transformasi lean failed

Tidak ada alasan untuk menolak fakta bahwa jika kita berhasil memahami dan mengaplikasikan prinsip-prinsip Lean dengan benar, peningkatan produktifitas dan efisiensi akan didapat. Keuntungan tersebut  bahkan bisa kita dapat sebesar-besarnya; tergantung sejauh mana kita ingin mendapatkan, dan seberapa bagus strategi yang kita susun untuk mendapatkannya.

Pernyataan di atas bukannya tanpa landasan. Telah banyak perusahaan yang mampu meningkatkan produktifitasnya secara signifikan, 40 hingga 60 persen, dengan Lean. Hebatnya, pencapaian tersebut didapat dalam periode waktu yang relatif singkat dan invenstasi minimum. Track record keberhasilan inisiatif Lean bisa anda baca dalam buku-buku dari penulis yang cukup dikenal di dunia industri.

Walaupun pada dasawarsa ini konsep Lean telah bertambah populer, namun keberhasilan implementasi Lean masih bersifat sporadis alias belum merata. Beberapa studi belakangan ini menunjukkan kegagalan program Lean di berbagai negara di dunia berada di angka 50 hingga 95 persen. Alasan utama untuk kegagalan tersebut adalah ketidak-mampuan mengatasi berbagai kendala terkait budaya perusahaan.

Mengenai hal ini, seorang pakar Lean Tim McMahon berbagi pengalaman. Menurut pengamatannya, ada sepuluh alasan utama penyebab kegagalan program Lean di perusahaan:

1) Implementasi Tanpa Strategi

Sejak tahap paling awal, perusahaan harus memiliki gambaran pasti mengenai visi dan arah pergerakan untuk mencapainya. Strategi yang baik harus memberikan kejelasan mengenai tanggung jawab dan pihak-pihak internal yang harus memberikan komitmennya. Matriks dan timeline juga harus dipersiapkan dan dikukuhkan.

Manajemen harus memutuskan elemen dasar yang akan ditanamkan dan bagaimana caranya. Mereka juga harus menentukan satu titik yang menjadi langkah awal, dan ke arah mana pergerakan program Lean setelah meninggalkan titik tersebut.Strategi tersebut juga harus sudah memikirkan skenario antisipasi masalah dan pemulihan jika terjadi gangguan yang signifikan. Hal ini sangat penting. Kegagalan sangat mungkin terjadi pada usaha coba-coba yang terus-menerus dilakukan. Kegagalan juga bisa terjadi jika anda terlalu sedikit mencoba.

Baca juga  Mengenal 5 Right Approach, Pendekatan untuk Memilih Project secara Efektif

2) Tidak ada Keterlibatan Pimpinan

Lean membutuhkan kepemimpinan mulai dari yang teratas, hingga yang terbawah. Pemimpin yang berlaku sebagai nakhoda kapal Lean haruslah seorang yang tegas dan inspiratif. Ia juga harus berkepribadian kuat, tidak kenal lelah, tangguh, penuntut namun pemaaf, fokus dan fleksibel. Lebih dari itu, ia juga harus memiliki kekuasaan, pintar dan sangat berpengaruh dalam organisasi. Setiap perusahaan yang sukses menjalankan Lean setidaknya memiliki satu sosok yang demikian. Para pemimpin ini harus menjadi orang-orang yang paling bersemangat menjalankan program Lean.

3) Terlalu Mengandalkan Pakar Lean atau Champion

Keterlibatan seorang pakar dalam implementasi Lean memang sangat penting. Namun keterlibatan massa juga tidak kalah pentingnya. Baik tim ataupun karyawan yang terlibat di perusahaan harus memiliki pengetahuan yang cukup agar Lean bisa terimplementasi dengan merata dan efektif. Setidaknya perusahaan harus memiliki sejumlah orang yang benar-benar memahami program.

Manajer–pun harus memberikan dukungan setiap harinya agar program Lean berjalan sesuai rencana. Merekalah yang memiliki otoritas untuk membuat segalanya terjadi. Ketergantungan kepada segelintir pakar yang tidak memiliki otoritas adalah salah satu penyebab melempemnya program Lean. Keberhasilan Lean akan bergantung kepada tim implementer yang berkedudukan kuat di organisasi.

