Banyak perusahaan mendorong Operational Excellence ke dalam operasional industrinya. Namun saat ditanya apa definisinya kebanyakan menjawab “tentang kualitas proses,” “membuat bagian sempurna setiap saat,” atau “menerapkan alat Lean di mana saja untuk menghilangkan limbah”. Padahal, ini bukan konsep yang mudah untuk diukur, dan sangat sulit untuk dijelaskan secara sederhana agar mereka tahu apa yang harus dilakukan untuk menciptakan dan mempertahankannya.
Jadi, kemana perjalanan Lean akan membawa Anda? Lean adalah komponen besar dari Operational Excellence. Lean didasarkan pada penghapusan limbah, dan cara terbaik untuk menghilangkan limbah adalah dengan menciptakan aliran yang efisien. Arus dibuat dengan menggunakan teknik one piece flow. Aliran dilanjutkan pada tingkatan aliran dengan menghubungkan proses dengan sistem FIFO (First In First Out).
Jadi definisi Operational Excellence sesungguhnya adalah ketika setiap karyawan dapat melihat langsung proses kepada pelanggan, dan memperbaiki arus itu saat rusak. Artinya ini berarti setiap karyawan mengetahui bahwa produk bergerak dari proses A ke proses B dalam jumlah tertentu, pada waktu tertentu, ke lokasi tertentu.
Selain itu, bila ada yang tidak beres, mereka tahu apa yang harus dilakukan untuk memperbaikinya, tanpa melihat atasan mereka, melapor ke manajemen, atau mengadakan pertemuan. Hal ini juga terjadi di kantor, di mana karyawan dapat melihat aliran pesanan pelanggan melalui beberapa proses bisnis dan memperbaiki arus ketika rusak dengan cara yang sama. Karyawan menciptakan dan mempertahankan arus tetap seimbang, sementara manajemen berfokus untuk mengembangkan bisnis.
Melihat Aliran Nilai
Bagaimana jika ada yang bisa berjalan ke area manapun di lantai produksi dan menggambarkan secara visual berapa banyak proses yang dilakukan dari pelanggan? Dari proses apa pun, mereka akan tahu berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan pengiriman dari titik itu. Jika dibuat cukup sederhana sehingga pengunjung bisa melihat alirannya, maka setiap operator dapat melihat dengan tepat di mana mereka berada dalam value stream, dan bagaimana arusnya bekerja. Yang tersisa hanyalah menciptakannya sedemikian rupa sehingga setiap karyawan bisa melihatnya.
Masukkan sistem visual. Mitosnya adalah sistem visual mengatur pabrik dan membuatnya terlihat bagus dan rapi. Semuanya diberi label dan semua orang tahu dimana semuanya berada. Inilah saatnya untuk memutuskan mitos itu. Sistem visual harus dirancang agar semua orang dapat melihat arus, bahkan pengunjung. Mereka harus mengizinkan setiap orang untuk memiliki kemampuan untuk menjawab pertanyaan, “Apakah kita tepat waktu untuk permintaan pelanggan?” Dan “Apakah segalanya mengalir seperti seharusnya?” Cara mudah untuk melakukannya dapat berupa kode warna jalur FIFO, zona berwarna di supermarket dan area overproduksi yang diidentifikasi menunjukkan adanya masalah.
Memperbaiki Aliran
Tidak dapat dipungkiri arus aliran nilai akan gagal; oleh karena itu, yang penting adalah bagaimana masalah ditangani saat hal itu terjadi. Pekerjaan standar adalah solusi yang mendorong Operational Excellence. Jadi pertanyaannya kemudian menjadi, “Apa pekerjaan standar saat arus rusak?” karyawan sudah dapat langsung memperbaikinya, tanpa memanggil atasan.
Kuncinya adalah menjaga agar pengambilan keputusan seminimal mungkin, dan itu bisa diilustrasikan dalam contoh sederhana. Dua proses dihubungkan dengan jalur FIFO yang terbagi menjadi tiga zona hijau, kuning, dan merah. Jika bagiannya dicadangkan menjadi hijau, semuanya normal. Jika bagian dicadangkan ke kuning (hati-hati), ada yang tidak beres. Proses mengkonsumsi mungkin memiliki pekerjaan standar yang menyuruh mereka memutar jeda untuk mengejar ketinggalan (tanpa meminta seorang supervisor). Jika bagiannya dicadangkan ke bagian merah, operator akan pergi ke telepon dan menelepon ke shift kedua lebih awal, lagi, tanpa meminta seorang supervisor. Metode lain termasuk metode eskalasi agar manajemen tahu bahwa arus mogok dan perbaikan sedang dalam proses.
Operational Excellence adalah ketika setiap karyawan dapat melihat aliran nilai kepada pelanggan, dan memperbaiki arus itu saat rusak. Sementara Lean menyediakan peta jalan untuk sampai ke sana. Terbayang, kan?