Dapatkah kita mempertahankan hasil Kaizen di perusahaan? Mungkin itulah pertanyaan paling umum yang terngiang dalam benak kita ketika menapaki perjalanan Lean di organisasi.  Kita telah bekerja keras untuk menemukan peluang perbaikan dan mencari cara mengurangi waste dalam proses, dan telah mendapatkan hasil menggembirakan dari waktu ke waktu. Namun, bagaimanakah kita dapat mempertahankan hasil Kaizen tersebut selama mungkin? Terdapat beberapa faktor yang akan mempengaruhi sustainability dari hasil Kaizen kita, namun kali ini marilah meletakkan fokus kepada satu hal yang paling penting saja.

Mike Wroblewski, seorang Lean expert dari Batesville Casket Company, berbagi pengalaman mengenai satu hal penting yang sangat mempengaruhi sustainability dari hasil Kaizen event: kualitas follow-up yang mengikuti Kaizen event itu sendiri.

Menurut Wroblewski, dalam Kaizen event, tidak dipungkiri kita telah melakukan pekerjaan yang luar biasa. Kita berupaya keras mengidentifikasi akar masalah, selama berminggu-minggu mencari dan mengimplementasikan solusi, dan mengakhirinya dengan hasil yang bisa jadi menakjubkan. Setelahnya, kita dan tim menyusun laporan yang menggambarkan kondisi sebelum Kaizen event dan sesudahnya, diikuti dengan daftar “pekerjaan rumah” untuk 30 hari ke depan, mungkin juga dengan beberapa penemuan dan pelajaran yang didapatkan selama event, dan daftar potensi Kaizen event selanjutnya di titik-titik lain. Kita dan tim saling memberi selamat dan melakukan selebrasi.

Nah, di saat inilah, saat dimana proses erosi dimulai. Seringkali kita mengira bahwa tugas telah selesai; diakhiri dengan laporan dan selebrasi, lalu move on kepada area kerja yang lain. Kita telah mengurangi banyak waste, jadi tidak ada masalah bukan?

Tapi cobalah datangi area yang telah diterpa “badai Kaizen” selama seminggu terakhir, dan tanyakan apakah semuanya beres. Mungkin anda akan terkejut jika mendapatkan jawaban “Belum!” dari mereka. Mereka akan meminta banyak rincian pekerjaan, dan inilah yang penting. Jika kita tidak memastikan bahwa rincian-rincian pekerjaan ini dilakukan dengan baik, maka erosi akan terus terjadi dan hasil yang anda dapat dengan susah payah akan hilang.

Baca juga  Tips Menjadi Lebih Baik dan Excellent dalam Bisnis

Usaha follow-up yang kita lakukan harus sebesar usaha Kaizen event. Aktifitas follow-up akan membutuhkan sumber daya khusus setiap hati untuk menyelesaikan isu-isu terbuka dari aktifitas Kaizen yang telah rampung. Bersiaplah untuk bekerja lebih keras dibandingkan ketika menjalankan event itu sendiri!

Jangan menunggu hingga minggu terakhir sebelum masa 30 hari follow-up selesai untuk mengerjakan segala sesuatunya. Hal ini akan menyebabkan pekerjaan dilakukan setengah-setengah dan hasilnya juga tidak maksimal. Manfaatkanlah waktu 30 hari sebaik-baiknya untuk mendapatkan kualitas hasil terbaik dan ringankanlah beban anda.

Agar Hasil Kaizen Event Bertahan Lama

Simak 8 tips untuk meningkatkan kualitas follow-up Kaizen anda:

1) Lakukan proses Kaizen follow-up

Percaya atau tidak, beberapa perusahaan tidak memiliki kebijakan follow-up sama sekali. Padahal, follow-up sangat penting dilakukan untuk mempertahankan hasil improvement. Buatlah proses follow-up yang sesuai dengan kondisi perusahaan dan jalankan.

2) Jadwalkan rapat formal pada hari ke-30 setelah Kaizen event rampung

Jadwalkan rapat follow-up 30 hari setelah Kaizen event selesai dan patuhilah jadwal ini.

3) Tambahkan kolom “hasil dalam 30 hari” kedalam tabel laporan “Kaizen Results Achieved”

Tabel laporan Kaizen yang tipikal memiliki kolom yang menerangkan “improvement measurement” (misalnya, produktifitas, work-in-process inventory, floor space, dan sebagainya). Kolom ini diletakkan sebelum kolom “before Kaizen”, “Kaizen goal”, “actual achievement”, dan “percent improvement”. Tambahkanlah kolom “30 hari follow-up” untuk mencatat hasil improvement yang terjadi setelah 30 hari sejak Kaizen event selesai.

4) Tunjuk satu orang yang bertanggung jawab untuk melakukan follow-up Kaizen

Tunjuk satu orang yang bertanggung jawab dalam follow-up; Kaizen team leader, sub-leader, atau process owner. Namun jangan bergantung pada satu departemen atau individu saja untuk melakukan pekerjaan dan menyelesaikannya. Satu orang leader harus bertanggung jawab untuk keseluruhan proses follow-up.

Baca juga  4 Inovasi Pengelolaan dan Pengembangan Sumber Daya Air Berkelanjutan yang Tampil di Ajang WWF

5) Buy-in masih berperan penting

Kita mungkin telah berhasil melakukan buy-in kepada orang-orang yang terlibat dalam proses, untuk melakukan perubahan selama Kaizen event. Namun, ketika event telah selesai dan pekerjaan kembali normal, akan mudah bagi mereka untuk menyerah dan melempem. Lakukan usaha-usaha untuk menghilangkan frustrasi mereka dan tetap lakukan buy-in.

6) Hadirlah dalam gemba

Kaizen event berjalan dengan cepat dan penuh semangat. Salah satu hal yang memastikan keberhasilannya adalah gemba (turun ke lapangan) yang dilakukan tim secara rutin untuk melihat kondisi faktual di lapangan. Namun apa yang terjadi seminggu setelah Kaizen selesai? Setiap orang seakan melupakan anda dan kembali kepada pekerjaannya masing-masing, meninggalkan anda sendirian untuk melanjutkan pekerjaan. Tunjukkan kepada anggota tim bahwa anda masih ada untuk membantu mereka setelah Kaizen selesai dengan cara tetap melakukan gemba.

7) Tambahkan 30 hari ekstra

Kadang kala waktu 30 hari follow-up tidak memberikan hasil yang cukup maksimal dalam mempertahankan kondisi yang telah improved. Tidak masalah jika anda membutuhkan tambahan 30 atau bahkan 60 hari lagi untuk aktifitas follow-up dan meeting.

8) Kaizen-kan Kaizen anda

Renungkan setiap tahapan dan elemen dalam proses Kaizen event. Perbaikan seperti apa yang dapat anda lakukan untuk memperbaiki proses Kaizen? Kumpulkan ide dari anggota tim dan rekan kerja di area Kaizen.

Dengan meletakkan fokus kepada proses follow-up Kaizen, kita menciptakan kesempatan yang besar untuk mempertahankan hasil Kaizen event selama mungkin. Walaupun ini membutuhkan usaha tambahan setelah Kaizen selesai.