Salah satu tantangan terbesar bagi para praktisi Six Sigma di bidang jasa keuangan adalah mengembangkan kemampuan untuk mengenali aktivitas waste.
Kegiatan ‘overnight pack’ pada sebuah Bank yang akan melakukan proses pembayaran pengiriman uang, misalnya. Dalam kegiatan tersebut, ada banyak aktivitas yang dilakukan, mulai dari naik turun lift, bolak-balik antar departemen, dan lain sebagainya. Saat disadari, setiap mil yang dilewati dalam menjalankan aktivitas-aktivitas tersebut jika diakumulasi, sama seperti ketika anda menempuh suatu perjalanan jauh.
“Saya terpana, menyadari saya bisa bepergian sejauh itu,” kata salah seorang karyawan di suatu bank.
Sebagian besar departemen atau perusahaan yang menyediakan jasa keuangan berada pada posisi yang sama dalam situasi tersebut. Para karyawan di bidang jasa keuangan ini, melakukan kegiatan mondar-mandir, naik dan turun lift, berjalan menyusuri lorong antar departemen, dan hal besarnya adalah, semua aktivitas tersebut barulah separuh dari pekerjaan yang harus mereka lakukan.
Sehingga, untuk membantu para praktisi Six Sigma mengenali aktivitas waste di bidang jasa keuangan, inilah 7 aktvivitas waste yang paling sering dilakukan oleh sebagian besar orang di hampir setiap perusahaan:
Waste No.1: Over-Processing
Menambahkan nilai lebih untuk layanan atau produk diluar apa yang dibayarkan pelanggan – tema dasar dari over processing adalah melakukan pekerjaan lebih banyak dari yang seharusnya agar pelanggan merasa senang. Ada dua elemen yang menyebabkan jasa keuangan melakukan over-processing:
- Tidak tahu apa yang diinginkan pelanggan. Misalnya, mengembalikan amplop atas pembayaran pinjaman dianggap sebagai added value bagi pelanggan, namun justru hal itu termasuk waste bagi pelanggan yang membayar melalui transfer otomatis.
- Redudansi: pertimbangkan juga proses approval dari suatu permohonan pelanggan, jika sebelumnya diperlukan 5 tanda tangan manajer agar mendapat persetujuan, mengapa tidak membuat pedoman baru sehingga proses tersebut lebih cepat dengan hanya memerlukan persetujuan satu orang manajer saja.
Waste No.2: Transportation
Hal ini berhubungan dengan gerakan, material, dan produk atau informasi yang tidak diperlukan – Aktivitas yang memakan banyak waktu dan gerak dinilai sebagai transportasi yang berlebihan. Dan organisasi kelas dunia sudah mulai peduli untuk mengurangi waktu pada aktivitas-aktivitas pekerjaan yang berlebihan tersebut.
Waste transportasi ini lebih mengacu pada gerak saat melakukan pekerjaan. Salah satu cara mengurangi transportasi yang berlebih ini, adalah mengatur ulang tempat kerja agar aliran proses dalam melakukan pekerjaan bisa lebih efektif.
Waste No.3: Motion
Gerakan yang tidak diperlukan – Sementara trasnportasi mengacu pada ‘gerak kerja’, gerak atau motion disini mengacu pada gerakan dari karyawan. Di bidang jasa keuangan, perbedaan dari kedua ‘gerak’ ini memang sulit dilihat. Waste gerak pada karyawan ini, adalah seperti seberapa sering karyawan harus berpindah komputer dari domain atau drivers yang berbeda, atau terlalu banyak menekan tombol untuk menyelesaikan tugas kompeterisasi.
Solusinya, yaitu menata ulang meja kerja, pengadaan furniture yang ergonomis, serta penggunaan perangkat lunak yang bisa melakukan tugas-tugas secara offline sehingga para karyawan tidak menunggu untuk mendapatkan informasi terbaru.