Mungkin hal ini terdengar akrab di pikiran anda: anda dan tim menjalankan program problem-solving dalam operasional perusahaan, dan berhasil memperoleh pemecahan untuk masalah yang ada pada waktu itu. Namun tidak beberapa lama sejak program berakhir, tanda-tanda kemunculan masalah yang sama mulai terlihat. Akhirnya masalah benar-benar muncul kembali dan anda beserta tim harus mengulang aktiftas pemecahan masalah yang sama. Lama-kelamaan anda merasa bahwa masalah yang muncul menjadi berlipat ganda.
Jika hal tersebut mulai membuat anda gusar, tidak ada salahnya menyimak artikel berikut ini, karena Jason Piatt, seorang pakar Lean Six Sigma, berbagi mengenai bagaimana mengembangkan resolusi yang sukses dengan hasil yang permanen dan sustainable.
Pemecahan Masalah Parsial
Ketika kita melakukan aktifitas problem-solving, ada banyak kemungkinan yang bisa menyebabkan solusi yang kita terapkan dilakukan hanya secara parsial, sehingga masalah terjadi lagi dan lagi, dengan mutasi yang mungkin bervariasi sehingga kita merasa masalah yang harus diselesaikan begitu banyak.
Dengan menyasar dan memperbaiki isu yang benar-benar mendasar, yang menyebabkan semua masalah tersebut terjadi, kita akan memperoleh 2 keuntungan:
- Dapat menghemat tenaga dan sumber daya yang digunakan untuk menyelesaikan semua masalah di permukaan dengan membereskan akar masalahnya.
- Menciptakan improvement yang sustainable di organisasi.
Untuk meningkatkan kemampuan pemecahan masalah, tim operasional harus diberi pelatihan yang memadai dan didampingi untuk menemukan aksi-aksi korektif yang hasilnya permanen untuk setiap masalah.
Lima Kunci Sukses dalam Problem-Solving
Piatt menjabarkan beberapa kunci yang dapat diperhatikan ketika melakukan aktifitas atau program pengentasan masalah adalah:
1) Fokuslah kepada root cause (akar masalah), bukan simptomnya
Sangat mudah bagi kita untuk ‘terjebak’ dalam aktifitas yang hanya menghilangkan simptom, namun akar masalanya malah tidak tersentuh. Jika anda memiliki masalah pengiriman, tidak cukup hanya dengan berteriak, “Jangan pernah telat mengirim!” kepada staf anda untuk mengentaskan masalah hingga akarnya. Alih-alih hanya melihat masalah yang bertebaran di sekitar anda, sebaiknya tanyalah “Mengapa?” dan gali terus hingga inti yang menyebabkan masalah terjadi itu ditemukan. Akar masalah bisa jadi berupa satu hal, beberapa hal, atau beberapa hal yang berinter-relasi kepada isu-isu lainnya yang ada dalam operasional.
2) Hilangkan semua root cause
Jika kita hanya menghilangkan satu akar masalah dari sebuah problem yang memiliki penyebab ganda, maka jangan harap problem tersebut dapat anda singkirkan. Akar-akar masalah yang lain akan kembali ‘membuat masalah’ dan bahkan memodifikasi masalah menjadi bentuk baru yang dapat diidentifikasi sebagai problem yang berbeda. Dalam aktifitas root cause analysis kita harus mengidentifikasi semua akar masalah dan mengembangkan rencana untuk menghilangkan semuanya untuk memastikan problem tidak akan pernah muncul lg.
3) Jangan keliru antara ‘penahanan’ (containment) dengan resolusi
Setelah masalah dalam operasional teridentifikasi, masalah tersebut harus ‘ditahan’ untuk menghentikan kerugian yang diakibatkannya. Awareness akan meningkat dan mereka yang merasakan kerugian karena adanya masalah tersebut bekerja bersama untuk mengidentifikasi strategi jangka pendek untuk memastikan masalah tidak menyebar, sementara aksi korektif yang permanen dirumuskan dan dikembangkan. Sayangnya, yang banyak terjadi, pemecahan masalah (atau ‘penahanan’ masalah / containment) temporer ini dibiarkan terlalu lama berlangsung, sementara masalah-masalah lain yang muncul menyita perhatian. Jangan biarkan ini terjadi! Segera lakukan problem solving yang permanen dan jangan biarkan penahanan ini terlalu lama berlangsung.
4) Lakukan audit atas hasil problem-solving
Ketika sebuah masalah telah dipastikan “solved” dalam operasional, sangat disarankan untuk melakukan assessment atas resolusi secara periodik untuk memastikan bahwa problem telah benar-benar dientaskan. Analisa post-mortem (yang dilakukan setelah program pemecahan masalah selesai) juga sebaiknya dilakukan untuk mengetahui mengapa segala hal yang berfungsi dengan baik akan mendatangkan efektifitas, dan hal-hal yang salah akan menyebabkan ketidak-efektifan. Kejujuran dan kemampuan untuk fokus kepada proses akan sangat menentukan efektifitas analisa ini.
5) Jangan sampai over-adjusted
Kecenderungan lain yang mungkin terjadi adalah, kita melakukan aktifitas problem-solving, dan karena mengetahui potensi masalah untuk kembali terjadi, kita akan membuat sistem penangkal yang akan mencegeah kemunculan kembali tersebut. Ingatlah bahwa kadang cycle-time yang dibutuhkan untuk menyusun solusi lebih panjang daripada frekuensi kemunculan masalah itu sendiri. Artinya, ketika masalah terselesaikan dan proses termodifikasi, masalah lain akan dapat terjadi (dan lolos dari strategi containment), khususnya jika belum semua root-causes teridentifikasi/dipahami. Dalam kasus ini, sangat penting untuk mengidentifikasi masalah apa yang muncul karena kegagalan ‘penahanan’, dan masalah apa yang muncul karena proses yang baru gagal untuk memenuhi fungsinya. Fokus kepada akar masalah yang menyebabkan kegagalan tersebut sangat dibutuhkan untuk resolusi akhir.
Dengan melakukan aksi problem-solving secara cermat, kita akan dapat secara konsisten meningkatkan profitabilitas dan menciptakan lebih banyak output dengan sumber daya yang lebih sedikit. Sangat penting untuk melakukan aktifitas problem-solving yang efektif, setiap waktu!
Sumber: IndustryWeek; Jason Piatt.