Pernah mendengar istilah DMAIC? Istilah tersebut sebenarnya adalah sebuah singkatan dari Design-Measure-Analyze-Improve-Control, dan merupakan sebuah disiplin dari metodologi Lean Six Sigma. Fase improvement DMAIC merupakan common practice yang menjadi patokan dalam menjalankan proses Lean Six Sigma di suatu organisasi.
DMAIC adalah sebuah siklus improvement yang berbasis kepada data (performance data), yang digunakan untuk meningkatkan, mengoptimasi dan menstabilkan desain dan proses bisnis pada suatu perusahaan. Namun demikian, DMAIC tidak hanya milik Lean Six Sigma dan dapat digunakan sebagai kerangka kerja untuk aplikasi improvement lainnya.
Berikut penjabaran aktifitas yang dilakukan di setiap tahap DMAIC:
Define
Tuliskan segala hal yang diketahui mengenai proses yang akan diperbaiki. Klarifikasi fakta yang ada dan tentukan tujuan dan bentuklah tim yang akan menjalankan proyek. Definisikan setiap hal dibawah ini:
- Problem statement
- Masalah yang dialami pelanggan
- Critical to Quality – faktor-faktro kritikal dari kualitas output proses
- Target dari proses dan proses lain yang terkait
- Target proyek
- Hambatan proyek
- Project charter (kadang project charter dibuat dan disahkan pada fase Define).
Measure
Fase ini adalah mengenai data collection. Tim proyek memutuskan mengenai apa yang harus diukur dan bagaimana cara mengukurnya. Fase ini merupakan salah satu bentuk data collection plan. Biasanya tim memberikan effort yang besar untuk mengetahui kesesuaian dari sistem pengukuran yang digunakan. Data yang baik adalah sangat penting untuk kelancaran proses DMAIC. Pada fase ini dilakukan:
- Pendefinisian critical X (input) dan critical Y (output) dari proses
- Pendefinisian measurement plan
- Pengujian sistem pengukuran (measurement system)
- Pengumpulan data
- Measurement System Analysis (gauge study).
Analyze
Data yang dikumpulkan di fase Measure dianalisa dan diselidiki akar permasalahan yang menjadi penyebabnya di tahap ini. Hal ini dilakukan untuk menemukan penyebab masalah dan penyebab terjadinya defect. Untuk menganalisa data, digunakan tools analisis yang cukup kompleks yang sesuai dengan konsep Lean Six Sigma. Namun penggunaan tools analisis yang lebih simpel juga dapat diterima. Aktifitas yang dilakukan selama fase ini meliputi:
- Identifikasi gap yang terjadi di antara performa yang berjalan saat ini dengan perfoma yang menjadi target proyek
- Mengidentifikasi bagaimana input dari proses (X) mempengaruhi outputnya (Y)
- Membuat daftar dan menyusun prioritas dari potensi perbaikan yang dapat dilakukan
- Mengidentifikasi penyebab terjadinya variasi dalam proses
- Data dianalisa untuk mengetahui lokasi dan distribusi dari data yang terkumpul. Untuk melakukannya biasanya dilakukan histogram dan box plot.
Improve
Mengidentifikasi solusi kreatif untuk memperbaiki dan mencegah masalah dalam proses. Gunakan teknik brainstorming seperti Six Hats atau Random Word. Beberapa proyek dapat menggunakan tools analisa yang lebih kompleks seperti DOE (Design of Experiments). Fokuslah kepada solusi yang memang jelas dan meyakinkan. Aktifitas dalam fase ini yaitu:
- Ciptakan solusi yang inovatif
- Fokuslah pada solusi yang paling simpel dan mudah
- Lakukan uji solusi dengan FMEA
- Buat implementation plan yang mendetail
- Mulai lakukan improvement
- Ishikawa Diagram dapat digunakan di seluruh fase DMAIC.dalam fase Improve, kita dapat menggunakannya untuk melakukan brainstorming dalam menemukan solusi potensial.
Control
Lakukan monitoring terhadap perbaikan yang dibuat untuk memastikan sukses yang berkelanjutan. Buatkan control plan. Lakukan update dokumen. Dokumentasi proses bisnis dan rekaman training sesuai dengan kebutuhan.
Control chart dapat digunakan pada fase Control.
Ada sebuah fase tambahan yang menjadi suplemen untuk fase DMAIC, yaitu fase Replikasi (Replicate). Tahap ini adalah tahap replikasi perbaikan yang telah berhasil dilakukan untuk diimplementasikan dalam proses lainnya. Ini akan mendorong adanya sharing-knowledge antar departemen yang ada di perusahaan untuk memastikan tercapainya operational excellence.