Salah satu faktor yang dapat membantu optimasi inventori dan meningkatkan efektifitas proses di industri manufaktur adalah business assessment. Assessment ini harus menjadi bagian dari perencanaan inventori dan kontrol proses.

Untuk melakukan business assessment, lakukan estimasi atas fungsi-fungsi bisnis dan proses yang ada saat ini. Mulailah dengan memahami proses order-to-delivery (OTD) yang tengah berlangsung. Membentuk future state (target yang akan dicapai) sambil mengidentifikasi gap dan kesempatan improvement akan membuat tim cross-functional yang terlibat lebih mudah untuk menerima perubahan yang diterapkan. Perubahan tersebut akan terjadi dalam sourcing, perencanaan, operasi komersil, ruang stok dan proses manufaktur. Aktifitas kunci yang dilakukan selama business assessment berlangsung meliputi:

1.  Melakukan studi “As-Is” dalam perencanaan dan eksekusi proses dalam proses OTD

Aktifitas ini bertujuan untuk mendapatkan estimasi yang akurat mengenai proses dan praktek yang berjalan pada saat ini. Dimulai dengan melakukan wawancara dengan beberapa perwakilan dari stakeholder dari departemen yang memiliki fungsi-fungsi yang sama dengan yang ada pada proses OTD.

Lakukan follow-up dengan mengadakan sesi brainstorming yang melibatkan key stakeholders dari setiap departemen. Sesi ini akan membantu mereka memahami upstream dan downstream dari proses mereka, juga memahami isu-isu yang disebabkan oleh ketidak-jelasan peran dan tanggung jawab. Para stakeholder juga harus mengemukakan pernyataan “As-Is” yang mereka inginkan untuk membangun dasar-dasar improvement yang dapat diukur. Hal ini juga akan secara efektif mengelola perubahan yang menjadi tanggung jawab mereka dan tim.

Organisasi juga harus mempertimbangkan untuk mengadakan workshop dan pelatihan Lean yang diikuti oleh tim-tim cross-functional, dengan subyek utama mengenai proses yang akan diperbaiki dan metode Lean Six Sigma. Hal ini bertujuan untuk memberikan pemahaman kepada tim akan langkah-langkah non-value added dalam proses.

Baca juga  Pengalaman Berharga Mengikuti OPEXCON Project Competition

2.  Buat ringkasan mengenai penemuan dan gap yang terjadi dalam data, proses, dan praktek

Penggunaan score sheet adalah cara terbaik untuk secara efektif mengetahui gap-gap dalam perencanaan material dan eksekusi pekerjaan. Sebuah score sheet biasanya berisikan berbagai kategori dari perencanaan dan eksekusi pekerjaan. Project owner akan mengisi skor untuk kategori-kategori tersebut berdasarkan tingkat kepentingan dan efektifitas dalam setiap pekerjaan.

Pemberian skor menggunakan metode angka 1 (rendah), 5 (rata-rata), dan 9 (tinggi) untuk menggambarkan gap antara impact yang signifikan dengan hasil yang tidak signifikan. Agar penilaian yang dilakukan lebih jelas dan objektif, organisasi dapat menggunakan jasa pihak ketiga yang juga akan menyediakan perbandingan proses yang berjalan dalam organisasi tersebut dengan proses dalam organisasi lain dalam industri yang sama.

3.  Buat “To-Be” dalam proses perencanaan dan eksekusi OTD

Keterbatasan sumber daya dan sistem mungkin akan menyebabkan terjadinya keadaan “To-Be Intermediate” sebelum proses bergerak menuju keadaan ideal. Tujuannya adalah untuk memaparkan keadaan proses yang efisien, kokoh, dan berkelanjutan yang sejalan dengan tujuan besar. Tujuan besarnya, seperti kita ketahui, berupa optimasi inventori, kualitas customer service yang tinggi, dan efisiensi biaya. Organisasi dapat mulai bermigrasi menuju keadaan ideal ketika masalah keterbatasan sistem dan sumber daya telah teratasi.

4.  Komunikasikan kesempatan improvement dan target yang telah berhasil diidentifikasi kepada seluruh tim

Salah satu tantangan terbesar dalam business assessment adalah penolakan terhadap perubahan.

Kesimpulan yang berbasis kepada data dan identifikasi atas perubahan yang akan dilakukan adalah kunci untuk mendapatkan penerimaan dan mempercepat adopsi konsep-konsep baru. Hal ini akan membuat improvement lebih cepat dan lebih mudah diterapkan. Jika melihat hasil yang cepat, stakeholder akan lebih terlibat untuk mendukung perubahan-perubahan dalam proses.

Baca juga  Mengantisipasi resistensi dalam proses transformasi

Artikel ini adalah bagian dari Seri Optimasi Inventori

Sumber: IndustryWeek, Mani Iyer.