“Doing More, with Less”

Itulah slogan Lean yang sangat terkenal. Dengan segala manfaat yang ditawarkan Lean, tidak heran jika metode perbaikan proses ini banyak diadopsi oleh berbagai perusahaan. Banyak perusahaan telah menyadari manfaat implementasi Lean yang berhasil, khususnya berupa peningkatan proses bisnis, seperti mengurangi cycle time, penghematan biaya, peningkatan kualitas produk dan kepuasan pelanggan.

Awalnya, Lean banyak diterapkan di perusahaan manufaktur dan kemudiang berkembang di industri lainnya, seperti industri kesehatan, jasa, tambang dan energi. Namun ternyata implementasi Lean tidak hanya bersifat lintas industri. Lean juga bisa diimplementasikan di area-area khusus dalam satu wilayah bisnis, seperti area procurement, supply management, yang akan merasakan manfaat sebesar area produksi.

Sayangnya, konsep Lean di procurement masih belum populer dan hanya sedikit dipahami. Seringkali Lean hanya dianggap sebagai metode pemangkasan inventori saja. Padahal, Lean bisa memberi lebih banyak daripada sekedar ruang lebih dalam gudang.

Lean Procurement yang Merampingkan

Lean adalah sebuah metode perampingan proses, baik proses manufaktur, transaksional, atau proses lainnya. Dalam lingkup manufaktur, Lean fokus kepada peningkatan kualitas produksi sehingga pelanggan bisa merasakan nilai tambah dari pembelian suatu produk. Caranya antara lain dengan mengurangi waste (aktifitas tanpa nilai tambah) dalam proses. Karena lahir di industri manufaktur, awalnya Lean dianggap hanya sesuai untuk lingkungan manufaktur saja. Namun seiring berjalannya waktu, Lean mulai diadaptasi di berbagai lingkup pekerjaan dan industri, salah satunya adalah procurement.

Lalu apa itu Lean Procurement? Seperti yang dituturkan Sherry Gordon dalam wawancara dengan strategicsourcing.com, Lean Procurement adalah metode yang berguna untuk meningkatkan efisiensi dan melakukan perampingan dalam proses pembelian dan manajemen pasokan, dengan tujuan meningkatkan kinerja, meminimalkan transaksi pembelian yang dilakukan perusahaan, menghilangkan aktifitas tanpa nilai tambah (waste), memangkas biaya, dan melakukan kerjasama dengan pemasok dengan cara terbaik. Hasil Lean Procurement akan dirasakan baik oleh pelanggan internal maupun eksternal.

Mengapa Fungsi Procurement Perlu Dirampingkan?

Dalam kondisi pasar yang tidak menentu dan terus berubah seperti sekarang ini, hampir dipastikan tidak ada perkiraan yang selalu tepat sasaran. Akibatnya, terdapat aktivitas yang dianggap tidak memberikan nilai tambah pada perusahaan alias pemborosan.

Procurement yang masih termasuk dalam lingkup manajemen supply chain diharapkan mampu menyediakan kebutuhan seperti bahan mentah dan part yang selalu ada setiap kali dibutuhkan. Karena fluktuasi pasar yang sulit diprediksi, aktifitas pembelian bahan baku dan part jadi sulit dijaga keteraturannya. Seringkali bagian Procurement malah membeli barang berlebih yang pada akhirnya menumpuk di gudang. Hal ini jelas merupakan pemborosan. Selain itu, ada juga resiko Procurement tidak mampu menyediakan pasokan bahan baku setiap saat dibutuhkan. Terlebih jika para pemasoknya bermasalah, dan mencari pemasok lain akan menimbulkan masalah baru dalam proses pembelian. Seperti itulah tantangan nyata yang dihadapi perusahaan di dalam proses pembelian bahan baku.

Dengan mengembangkan penerapan lean ke dalam fungsi procurement, maka inilah 3 indikator manfaat yang dapat dicapai oleh perusahaan :

  • Mengurangi biaya pembelian bahan baku
  • Meningkatkan kinerja pemasok agar dapat mengirimkan pasokan bahan baku tepat waktu
  • Dapat memastikan peningkatan kualitas bahan baku dari waktu ke waktu

Bagaimana Mengembangkan Konsep Lean dalam Fungsi Procurement

Sebelum memulai implementasi Lean pada fungsi procurement, perusahaan harus bisa mengindikasi terlebih dulu, waste apa saja yang terjadi di dalam fungsi procurement. Menurut Gordon, untuk mengurangi atau bahkan menghilangkan semua waste (produksi, waktu, proses, peralatan, aktivitas, transporting, material, dan tugas kerja yang tidak memiliki nilai tambah), diperlukan komitmen yang kuat dan upaya yang berkelanjutan dalam jangka panjang dari perusahaan. Namun, Gordon memberikan bocoran berupa 9 hal yang bisa dilakukan perusahaan demi kuseksesan dari penerapan konsep lean ke dalam fungsi procurement:

  1. Fokus untuk jangka waktu yang panjang
  2. Kualitas kepemimpinan yang baik
  3. Peran consultant atau pihak yang mampu membantu perusahaan menerapkan konsep lean
  4. Memberikan pendidikan dan pelatihan untuk semua karyawan
  5. Dengan giat terus menumbuhkan semangat pada karyawan untuk melakukan perubahan yang lebih baik
  6. Fokus untuk mencapai tujuan awal perusahaan
  7. Libatkan seluruh pihak stakeholders
  8. Progress yang jelas, terukur dan terarah

Selain itu, Gordon menegaskan bahwa keterlibatan dari seluruh pihak-lah yang menjadi faktor penting sekaligus tantangan bagi perusahaan. Karena Gordon menilai, biasanya saat perusahaan mulai menerapkan konsep lean, mereka hanya terfokus pada alat perbaikannya saja, tanpa melihat pentingnya peran dari seluruh orang yang ada di dalam perusahaan. Karena menurut Gordon, keberhasilan continuous improvement itu jika dapat dilakukan bersama-sama oleh seluruh orang di dalam perusahaan.***RR/RW