Perencanaan proyek perbaikan proses akan membantu Anda mendapatkan bisnis yang berkualitas dan efisien.
Jika berjalan dengan baik, inisiatif proyek yang berangkat dari hasil evaluasi praktek bisnis Anda ini akan mengerek produktivitas, mendukung cost reduction, dan penggunaan aset menjadi lebih baik. Namun, terkadang manfaat ini tidak bertahan lama. Penyebabnya, adalah tim proyek yang cenderung mengabaikan pentingnya evaluasi proses internal. Artinya, ketika proyek selesai banyak orang gagal mempertahankan hasil yang berkelanjutan karena tidak melakukan step back, atau mengambil langkah mundur dan meninjau proyek kembali. Padahal proyek improvement berkorelasi dengan inisiatif proses kontrol.
Dalam proses kontrol, kita perlu memulai dengan pertanyaan kunci seperti apa goals utama proyek, apa misi proyek,bagaimana proyek bisa sustain ( misal peran people, sistem, atau proses Anda), bagaimana proyek bisa berhasil (misal disiplin manajemen, continuous improvement, membangun ketergantungan, dan praktek bisnis terbaik).
Disini diperlukan akuntabilitas dari semua pihak, dalam inisiatif proyek perbaikan tidak ada yang lebih berisiko daripada tanggung jawab setiap orang dalam tim atas pekerjaan dan tidakan mereka. Dalam proses ini, Anda bisa menggunakan pendekatan disiplin yang linear, atau melalui assesment dan penggunaan dasboard indikator kinerja. Selanjutnya untuk memungkinkan perbaikan proses berkelanjutan, maka kita perlu memastikan bahwa data yang berkualitas terdistribusi dengan baik kepada pihak yang tepat. Pastikan semua orang memiliki kesadaran terhadap inisiatif perbaikan. Seringkali, perusahaan gagal mentransfer informasi dan menindaklanjuti inisiatif perbaikan sehingga upaya perbaikan yang sebelumnya menjadi sia-sia.
Oleh karena itu, untuk membangun kepercayaan dan praktek bisnis yang lebih baik, dokumentasikan alur kerja pada core proses Anda dari waktu ke waktu secara disiplin. Kemudian, nilai risiko yang mungkin muncul dan tentukan kemungkinan perbaikannya. Kuncinya adalah menyelaraskan fungsi pekerjaan dalam proses dengan peran masing-masing, ini untuk mendukung akuntabilitas dan ownership.
Proyek-proyek improvement harus dipimpin oleh individu-individu yang bisa memimpin area dan tetap memegang kendali terhadap penyimpangan dan memiliki kepemilikan proses yang proporsional. Para pemimpin proyek juga perlu berkomitmen untuk mengembangkan protokol yang tepat untuk memberikan pelatihan staf, apapun yang diperlukan tentang perbaikan proses.
Secara keseluruhan, proyek improvement merupakan strategi terbaik untuk mengalahkan para pesaing Anda. Proyek ini akan memberikan keunggulan operasi (operational excellence) dalam bisnis, dan para eksekutif harus membantu mendorong inisiatif proyek ini karena dampaknya akan langsung berpengaruh terhadap kinerja keuangan perusahaan.