Entah mengapa, sebuah pusat kesehatan di Amsterdam yang bernama Pusat Onkologi Gastrointestinal Amsterdam (GIOCA), sering kali gagal mengirimkan laporan medis dengan tepat waktu. Dengan menggunakan inisiatif Lean Six Sigma mereka pun menemukan penyebab sekaligus strategi perubahan yang tepat sasaran.
Dalam industri pelayanan kesehatan, pengiriman cepat catatan medis pasien tentu saja merupakan aspek penting dari sebuah perawatan kesehatan berkualitas. Sementara GIOCA memiliki standar internal yang mencakup pengiriman laporan medis mereka, pertumbuhan pada pasien, menyebabkan proses administratif harus memiliki dan standar yang sesuai agar seluruh pelayanan berjalan dengan maksimal.
Untuk memperbaiki masalah ini, tim dibentuk untuk mempelajari penyebabnya dan menerapkan lima fase Lean Six Sigm – menentukan, mengukur, menganalisis, memperbaiki dan mengendalikan – untuk memandu perubahan yang akan dilakukan dimulai dari aspek logistik pengiriman laporan medis.
Dari sini, ditemukan tiga penyebab utama:
- Kesulitan dalam menentukan tim dokter mana yang terlibat dalam perawatan yang akan menyusun laporan pasien.
- Persyaratan bahwa laporan tinjauan spesialis medis disusun oleh seedokter senior.
- Seorang dokter spesialis diminta menkoordinir pengiriman laporan pasien oleh administrasi pusat.
Dari permasalahan yang ditemukan inilah kemudian dikembangkan sebuah bentuk digital dalam rekam medis elektronik, yang dapat diselesaikan saat pertemuan dengan seluruh tim dokter yang terkait. Dengan memperlancar proses logistik ini, tingkat kecepatan pengiriman laporan medis yang sama antara rumah sakit dan perawatan primer dapat meningkat secara substansial.
Hasilnya? Tak main-main. Jika semula hanya 12,3 % laporan medis saja yang dapat dikirim tepat waktu, kini angka tersebut melompat jauh ke angka ke 90,6%. Dari angka tersebut dapat disimpulkan bahwa setelah menerapkan Lean Six Sigma, hampir seluruh pengiriman laporan medis di GIOCA berhasil dilakukan tepat waktu.
Anda bisa melihat upaya dan hasil penelitian ini secara rinci yang dipublikasikan secara online pada 8 Februari di Journal of Evaluation in Clinical Practice. Studi ini dipimpin oleh Yara L. Basta, M.D., dari Academic Medical Center di Amsterdam, dan rekan-rekannya.