Aplikasi Lean Six Sigma di industri perbankan dan jasa finansial tentunya dilengkapi dengan utilisasi berbagai perkakas di setiap fase DMAIC dari proyek-proyeknya. Salah satu tool atau perkakas yang paling sering digunakan adalah FMEA, atau Failure Mode and Effect Analysis. FMEA adalah tool anti-kesalahan yang digunakan dalam implementasi metode Lean Six Sigma, yang bertugas untuk “meneliti dan memeriksa dengan sangat detail mengenai mengapa dan bagaimana sesuatu dapat menyimpang dari harapan (berpotensi gagal).”

Dalam program berbasis Lean Six Sigma, FMEA dilakukan untuk secara sistematik:

  • Mengidentifikasi potensi kegagalan/kesalahan produk ataupun proses
  • Mencatat efek yang akan timbul jika benar-benar terjadi kegagalan/kesalahan
  • Menemukan sebab-sebab potensial dari kesalahan tersebut dan resiko yang ditimbulkan
  • Membuat daftar dan prioritas tindakan yang dapat dilakukan untuk mengurangi resiko kegagalan/kesalahan.

Control Chart atau Shewhart Chart (atau process behavior chart), adalah sebuah tool yang sering digunakan dalam program Lean Six Sigma untuk menentukan apakah suatu proses sedang dalam keadaan kontrol statistik. Control chart akan memberikan panduan dalam melakukan perbaikan pada proses. Pada area manajemen resiko, Control Chart dapat digunakan sebagai alat untuk memonitor resiko. Berikut adalah penjabaran utilisasi FMEA dan Control Chart di domain manajemen resiko.

Utilisasi Perkakas FMEA untuk Kontrol Resiko

Organisasi perbankan dan finansial selalu berada dibawah tekanan untuk merampingkan biaya operasionalnya, sementara secara bersamaan diharapkan untuk dapat selalu mematuhi regulasi yang semakin ketat di tengah krisis keuangan global. Namun organisasi perbankan dan finansial telah semakin awas dalam praktek-praktek manajemen resiko, seiring maraknya isu-isu skandal penggelapan seperti perdagangan gelap dan penipuan. Organisasi-organisasi tersebut telah memiliki pengetahuan mengenai perkakas yang berguna untuk mengurangi resiko operasional, dan secara bersamaan menghemat biaya, yaitu Lean Six Sigma.

Meminimalisir Resiko Operasional

Resiko operasional mungkin merupakan yang paling signifikan yang dihadapi oleh perusahaan perbankan dan finansial. Dalam dua dekade terakhir, hampir semua kerugian besar yang dialami oleh perusahaan finansial disebabkan oleh kesalahan dalam operasional, seperti yang dialami oleh Enron dan Baring Bank. Karena itulah, resiko-resiko operasional harus diperhatikan dan ditangani dengan benar.

Baca juga  4 Inovasi Pengelolaan dan Pengembangan Sumber Daya Air Berkelanjutan yang Tampil di Ajang WWF

Berdasarkan definisi yang dikeluarkan oleh Basel*) II Committee, resiko operasional adalah resiko kerugian yang diakibatkan oleh kegagalan atau kelemahan proses internal, yaitu sumber daya manusia dan sistem, atau dari kejadian-kejadian eksternal. Yang termasuk dalam resiko operasional adalah:

  • Penipuan internal
  • Penipuan eksternal
  • Pelanggaran praktek kerja karyawan dan keselamatan area kerja
  • Pelanggaran klien, produk, atau protokol bisnis
  • Kerusakan aset fisik
  • Gangguan bisnis dan kegagalan sistem
  • Kegagalan proses eksekusi, pengiriman, dan manajemen.

Tantangan dalam Meminimalisir Resiko Operasional

Setiap jenis variasi yang terjadi di perbankan dan finansial, apakah berupa pengembalian portofolio, hasil transaksi atau kinerja KPI, dianggap sebagai resiko. Selama berjalannya transaksi rutin setiap harinya, perusahaan perbankan dan finansial menghadapi beberapa tantangan dalam mengelola resiko operasionalnya.

