Seseorang pernah mengatakan “Jika kita gagal dalam membuat rencana berarti kita merencanakan sebuah kegagalan”. Apabila di organisasi Anda saat ini sedang mempunyai banyak rencana untuk dijalankan, mungkin organisasi harus mempunyai waktu untuk kembali mempelajari rencana tersebut. Karena akan ada banyak hal yang terjadi dalam perencanaan, termasuk kesalahan perencanaan itu sendiri.
Sebagai perusahaan yang menjalankan Lean, maka akan sangat mengejutkan apabila perencanaan hanya menjadi bagian kecil yang dipikirkan oleh manajemen. Karena di dalam Lean, perencanaan merupakan kunci utama yang dapat mempengaruhi lead time, proses performance, biaya dan kualitas, dan menuntut fokus yang menyeluruh.
Di beberapa perusahaan, perencanaan sering didelegasikan kepada bagian tertentu yang diyakini menguasai permasalahan dengan baik, tetapi sebagian besar tidak mampu melihat “big picture” yang menyebabkan terjadinya “silo thinking” dan jelas menjadi kesalahan di awal perencanaan.
Kunci Perencanaan
Untuk menghindari kesalahan tersebut. Kita harus mengetahui kunci keberhasilan dalam perencanaan, yaitu nilai yang dapat ditransformasikan dan pembelajaran. Nilai hanya dapat ditransformasikan ketika perencanaan dilakukan dari perspektif pelanggan serta end-to-end dalam seluruh proses termasuk supply chain. Ini harus menjadi fokus seluruh organisasi, bukan hanya perencanaan per departemen. Sederhananya, perencanaan tidak lebih untuk menebak kejadian di masa depan (beberapa melakukannya lebih baik daripada yang lain) dan itu menjadi alasan yang baik untuk terus mempelajarinya. Inilah yang menjadi kunci siklus PDCA Deming dan Shewhart.
Semua tool dalam perencanaan lean terlihat sangat sederhana dan mudah untuk diimplementasikan, tetapi sebelum menggunakannya, akar dari masalah yang akan dipecahkan harus dipahami. Sebagai contoh, Takt time, beberapa orang salah mengartikannya sebagai cycle time. Takt time mungkin lebih baik dijelaskan sebagai tingkat permintaan pelanggan dan karena permintaan pelanggan bervariasi dari waktu ke waktu takt time juga perlu dihitung pada periode yang sama.
Tujuannya bukanlah untuk membuat cycle time cocok dengan takt time tetapi untuk memastikan bahwa proses berjalan stabil termasuk deteksi adanya pemborosan. Kemudian fokus akan diarahkan ke bagaimana menghilangkan pemborosan tersebut.
SSCX International dapat membantu memahami PDCA dan bagaimana menggunakannya dalam proses perencanaan. SSCX International adalah consulting firm yang berpengalaman menjadi konsultan dan training provider Lean Six Sigma di Asia Pasifik.
Perusahaan yang pernah bekerjasama dengan SSCX International diantaranya Polycore, Bank Mandiri, PT Freeport Indonesia, CIMB Niaga, PT Bukit Asam, Bank Permata, PJB Service, Federal Karyatama, HPI, dan masih banyak lagi. SSCX International membantu memahami akar masalah di perusahaan, mempelajari tools lean dan menggunakannya untuk menyelesaikan masalah.