Untuk mempertahankan pencapaian kinerja dan meningkatkan aktivitas perbaikan yang lebih lanjut, Anda membutuhkan “process control plan” sebagai tool.
Process control plan merupakan sebuah tool dalam six sigma yang dapat kita gunakan untuk memastikan implementasi berjalan dengan baik secara menyeluruh, bahwa semua proses yang sudah di improve tidak kembali lagi ke proses yang lama, sehingga pencapaian project pun menjadi berkesinambungan. Tool ini juga berperan untuk meminimalkan variasi di dalam proses.
Menilik sejarah, process control plan berasal dari Management Quality System QS9000 yang digunakan oleh big three automotive (Big 3) pada zamannya, dan kemudian diberlakukan untuk para supplier mereka, mulai dari tier 1 hingga tier 3. Dalam perjalanannya, standard ini banyak diadopsi oleh industri manufaktur di luar supplier Big 3 karena mereka meyakini tool ini sebagai standard efektif untuk mengendalikan proses dan kualitas. QS9000 yang kemudian bertransformasi menjadi ISOTS16949, kini menjadi standard wajib bagi seluruh perusahaan manufaktur komponen otomotif. Dalam standard versi terbaru inipun process control plan masih dijadikan sebagai pedoman.
Kemudian prakteknya, process control plan digunakan oleh supplier untuk menjaga kestabilan proses dan kualitas produk yang dihasilkan. Sementara para customer menggunakan proses control sebagai acuan untuk melakukan audit proses ke supplier secara berkala. Pihak customer quality income yang akan bertanggungjawab terhadap proses audit ini, yang dalam menjalankan tugasnya akan dibantu oleh process engineer. Jika terjadi finding atas process control plan, maka supplier akan melakukan resolusi terhadap CAPA, yaitu corrective action dan preventive action. Dokumen ini akan disubmit ke customer sebagai tindakan koreksi.
Ketika berada dalam fase control, kita sudah menemukan variable X yang paling kritikal dan memiliki pengaruh akan variable Y. Variable input ini harus benar-benar kita jaga dan mampu kita kendalikan karena seiring berjalannya proses akan muncul risiko penurunan dan hasil improvement tidak dapat dipertahankan lagi. Tetapi dengan adanya process control plan, variable X yang kritikal akan didokumentasikan dengan jelas: apa alat yang digunakan untuk mengukur, siapa yang harus melakukan pengukuran, dan apa tindakan yang harus dilakukan jika keadaan menjadi out of control. Mekanisme seperti inilah yang memungkinkan kita akan mampu menjaga kestabilan proses dan kinerja dari variable Y.
Ada beberapa langkah yang harus dilakukan dalam membuat process control plan, yaitu: menentukan proses apa saja yang kritikal yang harus dikendalikan termasuk apa batasannya, mengidentifikasi output atau variable Y yang akan dimonitor, dan kemudian menentukan variable X yang kritikal, yang harus dikendalikan.
Tugas Dalam Fase Control
Hal pertama yang harus dilakukan dalam fase control adalah memvalidasi sistem pengukuran untuk Key Process Output Variable (KPOV) dan Key Process Input Variable (KPIV) yang kritis. Dalam menentukan KPOV dan KPIV yang akan dikendalikan, kita dituntut untuk bijaksana. Kesalahan yang sering terjadi adalah menempatkan terlalu banyak KPOV dan KPIV ke dalam Process Control Plan, sehingga pada pelaksanaannya akan sangat membebani pekerjaan produksi di lapangan. Pada akhirnya, waktu yang dibutuhkan untuk menjalankannya pun menjadi tidak masuk akal. Oleh karena itu kita harus benar-benar selektif dalam menentukan KPOV dan KPIV ini. Penting untuk memprioritaskan mana KPOV dan KPIV yang paling kritikal pengaruhnya. Untuk hal ini, tentu kita perlu merujuk pada Fase Analisa sebelumnya.
Tahapan selanjutnya adalah menentukan proses capability yang baru, termasuk apa alat pengukuran yang akan digunakan, berapa jumlah sample yang akan diukur, berapa sering pengukuran dilakukan, dimana hasil pengukuran akan dicatat, dan apa yang akan dilakukan jika terjadi kondisi penyimpangan.
Alat pengukuran yang akan digunakan harus tersedia dan capable untuk melakukan pekerjaan ini. Jumlah sample yang dipantau juga harus mencukupi. Frekuensi ditetapkan berdasarkan probabilitas terjadinya penyimpangan. Frekuensi juga perlu ditinjau ulang secara berkala. Jika sudah stabil boleh dikurangi, jika masih belum stabil maka perlu ditambah. Record pencatatan adalah proof of evidence yang nantinya dapat diaudit oleh owner dan manajemen Process Control Plan.
Proses-proses produksi mempunyai kecenderungan mengalami penurunan di sepanjang waktu, oleh karena itu perlu adanya response plan yang berisi rencana tindakan yang akan dilakukan oleh operator jika menemukan kondisi penyimpangan hasil pengukuran atau hasil audit. Terdapat dua tindakan yang harus dilakukan, yaitu tindakan containment dan tindakan curative. Tindakan containment adalah tindakan yang dilakukan terhadap lot produksi yang terpengaruh setelah ditemukannya penyimpangan. Sedangkan tindakan curative adalah tindakan perbaikan yang dilakukan terhadap proses sehingga output-nya bisa masuk kembali ke dalam rentang standard yang diijinkan. Operator perlu memahami apa yang harus mereka lakukan dan kepada siapa mereka meminta bantuan.
Salah satu alat bantu yang melengkapi process control plan adalah OCAP (out of control action plan). Di dalam OCAP disebutkan dengan jelas apa yang menjadi kewenangan dan tanggungjawab pihak operator produksi, supervisor, dan juga maintenance. Termasuk apa langkah yang harus mereka lakukan secara autonomous dan mana yang tidak boleh mereka lakukan. OCAP disini lebih pada menjelaskan keputusan apa yang harus dilakukan jika menemukan masalah.*