Proses Lean didefinisikan sebagai salah satu konsep yang memberikan nilai tambah (add value) terhadap suatu produk atau jasa dengan pemanfaatan sumber daya yang terbatas. Penerapan konsep lean, baik di lingkungan pabrik atau manufaktur maupun di lingkungan transaksional (office) sangat membantu organisasi menghilangkan aktivitas yang tidak memiliki nilai tambah atau biasa disebut waste. Selain itu, lean membuat perusahaan fokus memahami arti ‘value’ itu sendiri dari sudut pandang pelanggan.

Selama ini, lean memang sangat populer di dunia manufaktur. Namun di lingkungan transaksional, (office) konsep yang lahir di Jepang ini kurang dikenal dan dipahami. Fakta ini membuat lean kurang diapresiasi sebagai metode yang mampu meningkatkan efisiensi di lingkungan transaksional.

Tantangan di Proses Transaksional

Mereka yang bekerja di lingkungan transaksional mungkin belum semuanya memahami bahwa mereka memiliki proses yang harus diikuti, layaknya proses yang sering di temui di lantai produksi. Bagi orang-orang yang berada di lingkungan transaksional, membangun arus komunikasi yang efektif menjadi sebuah tantangan tersendiri bagi mereka. Karena itulah, dalam proses transformasi menuju lean enterprise, para lean expert seringkali menganggap hambatan komunikasi sebagai sebuah permasalahan yang cukup sulit.

Penting bagi kita untuk mengetahui bahwa antara lingkungan transaksional dan manufaktur memiliki tantangan yang berbeda. Jika kedua proses ini dibandingkan secara rinci, maka proses transaksional lebih banyak memiliki:

  • Alur kerja dan interaksi lintas fungsional yang lebih signifikan.
  • Proses-proses terjadi di  beberapa lokasi geografis dan biasanya terjadi selama jangka waktu tertentu
  • Keputusan di buat berdasarkan proses bukan berdasarkan ketetapan
  • Inventory dan WIP (work in process) tidak begitu transparan atau mudah dilihat, dan kebanyakan dalam bentuk data elektronik.

Sebagai gambaran, dalam sebuah proses manufaktur tradisional, biasanya jika anda berdiri di dalam pabrik, maka anda akan bisa melihat keseluruhan proses produksi dari produk yang sedang dibuat. Baik produk, maupun bagian-bagian dari produk tersebut biasanya di kerjakan penuh di area perakitan dalam waktu beberapa jam. Dengan sistem yang lebih visual, akan lebih mudah melihat masalah atau potensi masalah yang akan mengganggu proses. Oleh karena itu, permasalahan yang ada di lantai pabrik atau proses manufaktur lebih jelas karena lebih mudah terlihat.

Di lingkungan transaksional, masalah lebih sering tersembunyi dantara rangkaian aktivitas transaksional sehari-hari. Karena itulah, lingkungan transaksional sering kali memiliki masalah ini:

  • Banyak kerusakan (defects) yang terjadi di tingkatan proses kerja daripada di tingkat tugas individual.
  • Karyawan yang melakukan proses transaksional seharusnya bisa lebih diberdayakan sehingga pengambilan keputusan pun bisa lebih cepat.
  • Kerusakan (defects) biasanya teridentifikasi saat kerusakan tersebut di lihat oleh pelanggan (baik internal maupun eksternal).

Peran Value Stream Mapping dalam Penerapan Lean

Dalam konsep lean, perusahaan manufaktur yang ingin mulai menerapkan Lean di organisasinya akan selalu membuat peta perencanaan dimana mereka bisa lebih mengelola dan mengidentifikasi proses-proses mana saja yang bisa diperbaiki efisiensinya. Proses awal ini di sebut Value Stream Mapping. Sebuah peta value stream dapat menunjukkan aliran proses dalam urutan yang logis. Proses pemetaan ini juga bisa menunjukkan semua arus komunikasi yang terkait dengan proses yang sedang berlangsung.

Penggunaan peta value stream membuat operator di lantai pabrik atau proses manufaktur, mampu mengenali proses yang sedang berlangsung secara cepat, dan masalah apa saja yang ada ketika mereka menyusun peta value stream.

Let’s Go Lean!

Banyak organisasi mulai menyadari potensi yang bisa mereka dapatkan saat memutuskan untuk menerapkan lean di kantor mereka. Beberapa industri, seperti jasa keuangan, asuransi, kesehatan, dan juga pemerintahan mulai menerapkan konsep lean untuk mendapatkan peningkatan dan perbaikan kinerja yang lebih baik di dalam organisasi mereka.

Dengan fokus pada pemahaman apa yang sebenarnya dibutuhkan pelanggan, memahami seluruh value stream dari awal hingga akhir proses dan melakukan upaya perbaikan terus menerus menjadi dasar bagi lingkungan transaksional untuk mendapatkan berbagai manfaat dari proses berpikir lean (Lean thinking).***RR/RW