Proses-proses finansial pada dasarnya adalah proses yang kompleks. Proses yang demikian seringkali bersentuhan dengan banyak fungsi dan kendala geografis. Karena itulah, proses finansial semacam itu rentan mengalami kesalahan atau kegagalan, dan inilah yang menjadi pertimbangan rumit dari seorang manajer resiko untuk mengidentifikasi beberapa event penting. Memonitor penyebab dari resiko-resiko tersebut juga merupakan pekerjaan seorang manajer resiko, yang tentunya sama sekali tidak mudah.

Lean Six Sigma dan Manajemen Resiko Operasional

Lean Six Sigma merupakan metodologi yang berguna untuk mengurangi variasi dalam proses. Metode ini menawarkan kesempatan yang bagus kepada perusahaan finansial dan perbankan untuk memudahkan pengelolaan resiko dalam operasionalnya. Salah satu perkakas Lean Six Sigma yang sangat berguna untuk membantu pengelolaan resiko operasional adalah FMEA dan Control Chart, yang akan dibahas kemudian.

FMEA Sebagai Perkakas untuk Mengidentifikasi dan Memprioritaskan Resiko

FMEA adalah perkakas yang sangat baik untuk mengelola resiko operasional di perusahaan finansial dan perbankan. Seorang risk manager dapat menggunakan FMEA untuk membuat daftar failure point dalam proses, yang memiliki resiko paling berat. Setelah itu, ia dapat mengatur prioritas daftar tersebut sesuai dengan tingkat resiko dan dampak yang akan ditimbulkan, potensi frekuensi kejadian, dan kemudahan deteksi dari failure events. FMEA juga dapat berfungsi untuk pengembangan perencanaan mitigasi untuk event-event dengan resiko tinggi.

Baca juga  3 Jenis Nilai dalam Analisis Proses Bisnis

Manfaat utama FMEA dalam pengelolaan resiko operasional diantaranya:

  • Membantu menyusun daftar failure points dalam proses
  • Membantu mendefinisikan kriteria yang seragam untuk penetapan prioritas event-event yang mengandung resiko
  • Membantu mengembangan perencanaan mitigasi untuk event-event dengan resiko yang ada dalam prioritas utama.

Lalu bagaimana cara menggunakan FMEA untuk mendapatkan manfaat-manfaat diatas? Simak simulasi utilisasi FMEA untuk operasional ATM sebuah bank berikut ini:

Studi Kasus FMEA pada Operasional Mesin ATM Bank

Berikut adalah perumpamaan utilisasi FMEA pada operasional mesin ATM milik sebuah bank. Dalam studi kasus ini, hanya dua langkah proses yang dipertimbangkan dalam operasional mesin ATM, yaitu otentikasi pin ATM dan Dispenser Uang. Konsep ini dapat dikembangkan dan digunakan dalam sebagian besar proses perbankan.

Langkah Proses

Potensi Failure Mode

Potensi Failure Effect

SEV

Penyebab Potensial

OCC

Proses Kontrol Saat ini

DET

RPN

Rekomendasi Tindakan

Otentikasi pin ATMAkses tertolakMesin menolak penarikan uang. Nasabah sangat tidak puas

8

Kartu ATM hilang atau dicuri

3

Kartu ATM otomatis terblokir ketika proses otentikasi 3 kali gagal.

3

72

 
 Kegagalan otentikasiNasabah merasa kesal.

3

Gangguan jaringan

5

Pasang load balancer untuk menyeimbangkan beban kerja di seluruh jaringan.

5

75

 
Dispenser UangUang tak dapat keluarNasabah tidak puas

7

ATM kehabisan uang

7

Pemberitahuan internal jika uang di mesin ATM menipis

4

196

Tingkatkan jumlah persediaan uang di mesin-mesin ATM dengan traffic tinggi untuk mencegah uang cepat habis.
 Akun terdebet, tapi uang tidak keluarNasabah sangat tidak puas

8

Kegagalan transaksi karena gangguan jaringan

3

Pasang load balancer untuk menyeimbangkan beban kerja di seluruh jaringan.

