Banyak perusahan, besar atau kecil, menerapkan 5S diperusahaan mereka selama bertahun-tahun. Tapi mengapa banyak diantaranya yang tidak sukses? Banyak sekali faktor penyebabnya.  Berikut  beberapa penyebab kegagalan program 5S:

Pengetahuan Mengenai 5S

Beberapa perusahaan nasional terutama, merekrut karyawan baru untuk menangani masalah 5S. Berbekal pengalaman dari perusahaan sebelumnya, karyawan baru tersebut langsung menerapkan 5S dan melakukan audit 5S setiap hari. Lho apakah itu salah ? Tidak, hanya saja sebelumnya harus dipastikan dulu apakah semua karyawan, dari level top management sampai entry level sudah mengetahui apa itu 5S ? Apakah mereka pernah diberi pelatihan atau informasi mengenai 5S? Jika sudah, bolehlah langsung melakukan audit. Tapi jika belum, hal pertama yang yang harus dilakukan adalah, lakukan dulu edukasi kepada semua karyawan.

Mengapa semua karyawan harus di edukasi? Tujuannya adalah untuk menyamakan pemahaman dan cara pandang mereka tentang 5S. 5S tidak akan berjalan dengan sukses jika hanya dilakukan oleh segelintir orang saja. Kesuksesan menerapkan 5S akan didapat jika semua karyawan dalam perusahaan terlibat dan bergerak untuk melakukan 5S dalam aktifitas sehari-hari.

Komitmen dari Manajemen Atas

Jika melihat kecenderungan pola kerja di perusahaan di Indonesia, implementasi suatu metode baru harus dibarengi dengan adanya panutan (role model) yang akan memberikan gambaran mengenai detil-detil implementasi. Dalam skala kecil, bisa dibayangkan apa jadinya jika dalam perusahaan tidak ada yang bisa dijadikan panutan dalam mengimplementasikan 5S? Sudah pasti 5S tidak akan berjalan sesuai harapan. Banyak karyawan yang akan bilang “ ah…bosnya aja seperti itu kok”. Artinya, manajemen atas, para direksi, manajer, dan supervisor harus bisa memberikan contoh dan bertindak sebagai lokomotif untuk menarik karyawan dalam melakukan implementasi 5S. Dengan demikian, akan muncul rasa sungkan dalam pikiran karyawan jika tidak melakukan hal yang sama dengan atasannya.

Baca juga  Tidak perlu bingung, ini beda value add dengan value enabler

Beberapa perusahaan membuat jadwal gemba (peninjauan lapangan secara langsung) oleh manajemen atas setiap minggunya. Kegiatan ini dilakukan untuk melihat progres pelaksanaan 5S di area masing-masing. Umumnya, manajemen atas  terlalu sibuk dengan kegiatannya sehingga melupakan pentingnya peninjauan area pelaksanaan 5S yang telah ditentukan. Sekali dua kali mungkin tidak masalah, tapi jika manajemen sering melupakan gemba, akibatnya bisa fatal.

Manajemen atas yang seharusnya meninjau pelaksanaan 5S kemudian memberikan masukan serta dorongan kepada para karyawan, tidak melakukan kewajibannya. Sehingga akibatnya karyawan akan kehilangan semangat dalam pelaksanaan 5S karena merasa kurang diperhatikan oleh manajemen. Setelahnya, mereka akan bermalas-malasan dan sedikit lambat dalam pelaksanaan 5S. Kemudian apa yang terjadi ? Silahkan dibayangkan sendiri J.

Rangkap Jabatan? Big No!

Dalam implementasi 5S, diperlukan organisasi yang solid. Pada umumnya, struktur organisasi 5S terdiri dari champion, kemudian ketua komite 5S, sekretaris, seksi audit, seksi promosi, seksi TPS, seksi training dan seksi sarana prasarana. Dibeberapa perusahaan, dengan alasan keterbatasan sumber daya manusia beberapa seksi dipegang oleh satu orang sekaligus. Apa yang terjadi? Beberapa tugas untuk 5S terbengkalai. Belum lagi ditambah dengan kerjaan sehari-hari. Kegiatan untuk 5S terabaikan.

Perhatikan contoh kasus ini: pimpinan perusahaan bertindak sebagai ketua komite dengan harapan dia bisa memastikan bahwa 5S berjalan diperusahaannya (harapan yang sangat wajar). Kemudian dia juga bertindak sebagai seksi TPS. Karena dia ingin memastikan bahwa barang-barang yang ada di TPS betul-betul barang-barang yang sudah tidak terpakai, selain itu dia ingin barang-barang yang ada di TPS jika dijual bisa laku mahal. Kemudian dia juga bertindak sebagai seksi sarana dan prasarana. Kenapa? karena biasanya seksi ini berhubungan dengan uang. Dia ingin memastikan bahwa pengeluaran untuk kegiatan 5S bisa terkontrol dengan baik. Namun karena dia adalah pimpinan perusahaan, dia banyak menghabiskan waktu diluar kantor. Meeting dengan klien, mencoba peluang bisnis baru dan hal lainnya. Akibatnya apa? sebagai ketua komite, dia jarang melakukan meeting koordinasi dengan team 5S. Sebagai seksi TPS, dia tidak meninjaklanjuti barang-barang yang ada di TPS. Sehingga barang di TPS menumpuk dan menjadi berdebu. Sebagai seksi sarana prasarana, ketika team 5S membutuhkan alat-alat penunjang kegiatan 5S tidak dapat terpenuhi dengan segera. Akibatnya team bermalas-malasan karena merasa kebutuhan penunjangnya tidak terpenuhi. Hingga akhirnya, pelaksanaan program 5S jadi melempem.

Baca juga  Efisiensi vs. Efektivitas: Prioritas Manakah yang Lebih Utama?

Itulah beberapa penyebab program 5S tidak berjalan sesuai dengan harapan dan divonis menjadi “proyek yang gagal”. Semoga kita bisa menjadikan hal-hal diatas sebagai pembelajaran dalam implementasi 5S di perusahaan dan area kerja kita.***