Apa itu Standardized Work?
Standardized Work adalah salah satu improvement tool yang digunakan oleh Toyota, yang sering disalah-artikan sebagai Work Standards. Keduanya memang mengenai cara-cara menjalankan pekerjaan, namun hasilnya akan sangat berbeda. Perbedaannya amat kontras; Standardized Work akan membawa improvement dalam organisasi, sedangkan Work Standards hanya memberikan stagnasi dan mediokritas kepada organisasi.
Sebelum menjawab pertanyaan “Apa itu Standardized Work?”, sebaiknya kita bahas dulu mengenai oposisinya, yaitu “Work Standards”.
Work Standards – Sebuah Jebakan?
Work Standards adalah konsep yang muncul pada dekade 1900-an, ketika praktek-praktek manajemen mulai beralih dari Taylorist kepada Neo-Taylorist. Walaupun Taylor tidak pernah mencetuskan ide bahwa “pekerja adalah individu tanpa pemikiran dan inisiatif, yang harus selalu dikontrol”, namun ia telah memberlakukan kebijakan kontrol manajemen yang paling ekstrim di masa itu. Konsepnya lalu diadopsi oleh banyak orang dan terbentuklah metode Work Standards yang menjadi tool bagi manajemen untuk mengambil kendali penuh atas pekerja dan aktifitas mereka.
Work Standard adalah cara manajemen untuk mengontrol pekerjaan (dan hasil pekerjaan) karyawan. Para ahli mengambil keputusan mengenai bagaimana sebuah pekerjaan harus dilakukan, berapa lama harus diselesaikan, dan bagaimana cara mengatasi masalah. Dengan sistem yang demikian, karyawan diperlakukan bagaikan mesin yang tidak memiliki inisiatif atau pemikiran sendiri. Semua karyawan harus bekerja seperti robot dan melakukan pekerjaan persis seperti apa yang diperintahkan. Kualitas, improvement, produktifitas, downtime, dan sebagainya, bukanlah hal-hal yang harus ada di pikiran mereka.
Sistem Work Standards ini menciptakan standar-standar artifisial yang akan mematikan inisiatif untuk memperbaiki sistem; menciptakan tembok penghalang untuk improvement.
Standardized Work – Improvement Tool
Setelah membahas mengenai Work Standards, kini mari kita bandingkan dengan Standardized Work__anda akan melihat perbedaannya yang kontras. Standardized Work adalah sistem kontrol pekerjaan (work control system) yang dirancang dan diperbaharui oleh mereka yang melakukan pekerjaan tersebut.
Konsep Standard Work mendorong karyawan (sebagai pihak pertama yang) menentukan cara terbaik untuk melakukan pekerjaan, berapa lama waktu yang diperlukan untuk setiap pekerjaan, dan secara konstan mempertimbangkan dan mencoba ide-ide baru untuk terus melakukan improvement dalam pekerjaan tersebut. Setelahnya, mereka akan membuat tulisan atau diagram yang berisi instruksi pekerjaan standar, atau mereka akan berkolaborasi dengan manajer atau engineer untuk menulis (dan membuat diagram) mengenai standar-standar tersebut. Tujuan dari konsep ini adalah mendorong karyawan untuk mencapai hasil yang diinginkan dengan lebih cepat.
Standardized Work dikenal sebagai tool yang selalu digunakan oleh Toyota, walaupun konsepnya sendiri tidak berasal dari perusahaan manufaktur mobil tersebut. Filosofinya berasal dari masa-masa craftmanship, dimana produk-produk dibuat oleh tangan-tangan terampil milik orang-orang yang memang ahli di bidangnya. Mereka inilah yang mengembangkan cara-cara terbaik untuk melakukan pekerjaan (membuat produk atau karya seni), menuliskannya, atau mengajarkannya kepada orang lain hingga lintas generasi, sehingga tercipta cara terbaik untuk membuat suatu produk yang benar-benar berasal dari tangan dan pemikiran sang ahli.
Revolusi industri didorong oleh mereka yang bekerja bersama untuk menemukan cara-cara terbaik untuk melakukan sesuatu. Jika anda perhatikan, banyak pemimpin pada masa itu yang bekerja bersama para karyawannya dalam menemukan cara terbaik untuk terus memperbaiki sistem produksi.
Standardized Work, seperti segala hal mengenai Lean, adalah sebuah perjalanan tanpa akhir; bukan sebuah tujuan. Mungkin metode terbaik yang tercipta hari ini akan jadi usang besok, dan kita dapat terus melakukan perubahan ke arah yang lebih baik jika memanfaatkan ide-ide serta pengetahuan mereka yang memiliki keahlian, untuk terus membuat improvement, beradaptasi, dan terus tumbuh berkembang.