Mengenal Filosofi Produktivitas Kaizen

Kebanyakan metode produktivitas memberikan Anda tools untuk menangani proyek-proyek tertentu atau daftar to-do dalam cara yang lebih terstruktur. Kaizen, yang jika diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia berarti “perubahan yang lebih baik”, adalah sebuah filosofi asal Jepang yang akan membantu Anda mengatur apapun yang Anda lakukan. Atau singkatnya, perbaikan terus-menerus. Dan sebuah pola pikir yang  bisa diterapkan di mana saja dan dalam jenis pekerjaan apapun.

Namun, Kaizen bukanlah sebuah sistem yang Anda gunakan untuk mengatur to-do list dari pekerjaan Anda, melainkan sebuah cara berpikir dan mengatur apapun, mulai dari cara Anda melakukan pekerjaan hinga cara Anda bekerja bersama dengan tim.

Apa Itu Kaizen?

Walaupun diterjemahkan sebagai “perubahan yang lebih baik” Kaizen harus diterapkan secara konsisten atau secara kontinu. Awalnya, Kaizen pertama kali diterapkan di beberapa bisnis Jepang, pasalnya tidak lama pasca perang dunia II, orang Jepang menemukan bahwa melakukan hal yang sama seperti yang selalu mereka lakukan adalah ide yang buruk. Padahal ada pilihan yang lebih baik yang bisa membuat mereka lebih kompetitif.

Selain itu, terinspirasi dari pesaing Barat, Kaizen telah menjadi sebuah metode yang identik dengan upaya perusahaan untuk memperbaiki prkatek bisnis dan metode manufaktur yang akan meningkatkan kualitas produk dan melibatkan semua orang di dalam organisasi.

6 langkah yang membangun cara berpikir perbaikan terus-menerus:

1. Standardized: Sebuah proses penyelarasan untuk kegiatan tertentu yang berulang dan terorganisir.
2. Measure: Periksa apakah proses ini menggunakan data kuantitatif, seperti waktu untuk menyelesaikan ataupun waktu yang dihabiskan
3. Compare: Bandingkan pengukuran terhadap kebutuhan Anda. Apakah proses ini menghemat waktu? Apakah justru itu memakan banyak waktu? Dan apakah memang itu dapat mencapai hasil yang diinginkan?
4. Innovate: Mencari cara-cara baru yang lebih baik untuk melakukan pekerjaan yang sama atau mencapai hasil yang sama. Cara yang lebih efisien untuk tujuan yang sama yang dapat meningkatkan produktivitas
5. Standardize: Buat berulang, mendefinisikan proses baru dan kegiatan baru yang lebih efisien.
6. Repeat: Kembali pada langkah pertama dan mulai lakukan lagi

Cara ini mungkin terlihat melelahkan, tapi setelah cara ini telah menjadi bagian dari cara berpikir Anda atau tim dalam melakukan pekerjaan, hal tersebut akan menjadi sebuah budaya di dalam organisasi.

Satu hal yang perlu di catat adalah, metode Kaizen tidak akan merubah sebuah hal menjadi lebih baik jika tidak ada yang melakukannya. Jadi, tools dan konsep terbaik dari produktivitas adalah orang-orang yang menggunakannya.

Kaizen in Action: Toyota Production System

Banyak yang mengaitkan Kaizen dengan Toyota Production System. Di mana Toyota menggunakan Kaizen sebagai salah satu prinsip bisnis yang utama. Toyota sangat dikenal dengan komitmennya akan perbaikan terus-menerus. Salah satu cerita yang paling terkenal, yaitu setiap pekerja di jalur perakitan Toyota bisa menghentikan pekerjaannya setiap saat untuk mengatasi masalah dalam produksi, memperbaiki kesalahan, atau memberikan saran ke manajemen cara yang lebih baik untuk melakukan hal-hal yang bisa mengurangi waste dan meningkatkan efisiensi.

Ada satu cerita di mana, saat itu Kaizen mulai dikenal luas:

Saat itu, eksekutif auto Amerika mengunjungi pabrik Toyota untuk mengetahui bagaimana rekan-rekan mereka di Jepang mampu menghasilkan begitu banyak kendaraan dengan sedikit waste dan sedikit kesalahan. Sebaliknya, pabrik mereka sendiri dengan jumlah produksi yang tinggi harus menanggung resiko dengan tingkat kesalahan yang juga tinggi di dalam proses perakitannya.

Saat itu terjadi satu kesalahan di suatu tempat di sepanjang jalur perakitan seperti pintu yang rusak, roda kemudi yang tidak sejajar, atau baut yang salah tempat, dan kemudian kendaraan harus dibongkar dan dipasang kembali untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan tersebut. Tentu kesalahan ini akan banyak memakan biaya jika dibandingkan kesalahan dapat dicegah dari awal.

Kemudian para eksekutif turun ke lantai produksi untuk melihat sendiri bagaimana Toyota melakukan prosesnya, dan tercengang dibuatnya. Para eksekutif tak menyangka para pekerja di assembly line memiliki kemampuan untuk menghentikan jalur tanpa persetujuan supervisor. Terlebih memiliki sesuatu yang berharga untuk disampaikan kepada manajemen terkait prosedur yang bersangkutan.

Dengan slogan yang saat itu selalu didengungkan, “no matter what, don’t stop the line”, para eksekutif kemudian memiliki ide untuk memberikan penghargaan kepada para karyawan yang berinisaitif untuk melakukan perbaikan meskipun perbaikan tersebut bukan pekerjaan utama mereka. Dan sejak saat itu, para eksekutif Toyota mulai menghargai orang-orang yang mencari cara lebih baik untuk bekerja sama, atau untuk menyelesaikan pekerjaan yang dilakukan, dan mereka dihargai untuk kualitas kerja, bukan hanya jumlah pekerjaan yang banyak.

Dari sini, tujuan dari penerapan Kaizen adalah untuk melakukan pekerjaan yang lebih baik, bukan pekerjaan yang lebih banyak, bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras. Sehingga sangat penting menyediakan waktu untuk mencari perbaikan dan optimasi. Tentu saja ini bukan demi perubahan, tetapi untuk membuat pekerjaan dan hidup Anda lebih baik.

Bagaimana Kaizen Bekerja untuk Anda?

Kaizen sangat mudah untuk diterapkan. Sejak Kaizen menjadi sebuah filosofi, untuk bisa menerapkan Kaizen, tidak ada tools yang harus Anda beli ataupun aplikasi yang harus Anda download. Sebaliknya, membuat Kaizen bekerja untuk Anda yaitu dengan menanamkan pola pikir Kaizen di dalam diri Anda sendiri.

Berikut tipsnya:

Pertama, selalu mencari cara yang lebih baik untuk melakukan pekerjaan Anda sendiri. Jika Anda terlalu sibuk, cobalah untuk mulai menyisihkan waktu yang teratur untuk mengatur ritme pekerjaan dan prioritas Anda.***