4

96

 
 Uang keluar lebih daripada jumlah yang seharusnyaBank menderita kerugian

8

Satu bill menumpuk dengan bill lainnya.Bill ditumpuk dalam tumpukan denominasi yang salah

2

 

3

48

 

Dalam operasional mesin ATM pada umumnya, proses otentikasi pin ATM dapat gagal karena dua hal potensial: Unauthorized access dan Authentication failure. Unauthorized access berpotensi menimbulkan kekecewaan nasabah tingkat tinggi, dan Authentication failure dapat menyebabkan kekecewaan nasabah tingkat menengah. Berdasarkan kepelikan/severity (SEV) dari dampak yang ditimbulkan, frekuensi kejadian (OCC), dan kemungkinan deteksi/detectability (DET) dari failure event, seorang risk manager dapat menentukan risk priority number (RPN) dari berbagai failure point.

Baca juga  Ukur Kualitas Improvementmu di OPEXCON, Pendaftaran Sudah Dibuka!

Control Chart sebagai Perkakas untuk Memonitor Resiko

Perusahaan perbankan dan finansial umumnya menggunakan KRI (Key Risk Indicators) untuk menentukan level eksposur dalam resiko operasional yang diderita organisasi dalam waktu tertentu. Contohnya, organisasi finansial dapat menelusuri KRI untuk permintaan nasabah yang selesai diproses pada tanggal cut-off untuk memperkirakan level potensi liabilitas yang timbul dari adanya keluhan nasabah, dan mengelola eksekusi, pengiriman dan proses resiko kegagalan sesuai dengan norma-norma Basel.

Saat ini, pelaporan dan ekskalasi KRI didasarkan pada trigger level yang ditetapkan dari assessment yang dilakukan oleh staf ahli. Selain itu, pemonitoran KRI juga dapat ditunjang dengan plotting data poin KRI dalam sebuah control chart. KRI yang di-plot dalam control chart akan mengungkapkan beberapa pengetahuan tambahan, seperti:

  • Mengindikasikan pola-pola khusus atau kecenderungan yang ditemukan dalam performa proses. Data ini merupakan sinyal peringatan akan datang.
  • Mengindikasikan apakah kontrol yang ada saat ini sudah cukup memadai untuk menjaga stabilitas proses yang sedang berlangsung dan tetap berada dalam level toleransi yang telah ditentukan.

Contoh dibawah ini adalah demonstrasi penggunaan control chart untuk memonitor KRI. Dalam gambar, terlihat angka KRI dari permintaan nasabah yang telah diproses setelah cut-off di-plot dalam control chart dan ia mengangkapkan beberapa fakta:

Sekilas, performa KRI nampak baik, karena KRI tidak pernah melanggar garis batas atas (batas spesifikasi) dari 50 permintaan nasabah yang ditetapkan oleh manajemen. Namun jika ditelaah lebih lanjut, control chart menunjukkan kecenderungan pertambahan jumlah permintaan nasabag pada Week 22 hingga Week 28. Kecenderungan ini merupakan sinyal bahwa KRI ini tak lama lagi akan melampaui garis batas atas, dan penaggulangan yang tepat diperlukan untuk mempertahankan kontrol akan KRI di masa depan.***

*) Basel Committee: The Basel Committee of Banking Supervision (BCBS) adalah komite internasional yang mengatur otoritas banking supervisory yang menetapkan formulasi standar supervisory dan panduan untuk perbankan, dan menyarankan penetapan best practice pada area supervisi perbankan.

Adaptasi dari: Artikel oleh Abhishek Soni, “Exiting the financial quagmire: Using Six Sigma to Reduce Operational Risk in Financial Services”.

Referensi: Anthony Taratino & Deborah Cernaukas, Risk Management in Finance. 2009.