Aspek penting untuk menjaga proyek agar berjalan sesuai dengan rencana adalah mencari tahu dimana kegiatan yang tidak memberikan nilai tambah (nonvalue added) itu terjadi dan mendokumentasikan seluruh proses dan aktivitas yang bisa diakses dengan mudah oleh semua anggota tim.

Kedua hal ini akan sangat membantu tim dalam melakukan pekerjaannya. Tim akan memiliki data yang bernilai yang mereka butuhkan untuk menganalisis terjadinya pemborosan di areanya,  baik itu waktu, sumber daya atau uang yang terbuang karena tugas yang tidak efisien, tidak efektif atau bahkan tidak perlu.

Aktivitas nonvalue added

Aktivitas tanpa nilai tambah atau dapat juga disebut waste merupakan aktivitas yang tidak diperlukan dan tidak memberikan keuntungan yang terjadi pada proses, baik proses produksi, proses pelayanan, dan proses lainnya. Ketika perusahaan tidak mampu mengidentifikasi proses dengan benar, maka setiap keputusan yang diambil kemungkinan akan mengarah kepada titik yang salah, obyek yang diukur bisa jadi salah, atau mengarahkan fokus kepada hal-hal yang tidak memberikan hasil ROI yang sepadan.

Menemukan cara untuk mengidentifikasi proses juga menjadi tantangan bahkan hambatan bagi beberapa perusahaan dalam melakukan inisiatif perbaikan proses. Nah, untuk menjawab tantangan ini yang harus dilakukan adalah fokus mengenali proses yang memang benar-benar memberikan value terbesar kepada perusahaan dan pelanggan. Setelahnya, baru kita mengukur proses dan segala hal yang berkaitan dengannya, dan mendokumentasikannya dalam “bahasa umum” yang mudah dipahami oleh semua orang di perusahaan.

Dokumentasi Proses

Dalam inisiatif proyek perbaikan tidak ada yang lebih berisiko daripada tanggung jawab setiap orang dalam tim atas pekerjaan dan tindakan mereka. Dalam proses ini, Anda bisa menggunakan pendekatan disiplin yang linear, atau melalui assesment dan penggunaan dashboard indikator kinerja.

Baca juga  10 Skill Paling Dibutuhkan di Dunia Kerja Tahun 2025, Kamu sudah Punya Belum?

Selanjutnya untuk memungkinkan perbaikan proses berkelanjutan, maka kita perlu memastikan bahwa data yang berkualitas terdistribusi dengan baik kepada pihak yang tepat. Pastikan semua orang memiliki kesadaran terhadap inisiatif perbaikan. Seringkali, perusahaan gagal mentransfer informasi dan menindaklanjuti inisiatif perbaikan sehingga upaya perbaikan yang sebelumnya menjadi sia-sia.

Oleh karena itu, untuk membangun kepercayaan dan praktek bisnis yang lebih baik, dokumentasikan alur kerja pada core proses Anda dari waktu ke waktu secara disiplin. Kemudian, nilai risiko yang mungkin muncul dan tentukan kemungkinan perbaikannya. Kuncinya adalah menyelaraskan fungsi pekerjaan dalam proses dengan peran masing-masing, ini untuk mendukung akuntabilitas dan ownership.