Tidak seperti industri lainnya, industri manufaktur bukanlah pemula saat menyangkut manajemen proyek. Lean, Kaizen, Six Sigma dan banyak metode lainnya telah memberikan kontribusi yang sangat besar untuk menghilangkan limbah (waste), merampingkan proses dan mengoptimalkan siklus produksi di bidang manufaktur.
Manajemen proyek dapat memberikan wawasan yang sangat berharga dan membantu mengidentifikasi, idealnya menghilangkan – aktivitas dan isu yang mengganggu dan berdampak pada produksi. Meski demikian, untuk bisa fokus pada cara terbaik melaksanakan taktik manajemen proyek yang seringkali sulit, terutama bila ada tekanan masalah waktu dan / atau biaya. Berikut ini adalah pelajaran penting dalam manajemen proyek yang perlu kita ingat sepanjang karir kita:
Mempertahankan Manajemen Proyek Agar Dinamis Seperti Proses
Manufaktur diarahkan pada efisiensi dalam produksi dan output, menyesuaikan proses dengan permintaan produk, menyesuaikan ketersediaan sumber daya dan inovasi di industri ini. Namun, kegiatan yang tidak memberikan nilai tambah (NVAs) atau proses di luar ranah kerja dapat berdampak negatif terhadap produk/layanan Anda dan berakhir pada ketidakpuasan pelanggan. NVAs sering terjadi di luar perusahaan dan dapat ditangani dengan metode manajemen proyek. Bagaimana ini tercapai? Salah satunya melalui manajemen proyek Lean, yang memungkinkan Anda tetap fleksibel dan dinamis dengan menghilangkan pemborosan untuk memperlancar proses. Pemborosan didefinisikan sebagai Triple M: Muda, Mura dan Muri. Muda, menggambarkan tujuh jenis limbah (7 waste) yaitu tindakan yang tidak menambah nilai apapun untuk diproses, seperti cacat, overproduksi atau pengolahan berlebihan. Mura, yaitu adanya limbah tidak merata, apakah ada hal-hal tidak yang tidak teratur yang menyebabkan inkonsistensi hasil? Keterlambatan adalah salah satu indikasi adanya mura (ketidakteraturan) dalam hal waktu. Muri, adanya beban berlebihan, sebagai contoh, pembagian tugas yang tidak merata antar karyawan akan menciptakan kondisi kerja yang tidak kondusif dan mengurangi produktifitas.
Permintaan pelanggan biasanya berfluktuasi atau tidak merata, sehingga sulit untuk diprediksi. Namun, biasanya akan membentuk suatu pola apabila diperhatikan oleh perusahaan manufaktur, sehingga diketahui penyebab terjadinya kekurangan atau kelebihan pasokan. Sama halnya, pegawai yang terbebani sering menjadi penyebab terjadinya defect (masalah), karena kurangnya pelatihan, kekurangan pekerja terampil yang disebabkan ketidakmampuan mereka memenuhi tuntutan yang diberikan. Manajemen proyek yang ramping (Lean) dapat membantu mencegah adanya pemborosan baik Muda, Mura dan Muri dengan mengidentifikasi dimana proses yang menghasilkan pemborosan paling banyak. Mulailah dengan membuat rincian struktur kerja, struktur yang jelas akan membantu Anda mendistribusikan tanggung jawab kepada tim. Buatlah rencana struktur kerja ini dan pastikan bisa diakses oleh semua orang yang terlibat sehingga mereka tahu apa yang harus mereka kerjakan dan memiliki perspektif yang jelas mengenai tujuannya.
Menjalankan Proyek Sesuai Dengan Rencana
Aspek penting untuk menjaga proyek agar berjalan sesuai dengan rencana adalah mencari tahu dimana kegiatan yang tidak memberikan nilai tambah (NVAs) itu terjadi di sistem dan mendokumentasikan seluruh proses dan aktivitas yang bisa diakses dengan mudah oleh semua anggota tim. Dengan demikian, tim akan memiliki data bernilai yang mereka butuhkan untuk menganalisis kapan waktu, sumber daya atau uang yang terbuang karena tugas yang tidak efisien, tidak efektif atau bahkan tidak perlu.
Dengan demikian, penting bagi manajer proyek untuk mengambil banyak peran. Lalu apa yang dibutuhkan untuk menjalankan satu peran ke peran lainnya? Ya, hard skill dan soft skill. Jika manajer proyek ingin merampingkan proses, mereka perlu berorientasi pada detail tanpa mengabaikan gambaran besarnya. Dalam pemecahan masalah seringkali memerlukan pengarahan baik untuk melakukan perubahan kecil dalam jangka waktu yang lebih lama ataupun pemecahan masalah dengan efek langsung.
Manajer proyek harus berorientasi pada tim dan mampu memberikan motivasi, dan tidak boleh takut untuk menunjukkan kepemimpinan yang kuat dan membuat keputusan yang tidak disukai demi kesuksesan proyek. Jika Anda memiliki orang seperti itu di tim Anda, selamat! Mereka akan dapat mengidentifikasi pemborosan, merampingkan dan menstandarkan proses, dan menciptakan lingkungan kerja di mana setiap orang sangat ingin berkontribusi pada keberhasilan sebuah proyek.
Buat Manajemen Proyek yang Sederhana
Membuat Lean berjalan lancar tanpa adanya pemborosan tidak terjadi dalam semalam. Begitu masalah yang menyebabkan kegiatan tidak memberikan nilai ditemukan, mereka perlu segera diselesaikan, karena hanya saat inilah mereka dapat ditangani. Jadi, bagaimana tepatnya Anda menyederhanakan dan membakukan proses manufaktur? Di sini, metode manajemen proyek klasik seperti pembuatan jadwal proyek, BOSCARD untuk perencanaan dan persetujuan strategis, dan pembuatan struktur kerja menjadi penting.
Mereka menjadi dasar bagi manajer proyek untuk mengidentifikasi ketergantungan, menggabungkan proses dan menstandardisasi prosedur dan mengembangkan inventaris standar yang perlu ada, tidak hanya untuk proyek saat ini tapi juga untuk proyek yang akan datang. Standarisasi ini membuat manajemen proyek berjalan sederhana karena Anda menghasilkan praktik terbaik yang dapat diteruskan oleh karyawan secara berkelanjutan. Untuk menemukan praktik terbaik, komunikasi dalam tim Anda adalah kunci. Informasi yang dipegang masing-masing individu harus tersedia dan bisa diakses oleh semua orang. (baca lebih lanjut di artikel selanjutnya)