4) Menjiplak Perusahaan Lain

Beberapa perusahaan berpikir dengan menjiplak implementasi yang dilakukan perusahaan lain, mereka bisa menikmati manfaat yang sama. Padahal kesuksesan implementasi Lean harus sangat berkaitan dengan fiosofi manajemen. Kita tidak bisa sukses dengan meniru dan mengimitasi praktek yang dilakukan perusahaan lain. Program Lean harus dikombinasikan dan disesuaikan dengan budaya lokal.

5) Berpikir Lean hanya Sebagai Perkakas

Implementasi Lean tidak bisa hanya sebatas proyek. Lean bukanlah proyek. Konsepnya adalah perubahan fundamental pada sistem pengadaan dan transfer nilai atau value kepada pelanggan dan stakeholder. Manajemen atas harus memimpin di garis depan.

Baca juga  Inspirasi dari Lapangan: Pelajaran Operational Excellence dari Permainan Basket

6) Tidak Fokus Kepada Pelanggan

Banyak perusahaan terjebak dalam implementasi internal karena alasan-alasan penghematan. Padahal tujuan utama Lean seharusnya lebih fokus kepada pelanggan.Fokus Lean adalah memberikan nilai atau value yang lebih kepada pelanggan. Tanpa adanya fokus kepada pihak terpenting bagi perusahaan, yaitu pelanggan, program Lean akan sulit memberikan manfaat terbesarnya.

7) Tidak Melibatkan Karyawan

Keterlibatan karyawan dalam proses pengambilan keputusan adalah kunci untuk menghasilkan inovasi, produktifitas dan kepuasan kerja. Karyawan umumnya memiliki pengetahuan yang lebih lengkap mengenai pekerjaan mereka sendiri dibandingkan manajemen. Keuntungan dari keterlibatan karyawan dalam pengambilan keputusan adalah hasil keputusan yang lebih tepat karena informasi yang tersedia akan lebih lengkap.

8) Tidak Mengedukasi Karyawan

Mengedukasi karyawan mengenai konsep Lean jelas menjadi hal yang amat penting. Hanya saja, isi, level, dan kedalaman pengetahuan yang diajarkan akan berbeda untuk masing-masing perusahaan, divisi dan fungsi. Lihat proses bisnis anda agar bisa menentukan pelatihan seperti apa yang perlu diberikan kepada karyawan.

9) Keterbatasan Pemahaman

Di banyak perusahaan, manajemen atas memiliki pengetahuan yang terbatas mengenai Lean. Ketika kita tidak memahami sesuatu, maka mustahil bagi kita untuk mendukung dan memastikan hal tersebut bisa berjalan dengan baik. Inilah yang seringkali menjadi sumber kegagalan program Lean.

10) Matriks yang Bertentangan

Lean membutuhkan matriks yang fokus kepada proses penciptaan value dan biaya-biaya yang berkaitan dengan proses tersebut. Teknik-teknik akuntasi biaya tradisional seperti penyerapan, mesin tunggal dan kinerja karyawan bisa memicu perilaku non-Lean dimana-mana. Akuntansi Lean sangat terikat kepada pengukuran finansial namun fokus kepada kinerja sistem pencetak value secara keseluruhan.

McMahon mengakui, implementasi Lean memang tidak mudah. Namun jika dilaksanakan sesuai dengan aturan dan filosofinya, Lean akan mampu mewujudkan janji-janjinya dan bahkan memberikan lebih. Lean harus dijalankan dengan elemen-elemen kerja yang benar. Kabar baiknya, semua failure modes yang dipaparkan diatas sangat mungkin dihindari atau diatasi.

Baca juga  The Power of Daily Improvement

Jika anda menginginkan kesuksesan program Lean, saran McMahon, manajemen harus menjadi pembelajar Lean yang tekun agar bisa menjadi sponsor yang sukses. Dengan kata lain, perusahaan harus bisa mengaplikasikan Lean di benak manajemen sebelum bisa mengaplikasikannya di tempat-tempat lain.***