Eksistensi PT Hartono Plantation Indonesia (HPI-Agro) milik Grup Djarum kini tidak bisa lagi disepelekan. Perusahaan yang mulanya fokus pada perkebunan kelapa sawit ini kini telah bertransformasi menjadi perusahaan pemimpin agrobisnis dengan diversifikasi produk terbanyak. Bahkan tidak butuh waktu lama, mereka telah berekspansi dengan mendirikan beberapa unit bisnis diantaranya pengolahan rempah-rempah dan essential oil, dan sugar.
Menurut CEO HPI Agro, Robert Halim cepatnya pertumbuhan bisnis di perusahaannya tidak pernah lepas dari komitmen seluruh karyawan untuk terus tumbuh berkesinambungan. Adapun komitmen ini tertuang dalam “BISA”, platform continuous improvement “BISA itu adalah kepanjangan dari Bring, Improvement, Sinergi, & Action. Nama ini membangun semangat positif untuk berubah. Jadi, harus terus melakukan perubahan-perubahan secara sinergis bersama-sama,” ungkap Robert. Lean Six Sigma pun dipilih sebagai metodologi di dalam platform ini.
Program Continuous Improvement di HPI
Langkah awal yang dilakukan HPI dalam menjalankan program continuous improvement adalah membentuk tim. Semua tim kemudian diberikan sosialisasi dan training terkait metodologi Lean Six Sigma. “Pertama kita mesti sosialisasi dulu program ini seperti apa. Karena BISA program ini sebenarnya bertujuan untuk mencari perbaikan. Mencari saving, benefit, menurunkan cost-cost, supaya perusahaan bisa terus maju dan berkembang. Jadi, platform ini bukan hanya one-time, tapi berjalan untuk selanjutnya,” jelas Robert.
Keputusan Robert untuk menginisiasi program continuous improvement ke perusahaan pun bukan tanpa pertimbangan. Robert yang sebelumnya sempat terjun di industri lensa ini sudah lebih dulu mengalami pentingnya continuous improvement di perusahaan. Saat itu perusahaan yang dipimpinnya mengalami tantangan sulit salah satunya kenaikan upah tenaga kerja yang mencapai 62 persen dalam setahun, sehingga mau tidak mau perusahaan harus melakukan restrukturisasi.
“Perusahaan menghadapi tantangan global, hyper competition. Kita harus basicly improve our cost. Karna kita menghadapi kompetisi dimana orang-orang semakin efisien, efektif menemukan harga. Akibatnya kita pun nggak bisa memaksakan dengan harga yang terlalu tinggi. Untuk itu kita mesti melakukan cost improvement,” jelasnya.
Dalam hal improvement ini, Robert menggandeng salah satu perusahaan konsultan operational excellence terbaik di Indonesia – SSCX International, “Jadi, konsepnya kita engage consultant. Seiring perjalanan Robert menyadari bahwa perbaikan tidak bisa sustainable jika tidak ada wadah atau platform khusus. “Jadi pada waktu itu kita harus bikin suatu platform yang bisa berjalan terus. Tujuan saya ingin men-trainingGreen Belt sebanyak-banyaknya, langsung 20 orang. Nah, mereka ini yang akan melakukan improvement dimana-mana, di berbagai lini mulai dari lini produksi, engineering, supply chain, atau bisa di back office” jelasnya.
Seperti kita ketahui bersama Lean Six Sigma selalu bisa kita terapkan di area manapun. Bahkan, terlepas industri apa yang Anda jalankan, keberadaan cacat/defect dalam langkah-langkah proses dan juga peningkatan biaya selalu mengikuti. Di arena inilah Lean Six Sigma dapat menjadi solusi terbaiknya.
“Sebelum di HPI ini, saya lima tahun membangun platform dan itu sudah jalan otomatis. Akibatnya perusahaan terus bisa dapat saving setiap tahun karena selalu ada yang bisa diimprove. Mau meningkatkan yield, produktivitas, improve proses, atau meningkatkan kualitas, metode Lean Six Sigma ini sangat berguna,” terang Robert.
Enam Kunci Sukses Transformasi HPI
Komitmen pemimpin dan komunikasi yang terbuka mendorong terwujudnya continuous improvement di perusahaan. Komitmen tinggi jelas dibutuhkan mengingat improvement bukanlah program one-time artinya keberlangsungan dan keberlanjutan program akan menjadi .
“Yang pertama itu yang pasti mesti ada leadership commitment. Kita mesti committed untuk menjalankan ini,” jelas Robert. Oleh sebab itu, top manajemen selalu menyediakan waktu untuk hadir di setiap kali gate review. “Di Lean Six Sigma ini kita ada gate review. Setiap kali gate review, itu pasti saya hadir. Kita mesti menyediakan waktu untuk itu. Lah, savingnya jutaan dollar loh, masa nggak mau dateng. Dan itu juga encourage buat timnya, karna liat even the Top Guy mau datang dan ikut, itu penting sekali,” tambahnya.
Selanjutnya, menurut Robert yang tidak kalah penting adalah komunikasi. “Jadi kita mesti mengkomunikasikan jelas isu-isunya apa. Ini kenapa kita melakukan ini. Tujuannya apa. Dan semua pihak yang terlibat mesti tahu,”jelasnya. Untuk mempermudah komunikasi maka perusahaan harus memiliki media komunikasi yang jelas dan sistem reporting yang jelas. “Reporting yang jelas. Progressnya harus jelas, ya, dilaporkan setiap minggu.”
Semua tim dan orang-orang yang terlibat juga harus memiliki disiplin terhadap proses. “Jadi harus diikuti, nggak boleh short cut! di Lean Six Sigma ada Define, Measure, Analyze, Improve, Control. Mesti di-define dulu, mesti di-measure. Jadi, bener-bener before-after, analisanya jelas, mesti divalidasi, jangan di-short cut. Dan tugas saya juga menjaga disiplin ini, supaya mereka mengikuti prosesnya. It’s not only the result, it’s about the process too,” jelasnya.
Terus, “yang keempat data-datanya itu mesti benar. Jadi measurement-nya jelas. Kalau nggak ada KPI-nya, percuma, gimana ngukurnya? Kita nggak tahu, how good or how bad,” lanjut Robert.
“Lalu yang kelima adalah skill. Harus ada skill. Jadi kita mesti kasih Problem Solving Skills ke temen-temen ini, kita training-kan tim kita Lean Six Sigma training untuk program Green Belt.” Menurut Robert, sejauh ini karyawan yang ikut dalam program Green Belt juga sangat senang mengingat program ini menjadi self improvement yang menjadikan mereka lebih terbuka.
Kemudian, “Yang terakhir dan menurut saya paling penting adalah urgensi. Bagaimana cari cara terus untuk mencapai target. Rasa urgensi ini bukan panik atau cemas. Tapi lebih ke rasa untuk mau berubah. Untuk mau bertindak untuk berubah. Kadang-kadang banyak dari perusahaan itu mereka punya planning banyak, strategi banyak, tapi nggak bisa dieksekusi . BISA Platform kami tujuannya untuk mengeksekusi, untuk mencapai target-target perusahaan. Dengan metodologi Lean Six Sigma, pencapaiaannya itu akan terukur dan kita nggak bikin sesuatu yang tidak realistis. Karena lebih baik kita improve bertahap, tetapi mencapai tujuan akhir,” pungkas Robert.
***Liputan ini telah ditayangkan di Channel Youtube SHIFT Indonesia. Simak video lengkapnya di https://www.youtube.com/watch?v=VMaXiEl6BxI