Studi kasus menunjukkan kurangnya kesadaran atau awareness sebagai penyebab utama karyawan menolak perubahan. Sayangnya, banyak organisasi masih mengabaikan pentingnya faktor “kesadaran” ini.

Kesadaran bukanlah persetujuan atau pengetahuan tentang bagaimana untuk melakukan suatu perubahan. Sementara, memilih untuk terlibat dalam perubahan dan belajar bagaimana untuk berubah menjadi tahapan lebih lanjut setelah kesadaran itu sendiri tercapai.

Suatu perubahan akan tercapai setelah karyawan dapat memahami sifat dari perubahan, mengapa itu diperlukan, dan apa risiko jika tidak melakukannya.  

Namun menariknya, hingga saat ini banyak organisasi masih mengikuti manajemen proyek tradisional dengan mengandalkan kegiatan pelatihan pra-implementasi sebagai katalisator perubahan. Padahal, pendekatan ini hanya berhasil untuk mereka yang dapat menerima perubahan, dimana seperti kita tahu kelompok ini masih cukup kecil persentasenya.

YA! Papan pengumuman dan pelatihan tidak akan cukup untuk mengubah karyawan. Dalam konteks pelatihan, karyawan hadir karena mereka merasa diharuskan, akibatnya banyak orang mengabaikan informasi teknis ketika mereka masih sibuk mencerna sifat perubahan dan bagaimana hal itu bisa berdampak pada mereka.

Berikut contoh kasus sederhananya: ketika akan mengimplementasikan proyek, organisasi akan menjalankan pelatihan. Berdasarkan rencana proyek mereka telah melakukan pelatihan sesuai jadwal, tapi seiring waktu perusahaan mendapati proyek tidak on track sehubungan dengan kesiapan karyawan. Karyawan diberitahu bahwa perubahan akan terjadi tetapi mereka kurang memahami mengapa perubahan itu perlu, dari setengah informasi yang mereka dapat mereka mulai berasumsi sendiri tentang apa alasan perubahan dibutuhkan, dan masalahnya sebagian asumsi tersebut negatif.

Dalam kasus di atas, sesi pelatihan tentu bisa menjadi langkah tepat untuk menghentikan gap. Manajemen harus mengatasi masalah, membangun kesadaran baru kemudian mengajarkan karyawan bagaimana untuk berubah. Untuk itu, sponsor proyek, manajer, dan supervisor perlu terlibat langsung untuk menjawab asumsi-asumsi tersebut.

Baca juga  Ragam Manfaat dari OPEXCON Project Competition 2024

Step 1 : Bangun Kesadaran

Karyawan akan gencar mencari informasi ketika perubahan diumumkan. Dalam kondisi ini, organisasi harus segera mengkampanyekan kesadaran atau meningkatkan awareness untuk mengatasi rumor, asumsi, atau pendapat yang negatif.

Kampanye harus dilakukan dengan jelas, singkat, dan kredibel menjawab kebutuhan karyawan akan informasi tentang perubahan tersebut.

Berikut ini adalah daftar rekomendasi yang bisa membantu Anda menciptakan kesadaran:

1. Menyelaraskan komunikasi, Anda bisa melibatkan sponsor untuk mengomunikasikan aspek bisnis perubahan dan melibatkan manajer dan supervisor untuk mengomunikasikan aspek perubahan pribadi dan departemen.

2. Berkomunikasi lebih intens, minimkan rumor dan informasi yang salah. Sertakan data, fakta, dan contoh agar informasi bersifat objektif. Anda bisa memberikan informasi dengan menggunakan aturan 3x6x (informasi dari tiga sumber terpercaya, mengkomunikasikan pesan serupa enam kali). Untuk lebih diterima, berbicaralah sesuai bahasa audiens Anda. Anda juga harus meluangkan waktu untuk menginternalisasi informasi.      

Kampanye kesadaran yang efektif membutuhkan komunikasi proaktif dan terencana. Tentu membutuhkan waktu dan usaha yang tidak sedikit. Ketika ditangani secara efektif, penerimaan karyawan meningkat dan kegagalan bisa dihentikan.

Meningkatkan Peluang Keberhasilan

Jika Anda sedang menginisiasi perubahan, pastikan rencana Anda sudah memiliki program awareness sejak awal dan di sepanjang siklus proyek. Dengan demikian, perubahan akan berjalan sesuai jadwal dan sesuai anggaran sehingga bisa mencapai pengembalian investasi penuh.

Ketika di tengah jalan proyek Anda mendapat resistensi dari karyawan, periksa kembali apakah perlawanan ini muncul karena kurangnya kesadaran atau faktor lain. Segera lakukan tindakan yang perlu untuk meminimalkan jumlah kerugian.

Ingat, hambatan dan tantangan selalu muncul di setiap inisiatif perubahan. Membangun kesadaran terhadap pentingnya perubahan menjadi salah satu langkah tepat untuk mengantisipasinya.

Sumber : Industryweek