Lean di laboratorium akan melibatkan sejumlah komponen untuk diperbaiki, diantaranya tata letak dan perancangan laboratorium, tata penyimpanan sampel dan peralatan, serta aliran kerja. Tujuannya adalah menghilangkan waste dan meningkatkan produktifitas yang mempercepat hasil tes laboratorium. Percepatan ini akan berdampak signifikan bagi usaha perbaikan di industri farmasi dan biomanufaktur lainnya.
Pada 2010 lalu, Novartis Vaccines Division atau NV&D memulai implementasi Lean secara terstruktur di laboratorium kontrol kualitas atau QC-nya. Implementasi yang sarat idealisme ini bertujuan meningkatkan proses kerja internal, komunikasi, antar muka pelanggan dan performa operasional. Kondisi ideal tentu tidak bisa didapat dengan mudah. Pasalnya, lingkungan laboratorium kontrol kualitas farmasi sangat berbeda dengan lingkungan manufaktur.
Bagaimana Laboratorium Mendukung Perbaikan di Manufaktur Farmasi
Implementasi Lean di laboratorium dimulai dengan memberikan pelatihan kepada analis mengenai prinsip-prinsip dasar Lean. Diikuti dengan pelatihan Visual Management untuk melaksanakan tinjauan harian dan mingguan, serta implementasi bertahap tools yang akan meningkatkan efektifitas manajemen kapasitas dan budget process. Visual Management adalah sebuah konsep untuk membuat area kerja lebih teratur dan efektif dengan menempatkan penanda visual seperti papan informasi, label warna, penomoran, dan sebagainya, yang membuat area kerja mampu “merapikan diri-sendiri”, “menjelaskan segalanya sendiri”, “menjalankan regulasi sendiri”, dan “melakukan perbaikan sendiri”. Untuk melengkapinya, pengetahuan mengenai 5S untuk pengelolaan laboratorium juga diberikan.
“Prinsip-prinsip Lean di laboratorium Novartis tersebut diterapkan secara menyeluruh, baik di fasilitas-fasilitas lama yang lebih resmi, hingga fasilitas baru yang modern dan dinamis,” tulis Tanya Scharton-Kersten, Global Head of QC Laboratory Management di Novartis Vaccines and Diagnostics, dalam laporannya. “Melalui program Lean Lab ini, NV&D mengetahui dengan jelas bahwa rancangan dan tata letak laboratorium memiliki pengaruh kuat terhadap proses, perilaku dan komunikasi”.
Beberapa rancangan secara proaktif mendukung praktek-praktek Lean, seperti flow, visual management, standard work dan pengelolaan area kerja. Namun kontrasnya, beberapa rancangan laboratorium lain justru menghambatnya. Rancangan yang menghambat inilah yang menjadi sumber waste, tersendatnya komunikasi, dan ketidak-lancaran aliran kerja.
Pelatihan staf laboratorium mengenai prinsip-prinsip Lean diikuti dengan observasi yang dilakukan oleh manajemen. Berdasarkan observasi tersebut, dengan tujuan meningkatkan kualitas dan fungsi ergonomis rancangan laboratorium, manajemen mengembangkan panduan komprehensif mengenai tata letak laboratorium yang secara aktif mendukung implementasi prinsip Lean dan best practice dalam operasional laboratorium.
Panduan ini telah ditinjau dan diperbaiki dalam workshop selama dua hari mengenai lean laboratory design, yang dihadiri oleh lebih dari selusin representatif dari manajemen Novartis dari beberapa divisi yang berbeda. Selain itu, hadir juga beberapa representatif dari industri. Panduan yang dihasilkan dari workshop ini dapat diaplikasikan di laboratorium, baik dengan layout tradisional atau open-space. Yang menjadi pertimbangan dari perancangan tata letak laboratorium ini adalah kemudahan melakukan komunikasi proaktif, optimasi aliran data dan informasi, dan pengaturan yang mendukung praktek kerja efektif.***RW