan) atas sebuah permasalahan hingga akar masalahnya dapat terlacak. Setiap pertanyaan “mengapa?” bergantung kepada pertanyaan sebelumnya. Contohnya:

Baca juga  Total Productive Maintenance: Kunci Efisiensi dan Keandalan Produksi

“Gambar Proses perakitan kubikel oleh bagian perancangan seringkali menyebabkan kesalahan penggunaan baut. Masalah dimulai sekitar 6 bulan lalu saat headquarter menerbitkan 4 panduan kerja yang berbeda dan tidak menyertakan foto. Hal ini menimbulkan naiknya kebutuhan penggambaran ulang (rework) sebanyak 25% dan memakan waktu 50% lebih lama untuk menyelesaikan prosesnya.”

Analisa “5-Whys”-nya kira-kira seperti ini:

  • Pertanyaan 1: Mengapa pekerja menggunakan baut yang salah?

Jawaban: Ia kebingungan harus memilih baut yang mana

  • Pertanyaan 2: Mengapa dia bingung?

Jawaban: Dia tidak bisa menemukan jawaban dalam panduan perakitan.

  • Pertanyaan 3: Mengapa dia tidak menemukannya di panduan perakitan?

Jawaban: Dia membaca panduan perakitan hanya selama 5 menit.

  • Pertanyaan 4: Mengapa dia hanya membaca selama 5 menit?

Jawaban: Dia tidak punya waktu untuk membaca keempat panduan perakitan karena deadline.

  • Pertanyaan 5: Mengapa terdapat 4 panduan perakitan?

Jawaban: ??

Dengan menggunakan “5-Whys” kita bisa mendapatkan petunjuk mengenai arah fokus dari aktifitas problem solving. Terburu-buru mengemukakan solusi dapat menyebabkan eksekusi yang kurang tepat, dan kemungkinan hanya akan “mengobati” gejala-gejalanya tapi tidak menyembuhkan “penyakit”nya.

Langkah 4: Tetapkan target ideal yang akan disasar dan penanggulangan masalah yang dilakukan (Countermeasure)

Target yang dinyatakan pada tahap ini bukanlah sesuatu yang akan Anda capai, tapi lebih merupakan kondisi IDEAL yang harus diperjuangkan. Tujuan kita bukan hanya memberikan solusi untuk masalah-masalah, tapi juga melakukan perancangan ulang untuk menghasilkan sesuatu yang lebih baik. Sistem yang buruk akan mematikan orang-orang hebat, dan tugas kita-lah untuk mengubah sistemnya. Countermeasure, di sisi lain, adalah mengenai cara Anda mengubah cara kerja dalam sistem untuk meraih kondisi IDEAL. Toyota sering menyebutnya dengan improvements countermeasures karena:

  • Kita tengah berusaha untuk mengatasi (countering) masalah yang spesifik.
  • Cara inilah yang kita gunakan saat ini hingga nantinya menemukan countermeasure yang lebih baik lagi.
Baca juga  Menjadi Super Organisasi dengan Prinsip YONO dan LEAN

Ketika mengembangkan konsep mengenai Target Condition (kondisi ideal yang ingin dicapai), kebiasaan yang menyebabkan pengerjaan ulang (rework) harus dihilangkan. Gunakanlah bantuah grafik untuk menyatakan kondisi IDEAL (pertimbangkan beberapa keuntungan dari penggunaan grafik dibandingkan dengan penjelasan tekstual). Dengan demikian, awan mendung yang disebabkan oleh permasalahan yang ada akan terusir dari benak Anda, digantikan dengan visi yang menawarkan pemandangan berlangit cerah. Ingatlah, kondisi IDEAL harus bebas dari defect (cacat), bebas waste dan aman untuk semua orang. Penggambaran keadaan setelah pemenuhan target yang muncul dalam current statement mempersembahkan proses yang sangat berbeda dengan waste yang minimum. Inilah keadaan IDEAL dan kita memerlukan countermeasure yang tepat serta rencana implementasinya untuk meraih kondisi ini.

Langkah 5: Buat rencana implementasi (implementation plan)

Setelah target ideal terdefinisi, kini saatnya membuat peta perencanaan yang akan membuka jalan menuju target tersebut. Rencana implementasi ini harus dibuat berdasarkan pengukuran dan pertimbangan yang matang. Selain itu juga harus realistis dan dapat benar-benar dilaksanakan. Rencana implementasi harus berisikan daftar pekerjaan yang harus diselesaikan untuk melakukan countermeasure dan memastikan target tercapai. Rencana tersebut juga harus menjelaskan mengenai tanggung jawab perorangan mengenai tugas tertentu dan waktu pelaksanaannya. Beberapa hal lain seperti biaya juga boleh ditambahkan.

Langkah 6: Tindak lanjut rencana (follow up)

Langkah follow-up mungkin adalah yang terpenting dalam metode A3 Problem Solving, karena pada langkah inilah seorang problem-solver akan memperoleh kepastian apakah pemahaman mereka akan kondisi saat ini cukup mendalam untuk menyusun langkah perbaikan dan menghasilkan perbaikan tersebut. Pada tahap ini semua perencanaan yang telah dibuat mulai dieksekusi, langkah-langkah nyata menuju target mulai terlaksana, dan hasil yang diharapkan dapat tercapai.

Referensi: Lean Healthcare Exchange.