Bisnis adalah tentang menghasilkan laba dengan memanfaatkan kreativitas untuk menambah nilai produk. Langkah pertamanya, kita harus menemukan masalah.
Organisasi yang berkinerja tinggi memiliki praktek terbaik (Lean, misalnya) dan menerapkannya untuk mencapai kinerja yang unggul. Lean pertama kali dikenalkan oleh Toyota, mindsetnya praktik dibangun untuk menemukan masalah, mempelajari upaya penyelesaian, dan memperbaiki proses dengan pengetahuan yang didapat, menerapkannya secara kreatif sesuai konteks dan melakukan sharing horizontal atau “yokoten”.
Lean mendukung orang untuk membangun kerjasama dan rasa percaya satu sama lain untuk memecahkan masalah dan memperbaikinya bersama, dalam istilah Toyota disebut upaya menambah nilai. Tetapi meskipun sistem lean unggul dalam menggali masalah, hal ini hanya akan berfungsi jika orang-orang mencari “berita buruk” terlebih dahulu dan kemudian mencoba hal terbaik untuk menyelesaikannya dengan melibatkan orang-orang lintas fungsional. Hal ini mendefinisikan peran manajemen sebagai pembaca situasi, memutuskan solusi, mendorong inisiatif, dan menghadapi konsekuensi yang tidak terduga, untuk mendukung karyawan menemukan masalah, menghadapinya (terutama ketika mereka terlihat tidak memiliki solusi), dan membentuk solusi antisipasi menyeluruh bagi setiap orang.
Pemikiran ilmiah menyatakan bahwa kita tidak akan pernah tahu segalanya (terutama karena pikiran kita terlalu kecil dan perubahan eksternal lebih cepat daripada perubahan dalam pemahaman kita). Ada solusi tepat untuk masalah, tetapi sebagian besar masih belum diketahui dan akan ditemukan. Namun, dengan menantang diri sendiri, melalui pembelajaran dan pemecahan masalah. Kita dapat lebih memahami gap pengetahuan kita, bekerja kreatif dengan orang lain, dan membangun people’s talent untuk bekerja dengan cara yang lebih baik, baik itu untuk pelanggan, karyawan, dan lingkungan – secara berkelanjutan dan menguntungkan (dengan menghilangkan pemborosan).
Pandangan inilah yang kemudian menantang banyak pemimpin di berbagai industri untuk mengadopsi budaya lean ke dalam organisasi mereka. Karena dalam lean mereka bisa mengabaikan hal-hal yang bersifat kaku seperti “lakukan dengan cara ini” dan berkesempatan untuk memperbaiki dengan “mari kita cari tahu bersama-sama”.
Menuntut Perubahan Birokrasi
Dalam manajemen tradisional birokrasi dibangun menyerupai mesin, pemimpin tahu segalanya dan membuat keputusan penting, sementara staf ahli memikirkan proses untuk mewujudkannya, sedangkan manajer menengah diharapkan mempunyai karyawan yang mampu mendukung. Penghargaan diberikan sebanding dengan target yang mereka capai ketika dimonitor dan usaha yang mereka lakukan untuk menjalankan proses yang telah ditentukan. Sehingga tidak mengherankan, orang-orang yang terlibat hanya fokus dengan politik internal dan mengabaikan masalah teknis. Tentunya ketika masalah datang, mereka telah memiliki penjelasan tepat atau orang-orang yang disalahkan.
Dalam Lean, dikotomi ini menjadi hal yang salah. Pemimpin akan berjuang memecahkan masalah pelanggan dan juga karyawannya. Mereka menantang organisasinya untuk lebih memahami fakta-fakta dari situasi nyata, untuk kemudian menganalisanya secara lebih mendalam, inisiatif yang lebih praktis dan tepat, dan berpikir kreatif tentang realitas setiap mencoba sesuatu yang berbeda.
Motivasi dalam Lean bergantung pada keyakinan, yaitu keyakinan kita akan memperoleh hasil dengan mencari metode yang tepat, keyakinan kita tahu apa yang menjadi standar kita, keyakinan kita dapat mengeksplorasi apa yang tidak kita lakukan sebelumnya (problem solving dan kaizen), keyakinan pada tim dan manajemen (masalah disambut sebagai sumber kemajuan), dan kepercayaan diri sehingga bisa menghadapi tantangan organisasi.
Perubahan Kepemimpinan dalam Transformasi Organisasi
Lean menuntut dua perubahan dari para pemimpin organisasi. Pertama, kesadaran yaitu menyadari bahwa mereka tidak memiliki semua jawaban dan mereka harus menyusun kerangka berdasarkan informasi dan perkembangan baru. Kedua, perhatian dan pemahaman yang lebih besar bahwa orang yang memahami masalah dan bagaimana penanggulangannya adalah mereka yang terlibat langsung.
Para pemimpin dapat mengembangkan kesadaran dan kepedulian mereka kepada setiap orang dengan memberikan pertanyaan tentang tujuan pekerjaan mereka, masalah pelanggan, pemahaman tentang penyebab masalah, upaya penanggulangan yang saat ini dilakukan, dan pembelajaran yang mereka dapat. Ini adalah langkah perkembangan besar untuk mengelola kondisi keberhasilan dengan membangun sistem pembelajaran dan memberikan kesempatan bagi tim leader untuk mengatasi penyebab masalah satu per satu.
Lean tidak revolusioner dalam arti tidak mematahkan sistem lama dan menggantinya dengan yang baru, lebih baik atau lebih berani. Tetapi transformasi lean lebih pada mengubah hubungan seseorang dengan pekerjaan seseorang. Mengembangkan daya tanggap, kesadaran, dan perhatian yang lebih besar pada pekerjaan seseorang yang juga berarti mengembangkan peran seseorang ke dalam organisasi yang lebih luas.
Komitmen organisasi untuk menerapkan lean thinking didorong oleh pemahaman tentang birokrasi yang bisa bekerja dan memberikan hasil yang lebih baik bagi semua orang. Tetapi untuk itu, organisasi perlu manajemen yang mendukung setiap individu di dalamnya, bukan menekan dan membatasi. Inilah sistem pembelajaran lean yang sesungguhnya. Pelajaran utama dalam lean adalah “untuk membuat produk, pertama-tama Anda harus membuat orang”, sehingga penting untuk mendorong keterlibatan semua orang baik dalam pekerjaan atau dengan tim dan perusahaan. Pemimpin perlu membuat orang-orang bangga bekerja di tempat mereka bekerja dan bagaimana mereka bekerja.
Bukan kebanggaan karena “kami selalu melakukannya dengan cara ini”, tetapi tentang bagaimana “kami mencapai hasil dengan bekerja sangat keras untuk memahami apa yang terjadi, dan membuat perubahan satu per satu sampai kami lebih baik menguasai apa yang kami lakukan”.
sumber: planet-lean.com