Setelah mengetahui apa itu program piloting (uji coba) dalam Lean Manufacturing dan mengapa perusahaan perlu melakukan program piloting, kini saatnya membagikan tips, bagaimana program pilot yang anda lakukan bisa berjalan sukses.
Meskipun memang setiap program pilot memiliki masalah dan penyelesain yang berbeda namun, berikut ada beberapa tips yang dikutip dari penelitian yang dikembangkan oleh The National Campaign to Prevent Teen and Unplanned Preganancy untuk memastikan bahwa program pilot anda akan berjalan sukses.
Tips #1. Memiliki Sistem di Tempat untuk Memantau dan Menangkap Informasi seberapa Baik Program Pilot Bekerja
Program piloting (uji coba) adalah salah satu kesempatan untuk mempelajari apa yang mungkin terjadi dan yang tidak sebelum anda menjalankan proyek perbaikan dalam skala yang lebih besar. Sehingga, penting untuk mendapat umpan balik dari penerapan program pilot yang anda kerjakan. Untuk mengetahui umpan balik dari program pilot ini, anda bisa melakukan pelacakan aktivitas dan melihat hasilnya seperti apa, serta mendokumentasikan penyesuaian apa yang akan dan perlu dibuat. Misalnya, untuk mengetahui umpan balik dari program pilot ini, anda melakukan evaluasi dengan meminta kepada semua staf untuk mengisi formulir evaluasi yang telah anda kembangkan. Formulir evaluasi proses ini merupakan salah satu cara untuk mengetahui tanggapan staf terhadap program uji coba kecil yang anda lakukan. Sehingga, dengan memiliki sistem evaluasi yang tepat, anda bisa memantau dan mendapatkan informasi seberapa baik program pilot yang anda kerjakan.
Tips #2. Lakukan Sesuai Rencana, dan Sesuaikan Seperlunya
Saat anda memiliki rencana untuk melakukan program pilot dan menuliskan semua rencana tersebut, biasanya saat mulai penerapan, ada beberapa situasi dan kondisi yang terjadi di luar rencana anda. Untuk itu, anda juga perlu memikirkan cara-cara kreatif untuk mengatasi masalah yang membutuhkan lebih banyak perhatian. Anda tidak harus patuh pada rencana awal anda jika ada hal-hal yang terjadi di luar perkiraan anda sebelumnya. Tapi, jangan terpancing dengan masalah-masalah yang di luar pertimbangan anda. Dalam prakteknya, program uji coba ini memang akan menimbulkan isu-isu yang mungkin akan menggoda anda untuk merombak rencana awal. Program uji coba ini melatih anda menahan diri untuk tidak melakukan prediksi pada temuan awal.
Tips #3. Sebarkan Kabar Baik dan Libatkan Banyak Orang
Meskipun hasil dari program pilot anda tidak bisa menjadi acuan untuk evaluasi proyek perbaikan skala besar namun, program uji coba kecil ini memberikan informasi awal yang akan berdampak positif, seperti kekompakan dari setiap anggota tim proyek. Ceritakan juga program uji coba ini kepada pihak-pihak yang mungkin akan tertarik, seperti penyandang dana dan pembuat kebijakan. Dengan program pilot ini, anda bisa melaporkan peningkatan pengetahuan dan sikap positif dari setiap anggota tim proyek. Selain itu, program pilot juga merupakan kesempatan baik untuk membangun kesadaran dan memperkuat kerjasama yang solid, yang menjadi faktor penting dalam implementasi proyek besar. Informasi yang anda bagikan dari program pilot ini, akan memberikan dampak positif kepada orang-orang di luar proyek bahwa perbaikan dan perubahan bisa dimulai dari perbaikan kecil lebih dulu.***