Oleh Riyantono Anwar, Partner SSCX International
Dalam metodologi Six Sigma, fase Control adalah tahap akhir dari siklus DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) yang bertujuan untuk mempertahankan perbaikan yang telah dilakukan selama tahap Improve dan memastikan bahwa proses tetap berjalan dengan baik.
Salah satu aspek penting dari Tahap Pengendalian ini adalah menyusun Rencana Tanggapan atau dikenal dengan Response Plan, yaitu rencana tindakan yang dirancang untuk mengatasi kemungkinan terjadinya ketidaksesuaian atau masalah yang mungkin muncul setelah perbaikan implementasi dalam tahap Improve. Singkatnya, Response Plan digunakan untuk memastikan bahwa proses terus berjalan dengan efektif dan efisien setelah perbaikan implementasi.
Response Plan harus mencakup langkah-langkah spesifik dan tanggapannya harus secepat mungkin dilakukan untuk meminimalkan dampak negatif pada proses dan produk dan juga daftar tindakan perbaikan untuk mengatasi masalah yang terjadi dan memastikan bahwa masalah tersebut tidak muncul kembali di masa depan. Berisi daftar apa saja yang harus dilakukan oleh operator jika menemukan kondisi penyimpangan hasil pengukuran atau hasil audit.
Ada dua tipe tindakan yang dilakukan yaitu tindakan containment dan tindakan curative. Tindakan containment adalah tindakan yang dilakukan terhadap affected lot produksi yang terjadi setelah ditemukan penyimpangan. Sementara tindakan curative adalah tindakan perbaikan yang dilakukan terhadap proses sehingga hasilnya kembali masuk ke dalam rentang standar yang diijinkan. Disini, operator perlu memahami apa yang harus mereka lakukan dan kepada siapa mereka meminta bantuan.
Gunakan Alat Bantu OCAP
Salah satu alat bantu yang melengkapi process control plan adalah OCAP, Out of Control Action Plan. OCAP menyebutkan dengan jelas apa saja kewenangan dan tanggungjawab dari pihak operator produksi, supervisor, dan juga maintenance. Termasuk apa langkah yang harus mereka lakukan secara autonomous dan mana yang tidak boleh mereka lakukan. OCAP menjelaskan keputusan yang harus dilakukan jika menemukan masalah.
Mekanisme process control plan memungkinkan kita mampu mengendalikan proses dan menjaga agar hasil improvement dapat dipertahankan. Process control plan adalah dokumen hidup yang perlu di-update sesuai perkembangan dan improvement yang dilakukan. Dan untuk memastikan hal ini berjalan, maka harus memiliki owner yang bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas tersebut dan juga harus dibangun sistem audit dengan melibatkan jajaran manajemen sebagai penanggungjawab.
Excellent people, perlu untuk terus diingat bahwa fase Control merupakan fase yang sangat kritikal. Kenapa? karena tanpa adanya sustainability maka inisiatif improvement yang Anda lakukan tidak akan memberikan benefit nyata bagi perusahaan. Terburuknya, Anda akan terjebak untuk masalah yang sama secara berulang. Antisipasi hal ini dengan menyiapkan program Six Sigma yang berkualitas di organisasi Anda bersama SSCX International, dapatkan informasi programnya di www.sscxinternational.com.