Ketika organisasi mempersiapkan sebuah program, mereka harus menanyakan satu hal: “Mengapa kami perlu melakukan ini?” Alasan utamanya selalu soal mengurangi biaya namun, nyatanya penghematan biaya dan peningkatan produktifitas lebih merupakan efek dari berbagai faktor, seperti pemangkasan inventori, ukuran batch yang lebih kecil, peningkatan kapasitas pabrik, respon lebih cepat kepada pelanggan, dan utilisasi karyawan yang lebih baik.
Tujuan dan target dari setiap program harus ditentukan dan diumumkan kepada seluruh sendi perusahaan. Salah satu langkah krusial lainnya adalah, organisasi harus menentukan area proses mana yang akan ‘diserang’ lebih dulu. Penggunaan teknik Value Stream Mapping (VSM) dapat menjadi solusi efektif untuk mengidentifikasi bottleneck dan menentukan prioritas area yang akan diperbaiki.
Langkah selanjutnya adalah membentuk tim yang akan menjalankan program. Komposisi tim sangat penting untuk menentukan kesuksesan program tersebut. Faktor-faktor yang jadi pertimbangan antara lain pengetahuan, ketertarikan, kemampuan untuk bekerja bersama orang lain, dan tentu saja antusiasme.
Tim tersebut akan mengutus beberapa anggota untuk menghadiri pertemuan rutin dan secara langsung terlibat dengan proses changeover dan mereka yang terlibat didalamnya meliputi teknisi setup, mekanik lini produksi, operator, supervisor, serta insinyur manufaktur dan quality. Anggota yang lain akan berperan sebagai representatif dari berbagai departemen di organisasi.
Mereka tidak harus menghadiri setiap pertemuan namun, akan memiliki peran tertentu, khususnya ketika area mereka sedang menjadi sasaran. Contoh komposisi tim representatif misalnya dari bagian keuangan, sumber daya manusia, manufaktur, material, pembelian dan perencanaan. Namun, komposisi ini dapat dimodifikasi sesuai dengan kepentingan organisasi.
Setelah tim terbentuk, setiap anggota harus mengikuti pelatihan SMED/quick changeover, basic problem solving, root cause analysis (RCA) dan prosedur yang tepat untuk mengadakan pertemuan. Program pelatihan yang diatur dengan baik, termasuk didalamnya latihan-latihan yang interaktif, akan menguntungkan tim ketika mereka mulai menjalankan analisa proses changeover secara reguler.
Ketika pertemuan harian dimulai, aturan-aturan dasar harus ditetapkan. Setiap pertemuan akan dipandu oleh satu pemimpin dan memiliki agenda, yaitu tugas-tugas yang harus dikerjakan hari itu dan waktu yang diperlukan. Pertemuan yang terstruktur dan dijalankan dengan baik akan mengurangi waktu implementasi dan meningkatkan partisipasi dan kualitas ide-ide.***