Organisasi akan mendapatkan nilai investasi yang optimal jika berhasil menjadikan lean sebagai perilaku, bukan sekedar tool. Oleh karena itu, diperlukan mekanisme pengukuran untuk mengetahui apakah organisasi tersebut telah membangun budaya lean secara efektif. Nah, untuk membangun sistem manajemen yang dapat mengukur dan meningkatkan budaya lean, kita bisa mengikuti 5 langkah berikut yang disarikan SHIFT Indonesia dari IndustryWeek:
1. Artikulasikan Budaya
Untuk mengevaluasi keberhasilan budaya, Anda perlu berbicara perilaku yang melekat di dalamnya secara efektif. Seringkali orang-orang berniat membangun “budaya Lean”, tetapi tidak spesifik mengatakan seperti apa budaya ini. Alih-alih berfokus pada tujuan, lebih baik menempatkan fokus kita pada perilaku atau tindakan. Misalnya, intoleransi diperlukan untuk menghilangkan pemborosan dan setiap orang harus dipaksa untuk memenuhinya. Pemecahan masalah adalah tool, sementara tindakan yang bernilai selalu mengarah pada sebab-akibat. Ketika menghilangkan pemborosan menjadi tugas, tentu sulit untuk mengukur kemajuan dan tanggungjawab seseorang tanpa ekspektasi yang jelas, untuk itu pastikan bahwa setiap tindakan dapat diamati sehingga Anda dapat mengevaluasinya.
2. Miliki Rencana Perubahan Perilaku
Organisasi memiliki rencana sumber daya, rencana keuangan, dan rencana produksi. Tetapi apakah mereka juga mempunyai rencana bagaimana memimpin perubahan budaya? Jika organisasi menginginkan perubahan budaya, maka mereka perlu menciptakan pengalaman baru di semua hal, mulai dari bagaimana para pemimpin menghabiskan waktu mereka hingga bagaimana mereka bereaksi terhadap masalah. Pengalaman ini akan membangun budaya organisasi Anda.
3. Lakukan Observasi
Pemimpin harus mengamati perilaku karyawannya secara teratur, ini untuk menilai apakah budaya telah berfungsi sesuai ekspektasi. Namun pengamatan individu saja tidak cukup karena hasilnya bisa sangat bias, diperlukan adanya keselarasan antar pemimpin untuk melakukan pengamatan dan mendapatkan kesimpulan sembari mendiskusikan tindakan potensial berikutnya.
4. Lakukan Assessment.
Assessment perlu dilakukan secara terorganisir untuk menilai apakah upaya lean sudah sejalan dengan metrik yang telah ditentukan atau tidak. Kita bisa mengetahui sejauh mana dukungan yang diberikan manajemen dan juga ketimpangan melalui metrik tersebut. Dalam proses ini, kita perlu mengumpulkan data yang cukup untuk menarik kesimpulan yang kredibel dan dapat ditindaklanjuti. Setelah assessment selesai, selanjutnya adalah membuat rencana aksi yang jelas dan mengkomunikasikannya dengan mereka yang terlibat.
5. Manfaatkan Survei
Metode survei yang dirancang dan dilaksanakan dengan benar dapat memberikan data periodik, data ini akan menunjukkan adanya pencapaian atau tidak. Mereka juga dapat memberikan data subjektif yang akan membantu Anda memahami mengapa budaya mengakar atau tidak.