PMO atau Project Management Office adalah sebuah divisi atau departemen dalam organisasi yang menentukan dan menjaga standar dalam manajemen proyek dalam organisasi tersebut. Tujuan utama dibentuknya PMO adalah untuk mendapatkan keuntungan maksimal dengan menstandardisasikan dan mendisiplinkan proyek menurut peraturan, proses dan metode tertentu.
Beberapa perusahaan yang mengimplementasikan metode bisnis tertentu, yang rutin menjalankan proyek berbasis metode-metode tersebut, memiliki PMO di internalnya. Dari waktu ke waktu, PMO tersebut akan menjadi sumber bimbingan, dokumentasi dan matriks yang berkaitan dengan praktek-praktek yang terlibat dalam pengelolaan dan implementasi proyek dalam organisasi.
PMO juga mungkin terlibat dalam tugas-tugas terkait proyek dan menindaklanjuti aktivitas dalam proyek hingga selesai. PMO memberikan laporan mengenai aktivitas proyek, berikut semua masalah dan kebutuhan yang harus dipenuhi oleh para eksekutif di perusahaan. Mereka memastikan para implementer dan pengambil keputusan terus berjalan dengan konsisten menuju tujuan dan target proyek.
Merancang PMO untuk Efektivitas Maksimal
Bagaimana perusahaan merancang dan membentuk sebuah PMO untuk meraih efektivitas maksimal bergantung kepada faktor organisasional yang bervariasi, seperti obyektif yang ditargetkan, kekuatan tradisional perusahaan dan aturan kultural. Ada tiga model PMO yang paling umum, yaitu:
1. Model Repositori Proyek
Model ini paling sering dimiliki perusahaan yang mendorong kepemilikian proyek yang bisnis-sentris dan terdistribusi, atau perusahaan dengan tata kelola pusat yang lemah. PMO jenis ini berperan sebagai sumber informasi mengenai metodologi dan standar yang dipakai dalam proyek. Para manajer proyek melapor dan didanai oleh pemegang keputusan di area bisnis mereka.
2. Model Project Coach
Model ini mengasumsikan kesediaan untuk berbagi beberapa praktek manajemen proyek antar fungsi-fungsi bisnis dan PMO berperan sebagai koordinator yang memudahkan komunikasi. Best practice didokumentasikan dan disebarluaskan. Kinerja proyek juga secara aktif dipantau. PMO dengan model ini merupakan sebuah struktur permanen dengan staf-staf tetap dan para supervisor yang bertanggung-jawab atas proyek.
3. PMO Enterprise
Model seperti ini mengasumsikan pengelolaan proses yang melibatkan PMO dalam semua proyeknya. PMO terlibat penuh di semua skala proyek, berperan menilai ruang lingkup proyek, mengalokasikan sumber daya, memverifikasi waktu, biaya, resiko dan asumsi dampaknya sebelum proyek dimulai.***RR/RW